Es ist Freitag morgen. Das Telefon klingelt. Ich bin noch etwas müde, als ich den Hörer abnehme.
"Hallo Jörg, Andreas hier - Du machst doch auch Finanzpläne. Kannst Du mir einen Finanzplan erstellen? Ich habe nächste Woche einen Termin bei meiner Bank und die wollen so ein Teil haben."
Ich erkenne die Stimme sofort. Es ist ein alter Bekannter aus der Schule, den ich kürzlich in der Stadt wiedergetroffen habe.
Natürlich freue ich mich, dass er sich an mich erinnert.
Ich bin jetzt hellwach. "Wie meinst Du das und wie stellst Du Dir das denn konkret vor?", frage ich neugierig zurück.
"Ich schicke Dir die Zahlen rüber, die ich habe und Du erstellst mir daraus so einen Finanzplan. Das muss nichts Großes sein. Der Ist eh nur für die Bank."
Bekanntschaft hin oder her. So was mache ich nicht! Das ist nicht mein Anspruch. Und genau das erkläre ich Andreas auch. Selbstverständlich unterstütze ich ihn gerne, aber keinesfalls erstelle ich einen Finanzplan für ihn allein. Schon gar nicht mit dem Wissen, das der erstellte Finanzplan sowieso wieder in der Schublade verschwindet.
In den folgenden Minuten erläutere ich ihm, warum ein Finanzplan niemals nur für die Bank sein sollte. Wir verabreden uns schlussendlich zu einem persönlichen Treffen, um den Finanzplan gemeinsam zu erstellen. Andreas hätte die Zeit zwar gerne für andere wichtige Dinge genutzt, aber auch ihm wurde durch unser Gespräch schnell klar, dass es eine gute Idee ist, wenn er sich persönlich einbringt.
Ok, Du hast mich erwischt. Die Geschichte ist frei erfunden, aber so ähnliche Telefonate führe ich mit potenziellen Kunden häufiger. Und wenn sich die Gesprächspartner auf meinen Ansatz einlassen, erläutere ich ihnen sehr gerne, welche Reihenfolge sich in den letzten 20 Jahren bewährt hat, wenn es darum geht, einen vollständigen und professionellen Finanzplan zu erstellen.
Genau das möchte ich Dir in den folgenden Zeilen auch mitgeben. Solltest Du Deinen eigenen Finanzplan erstellen wollen, erhältst Du hier den Rahmen und die von mir empfohlene Reihenfolge.
Bist Du bereit? Ok, dann legen wir los.
Finanzplan erstellen mit Excel oder einer Spezial-Software?
Excel oder Spezial-Software? Das ist die erste Frage, mit der Du Dich beschäftigen möchtest. Und meine Antwort darauf ist ganz simpel: Es ist egal. 🙂
Wähle das Programm, mit dem Du am liebsten arbeiten möchtest. Denke aber unbedingt daran, dass die Erstellung eines Finanzplans keinesfalls eine einmalige Übung sein sollte. Denn wenn Du es richtig machst, erstellst Du den Finanzplan vor allem für Dich - und die Kapitalgeber (wie Banken oder Investoren) dürfen von diesen zusätzlich profitieren.
Daher mein ernst gemeinter Rat: Wenn Dir schon beim Gedanken an Excel Pickel ins Gesicht schießen, dann wähle Dir eine Spezial-Software, mit der Du gerne arbeitest. Ganz besonders kann ich Dir in diesem Fall dafür die Software CANEI.digital empfehlen (die ganz nebenbei auch die BWA Deines Steuerberaters in ein aussagekräftiges Dashboard verwandelt - nur so als Zusatznutzen zu einer tollen Planungsmöglichkeit).
Weil Excel so schön flexibel und in den meisten Unternehmen ohnehin schon auf den Computern installiert ist, rate ich meinen Kunden in der Regel damit zu starten. Wenn Du Deinen Finanzplan ein paar mal aktualisiert und für Dich erkannt hast, welche Vorteile Dir und Deinem Unternehmen ein Finanzplan bietet, dann kannst Du Dich immer noch für eine Spezial-Software entscheiden (und spätestens dann schau Dir unbedingt CANEI-digital an).
Im folgenden Text gehen wir also mal davon aus, Du möchtest Deinen Finanzplan mit Microsoft Excel (oder auch Google Sheets, Apple Numbers, whatever...) erstellen. Ich bin bzgl. des Office-Pakets langjähriger Microsoft-Fan und entsprechend fokussiere ich mich auf Excel.
Die richtige Struktur hilft Dir, einen wasserdichten Finanzplan zu erstellen
Nutze bitte in Excel die Möglichkeit, für jedes Thema ein eigenes Arbeitsblatt zu verwenden. Mach nicht den Fehler, möglichst alles auf einer Seite (bzw. in einem Arbeitsblatt) abbilden zu wollen. Viele, häufig eher ungeübte Anwender meinen, es sich dadurch einfacher zu machen. In Wirklichkeit wird der Finanzplan dadurch unübersichtlich und auch fehleranfällig.
Eine wirklich clevere Idee ist es hingegen, Deinen Finanzplan in Excel so aufzubauen, wie auch Dein Arbeitsablauf bei der Erstellung ist. Zielführend ist es also, wenn Dich Dein Finanzplan von Deiner Ausgangssituation bis zum Ergebnis, quasi Schritt für Schritt (also Arbeitsblatt zu Arbeitsblatt), führt.
Eine bewährte und von mir wärmstens empfohlene Struktur für einen Finanzplan sieht wie folgt aus:
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Dabei hat es sich besonders bewährt Eingabeblätter und Ergebnisblätter konsequent zu trennen. Zumindest so halb konsequent - aber dazu komme ich gleich. In den sog. Eingabeblättern werden die Finanzdaten für den Planungszeitraum ermittelt. Und die Ergebnisblätter zeigen Dir als Unternehmer was unter Strich dabei rauskommt (also an Gewinn und auf Deinem Konto).
Diese Grundstruktur wird Dir helfen, einen fehlerfreien Finanzplan zu erstellen, mit dem nicht nur Du, sondern auch potenzielle Kapitalgeber gerne arbeiten.
Schritt für Schritt zum professionellen Finanzplan - so geht‘s
Schritt 1: Umsatz- & Rohertragsplanung: Wieviel kannst und möchtest Du zukünftig verkaufen? Und was überhaupt?
Die Planung Deiner Verkäufe ist absolut essenziell für Deinen Finanzplan. Berücksichtige dabei auf jeden Fall Deine Saisonkurve und belasse es nicht bei einer Umsatzzahl je Monat. Auch hier darf das Motto gelten „So viele Details wie möglich, aber nicht mehr als nötig“. Verliere Dich nicht im Detail, sondern fokussiere Dich auf Deine wichtigsten Produkte und nutze für den alle anderen das Sammelbecken „sonstiges“.
Wenn Du auch reine Produktkosten hast (z. B. weil Du physische Produkte verkaufst), dann berücksichtige bei dieser Teilplanung auf jeden Fall den sog. Wareneinsatz, also Deine Kosten, die durch die Anschaffung und/oder Herstellung Deiner Produkte anfallen.
Die Differenz aus Umsatz - Wareneinsatz = Dein Rohertrag.
Schritt 2: Personalplanung – mit welchen Mitarbeitern kannst Du in Zukunft rechnen und wieviel Neue benötigt Dein Team, ab wann?
Deine Mitarbeiter stehen schlußendlich für die Substanz in Deinem Unternehmen. Diese darf mit steigenden Umsätzen natürlich mitwachsen. Zudem sind die Personalkosten oft der größte Kostenblock eines Unternehmens. Daher gilt es mit wachem Auge in die Zukunft zu schauen und geeignete Maßnahmen frühzeitig einzuleiten. Es wäre doch schade, wenn Du in Zukunft lukrative Aufträge ablehnen musst, weil Du keine Kapazität für die Abarbeitung hast, oder?
Schritt 3: allgemeine Kostenplanung – berücksichtige alle Kosten und baue Dir einen Puffer ein, diesen kannst Du ruhig als solchen bezeichnen
Dieser Block / Schritt ist eine kleine Ausnahme. Denn rein logisch ist dies der nächste Schritt. Daher sollte dies auch das nächste Arbeitsblatt in Deiner Excel-Datei sein. Ich mache das aber in der Regel nicht, sondern nutze für die Planung der allgemeinen Kosten das Arbeitsblatt „Ergebnisplanung“.
Dieses ist analog zu Deiner BWA aufgebaut und eignet sich somit ideal um diese Kosten zu planen. Das gilt besonders, weil die allgemeinen Kosten ganz wesentlich von der Umsatz-& Rohertrags- bzw. der Personalplanung abhängen. Und die Ergebnisse sammeln sich in der Ergebnisplanung.
Stelle Dir dabei also gerne z. B. folgende Fragen:
Außerdem möchte ich Dir für die „unauffälligen“ Kosten zumindest eine Anpassung in Höhe der Inflationsrate ans Herz legen. (aus Erfahrung reichen hier 2-3 % pauschal).
Schritt 4: Investitionsplanung – Maschinen, Autos & Computer halten schließlich nicht ewig
...und dürfen bei einem wachsenden Team oft auch „mitwachsen“. Stell Dir nun die Frage, ob Du in den nächsten 1–3 Jahren Neu- oder Ersatzinvestitionen tätigen darfst. Plane den Kaufpreis und die entsprechend gesetzlich vorgeschriebene Nutzungsdauer, sodass Du auf diese Weise auch den Abschreibungsbetrag pro Jahr/Monat ermitteln kannst.
ACHTUNG: Bitte beachte auch die unterschiedlichen Auswirkungen auf Ergebnis (laut BWA) und Liquidität. Abschreibungen mindern zwar Deinen Gewinn, aber Geld fließt für Abschreibungen keines. Dafür fließt bei der Rechnungsbezahlung des Investitionsobjektes ein deutlich größerer Betrag von Deinem Konto ab, als Dein Gewinn gemindert wird.
Schritt 5: Finanzierungsplanung - wenn die Rücklagen nicht ausreichen, darf ein Kredit aushelfen
Und natürlich sollte diese auch geplant werden. Zinsen belasten Deinen Gewinn und die Rückzahlung des Kreditbetrags Deinen Kontostand. Daher darf auch dieser Posten nicht unberücksichtigt bleiben,
Nutz einfach die Daten aus Deinem Kreditvertrag und trage diese ggf. hier ein.
Schritt 6: Steuerplanung - das 5.000-Seiten Buch mit 7 Siegeln packen wir jetzt auf den Bierdeckel
Eine konkrete, vollständige und belastbare Steuerplanung führt häufig am Ziel vorbei, wenn wir einen Finanzplan erstellen wollen. Da es bei einer solchen Planung auch gar nicht darum geht EXAKT die Zukunft vorherzusagen (das klappt eh nicht), sondern um eine „ungefähre Annäherung“, reicht uns das auch bei den Steuern. Erst recht hier.
Berücksichtige zumindest Deine
In diesem Arbeitsblatt leitest Du die Werte her und bereitest diese transparent auf, sodass Du die Ergebnis- & Liquiditätsplanung hierauf verknüpfen kannst. Mach da keine Raketenwissenschaft draus. Gerade Internetrechner können hier eine wertvolle Hilfe für die Wertermittlung sein.
Schritt 7: Ergebnisplanung - das erste Fast-Ergebnisblatt Deiner Finanzplanung
Das Ergebnisblatt soll Dir Dein Geschäftsergebnis einerseits und damit auch das erste Ergebnis Deiner Planungsüberlegungen aufzeigen. Es ist idealerweise in den Zeilen genau so strukturiert, wie die BWA, die Du von Deinem Steuerberater erhältst.
Bereits in Schritt 3 habe ich Dir verraten, dass ich das Blatt „Ergebnisplanung“ vor allem als „Ergebnisblatt“, aber auch als Eingabeblatt benutze. Alle anderen 5 Arbeitsblätter (siehe Schritt 1,2,4,5 & 6) verknüpfe ich dabei an den richtigen Stellen gem. Kontostruktur mit diesem Blatt. Insofern zeigt mir dieses Blatt das Ergebnis.
Da ich hier aber auch gerne die allgemeinen Kosten plane, ist es für mich auch ein Eingabeblatt und somit sozusagen die ideale Brücke zum echten Ergebnisblatt Deiner Finanzplanung.
Schritt 8: Liquiditätsplanung - das ultimative Ergebnisblatt mit Kontostandprognose
Die Liquiditätsplanung ist das eigentliche Ergebnis Deines Finanzplans. Denn hier wirst Du sehen, ob Du Rohertrag und Kosten so geplant hast, dass über den gesamten Planungszeitraum noch genügend Geld auf Deinem Konto ist. Oder ob Du einen zusätzlichen Kapitalbedarf hast, über den Du mit Deiner Bank reden solltest.
Berücksichtige in den Verknüpfungsformeln zu den Eingabeblättern (inkl. Ergebnisplanung!) gerne noch die Zahlungsziele, die Dir aber vermutlich auch Deinen Kunden bereitstehen. Und wenn Du dann noch Lust hast, kannst Du noch den durchschnittlichen Ausfall von Kundenzahlungen berücksichtigen.
Was mir hier noch wichtig ist zu erwähnen: Bitte denke bei der Liquiditätsplanung an die Umsatzsteuer. (siehe Schritt 6). Während wir als Unternehmer unser Ergebnis (den Gewinn) immer netto, also exklusive Umsatzsteuer, planen, dürfen wir bei der Kontostandsplanung genau diese auf keinen Fall vergessen - denn zahlen müssen wir....
GEHEIMTIPP: Merkblatt Annahmen, Risiken, Massnahmen
Abschließend empfehle ich Dir von ganzem Herzen, dass Du Dir ein Arbeitsblatt in derselben Excel-Datei anlegst, wo Du Deine Annahmen auflistet, die zu Deinen Zahlen geführt haben sowie die Maßnahmen, die die Ergebnisse ermöglichen sollen. Außerdem schadet es nicht, wenn Du zusätzliche Risiken festhältst, die Deine Planungsüberlegungen gefährden könnten.
Damit hast Du einen meisterhaften Finanzplan! Herzlichen Glückwunsch!
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Für wieviele Jahre sollte ein Finanzplan in die Zukunft schauen?
Über den Planungshorizont eines Finanzplans (ja, so nennt man das im BWL-Fachchinesisch) wird immer wieder diskutiert. Viele Unternehmen planen grundsätzlich nur 12 Monate im voraus (wenn überhaupt). Andere verfolgen einen 10-Jahresplan und aktualisieren diesen auch jährlich.
In den vergangenen 20 Jahren hat sich folgender „Kompromiss“ für mich bewährt:
Grundsatz: Plane immer die nächsten 3 Jahre, um auch jeweils die Brücke zu Deinen strategischen Zielen zu schlagen
- 1Im Jahr 1 planst Du Monat für Monat.
- 2Im Jahr 2 planst Du für jedes Quartal Deine Werte.
- 3Im Jahr 3 planst Du den Jahreswert.
Selbstverständlich kannst Du auch alle drei Jahre auf Monatsbasis planen. Wenn Dir das lieber ist - kein Problem.
Bevor Du jetzt loslegst:
Profitips für Deinen Finanzplan mit Excel
Ich möchte Dir noch ein paar Tipps mitgeben, die Dir viel Zeit und Nerven sparen werden, wenn Du Deinen Finanzplan mit Excel erstellst. Es sind meine Grundregeln, an die ich mich immer halte, wenn ich Finanzpläne oder auch andere Reports erstelle. Einige davon habe ich mir in den letzten 20 Jahren mühselig erarbeitet - und Du sollst sie direkt beim ersten Finanzplan nutzen.
Alles klar?
Für den Fall, dass Du externe Kapitalgeber mit Deinem erstellten Finanzplan überzeugen möchtest, lass uns jetzt noch mal einen Blick darauf werfen, wie Dir auch dies gelingt.
Die Szenarien als Sahnehäubchen Deines Finanzplans
In vielen Fällen wird der Finanzplan in einer einzigen Version erstellt. Diese Version bildet dann das für am wahrscheinlichsten gehaltene Szenario ab. Hier ist viel Gehirnschmalz „reingeflossen“ und eigentlich kann sich kein Unternehmer vorstellen, dass es noch andere Zukunftsoptionen überhaupt geben könnte :-). Das nennen wir dann häufig das sog, „BASE-Szenario“ - also die möglichst realistische „Fortschreibung“ der Zukunft.
Gerade wenn aber Banken im Spiel sind oder wenn wirklich eine große Unsicherheit bzgl. der Zukunft herrscht (wie z. B. während der Corona-Krise im Frühjahr 2020), können zusätzliche Szenarien sinnvoll sein.
- 1WORST-CASE: Wie der Name schon vermuten lässt, bildet dieses Szenario die schlimmste vorstellbare Variante der zukünftigen Entwicklung wieder. Dieses Szenario möchtest Du also lieber nicht erleben...
- 2BEST-CASE: In diesem Szenario klappt alles. Jede Chance, die Du vielleicht heute noch zaghaft am Horizont aufpoppen siehst, wird zum dicken Auftrag. Jede Kosteneinsparung wird ohne Auswirkung auf die Erträge umgesetzt. Und so weiter.
Ich bin ganz ehrlich. Von diesem BEST-CASE bin ich KEIN Fan. Vielleicht bin ich zu sehr Kaufmann und fühle mich somit dem Vorsichtsprinzip verbunden. Aber außer, dass der Unternehmer sich mal kurz freuen kann, wie toll sich das Geschäft entwickeln könnte, sehe ich hier keinen großen Mehrwert.
Ganz anders sehe ich das WORST-CASE-Szenario. Gerade, wenn die Liquiditätsreserve nicht so groß ist und der Liquiditätsplan im BASE-CASE auch keinen großen Puffer verspricht, dann kann der Blick auf das „Horrorszenario“ sinnvoll sein, um frühzeitig geeignete Maßnahmen vorbereiten zu können. Das kann dann im Ernstfall schnell den Unterschied machen. Und ganz nebenbei: Gerade Banken lieben dieses Szenario, weil sie daraus ableiten, dass der Unternehmer verantwortungsvoll und professionell agiert.
Fazit: Darum solltest Du noch heute beginnen einen Finanzplan zu erstellen
Mit einem Finanzplan erstellst Du das vermutlich wichtigste Werkzeug, um Dein Unternehmen erfolgreich weiterzuentwickeln. Mit einem wasserdichten Finanzplan hältst Du genau genommen die Bestätigung in der Hand, dass Deine Strategie wirklich funktionieren wird. Und zwar schwarz auf weiß – weit weg vom bloßen Bauchgefühl und einer guten Portion Hoffnung.
Jetzt mal unter uns: Wie cool ist das denn? Also, worauf wartest Du noch?
bleib' erfolgreich!
Jörg Roos
Für Selbstständige & Geschäftsführer mache ich Finanzen einfach, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen und so unternehmerisch gesund wachsen können.
PS: Ach übrigens: Ganz am Anfang dieses Textes, habe ich geschrieben, dass nur die wenigsten Unternehmer, bevor sie starten einen Businessplan oder Finanzplan erstellen. Erinnerst Du Dich noch?
Was ich da nicht gesagt habe: Das sind genau die Unternehmer, die mit ihren Kleinunternehmen, zu den erfolgreichsten ihrer Branche gehören (Hidden Champions). Diese Unternehmen wachsen von Jahr zu Jahr. Sie machen mehr Gewinn, stellen neue Mitarbeiter ein, umschiffen elegant viele Risiken und haben für Krisensituationen einen Plan B in der Tasche.
Möchtest Du auch so Unternehmer sein? Nein? Dann weißt Du, was Du jetzt zu tun hast...
Last Updated on 2. Mai 2022 by Jörg