Die BWA verstehen... Wie geht das? Es ist morgens, 8 Uhr. Du fährst den Computer hoch. In der Zwischenzeit holst du dir noch schnell einen Kaffee und setzt dich gut gelaunt vor deinen Rechner. Heute ist ein guter Tag. Du hast erholsam geschlafen, deinen Morgensport erledigt und bist guter Stimmung. Ein Blick in deinen Kalender verrät dir, dass du für die Zeit von 08 bis 09 Uhr dir einen Termin „Finanzen prüfen“ eingetragen hast. Die BWA-Daten vom vergangenen Monat hatte dir dein Steuerberater schon geschickt. Heute hast du dir vorgenommen, deine BWA endlich mal wirklich verstehen zu wollen, um sie in Zukunft auch bei wichtigen Entscheidungen nutzen zu können.
Guter Plan! 🙂
Egal, ob du nun tatsächlich deinen Morgensport erledigt hast, oder nicht. Mit diesem Artikel wirst du die Zahlentapete BWA in Zukunft lesen, wie ein Kinderbuch.
Lass uns loslegen.
BWA, was ist das überhaupt?
Zunächst mal, BWA steht für betriebswirtschaftliche Auswertungen. Ja, es sind mehrere Auswertungen, die unter diesem Oberbegriff zusammengefasst werden. Und alle Auswertungen haben ein Ziel: Du sollst verstehen, wie hoch der Gewinn oder Verlust im vergangenen Monat war und warum es zu diesem Ergebnis gekommen ist.
Damit das möglich ist, werden dir über verschiedene Auswertungen auch unterschiedliche Perspektiven auf dein Ergebnis ermöglicht. In der Regel verstehen wir unter BWA die Auswertung, wo, die die Einnahmen aus deinem Business (v.a. die Umsätze) den Ausgaben (also deinen Kosten) gegenübergestellt werden. Zusätzlich gibt es auch Auswertungen, die sich nur mit deinen Kunden oder auch Lieferanten beschäftigen.
Im Buchhaltungsfachchinesisch ist der Begriff BWA ein Oberbegriff, der für insgesamt 4 Auswertungen steht.
Summen- & Saldenlisten umfassen alle Konten, die in der Buchhaltung im Laufe eines Geschäftsjahres bebucht werden. Das Problem ist, das es einiges an Fachwissen erfordert, um diese richtig lesen und interpretieren zu können. Daher halte ich dieser Auswertungen für Unternehmer in der Regel als irrelevant.
Die offenen-Posten-Listen zeigen dir je Kunde / Lieferant, welche Rechnungen noch offen, also nicht bezahlt sind. Gerade im Kontext deines Mahnwesens sind diese Listen sehr wichtig. Für die monatliche Erfolgsanalyse dienen sie eher als zusätzliches Detail.
In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit der kurzfristigen Erfolgsrechnung (KER) beschäftigen. Diese Analyse(n) sollten ohnehin dein Hauptinteresse wecken und sie bilden die Grundlage, um die wirtschaftlichen Zusammenhänge in deinem Unternehmen verstehen zu können. Wichtig ist, dass du dir bewusst bist, dass hier Kosten- & Ertragsgruppen abgebildet werden und nicht etwa jedes einzelne Konto. Daher ist die Erfolgsrechnung auch ein hervorragender Einstieg in die monatliche Analyse. Hier empfehle ich dir von deinem Steuerberater die Variante als Vorjahresvergleich und zusätzlich als Jahresübersicht schicken zu lassen.
Mehr Details zu diesen Gruppen findest du dann im Wertenachweis. Dieser gliedert die Kosten- & Ertragsgruppen noch mal in die einzelnen Konten auf. Wenn du dir also eine Zahl aus deiner kurzfristigen Erfolgsrechnung nicht erklären kannst, wirst du die Antwort oft finden, sobald du in den Wertenachweis schaust. Lass dir diesen also unbedingt auch monatlich zusenden.
Übrigens:
Manchmal wird die BWA auch Einnahmenüberschussrechnung oder Gewinn- & Verlustrechnung genannt. Du darfst die Begriffe als Synonym benutzen. Denn im Grunde beschreiben sie alle dasselbe. Die Unterschiede sind typisches Buchhaltungs-Fachchinesisch und damit möchte ich dich hier nicht irritieren.
Die BWA als Erfolgsrechnung
Im Geschäftsalltag meinen wir in der Regel die kurzfristige Erfolgsrechnung, wenn wir von der „BWA“ reden.
Wenn du selbstständig bist oder noch ein wachsendes Unternehmen führst, dann sollte dir deine BWA monatlich von deinem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. Bei etwas größeren Unternehmen (ca. ab 100 Mitarbeitern) wird die Buchhaltung und gleichzeitig die BWA selbst erstellt. An der Aussage oder gar der Bedeutung ändert sich dadurch aber nichts.
Gerade, wenn du eng mit deinem Steuerberater zusammenarbeiten möchtest, solltest du Folgendes immer im Blick haben: Dein unternehmerischer Erfolg am Jahresende ist die Grundlage für die Steuerberechnung, weshalb er diese Analyse im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten erstellt. Sofern du mit deinem Steuerberater keine besondere Absprache für einen „ordentlichen Monatsabschluss" getroffen hast (und dafür entsprechend zahlst), schickt er dir also diesen Monatsbericht als Service-Dienstleistung frei Haus.
Grundsätzlich ein toller Service. Doch auch heute erlebe ich immer wieder, dass dieser Service „lieblos“ und ohne den notwendigen Fokus auf wichtige Details erbracht wird. Dann hast du zwar eine monatliche BWA vorliegen, doch die Zahlen sind unvollständig und somit ist die Aussagekraft für die Tonne. Dazu aber später mehr.
In jedem Fall ist der Ergebnisbericht eine essenzielle Analyse für dein Unternehmen. Zahlen/Finanzdaten kannst du wie eine Sprache begreifen. Denn dein Unternehmen spricht mit dir – in der Sprache der Zahlen. Es verrät dir, was du in deinem Geschäftsalltag gut machst (gemeinsam mit deinen Mitarbeitern) und was besser laufen könnte. Als Kommunikationskanal nutzt es die BWA und deine Aufgabe ist es, diese nun richtig deuten und für deine Unternehmenssteuerung zu nutzen.
Im Prinzip ist es ganz einfach:
BWA verstehen ist wie eine „Anzeigetafel“
Stell dir das mit deiner BWA einfach vor, wie eine Anzeigetafel beim Fußballspiel. In jedem Stadion, auf jedem Fußballplatz gibt es irgendwo eine Anzeigetafel (heute ist das in der Regel eine Videoleinwand). Hier erfahren Sportler und Zuschauer, wie der Spielstand ist und wie viel Zeit noch ist, bis das aktuell laufende Spiel zu Ende ist.
Und genau das zeigt dir eben deine BWA für dein Business. Hier kannst du Monat für Monat ablesen, wie es in deinem Spiel steht. Klar, auch dein Business ist nichts anderes als ein Spiel – es ist ein intellektuelles Spiel, dass du gewinnen und verlieren kannst. Das aktuell laufende Spiel ist dein Geschäftsjahr und der Gewinn oder Verlust ist dein Spielstand.
Übertragen auf dein Business: Waren die Umsätze größer als die Kosten, hast du mit deinem Business Gewinn erwirtschaftet (ein Tor erzielt). Waren die Kosten höher als deine Umsätze, dann hast du einen Verlust erzielt bzw. ein Gegentor gefangen. Spätestens dann wird es Zeit für die Taktikanalyse – also einer Ergebnisanalyse.
Den Aufbau Deiner BWA verstehen
Gerade im Finanzbereich gilt: Ohne Ordnung und Struktur hast du keine Chance. Finanzdaten lieben es, wenn du sie konsequent immer in derselben Art und Weise ablegst und auch analysierst.
Und so ist es auch kein Zufall, dass der Aufbau des Ergebnisberichts im Grunde immer gleich ist. In der Theorie gibt es zwei „Ordnungsprinzipien“ dafür. Einmal das Umsatzkostenverfahren und das sogenannte Gesamtkostenverfahren.
Bei uns in Deutschland wird in der Regel die zweite Variante genutzt, während zum Beispiel in Amerika oft mit dem Umsatzkostenverfahren gearbeitet wird. Um diesen Artikel so übersichtlich, wie möglich zu halten, werden wir uns hier nur auf das in Deutschland übliche Gesamtkostenverfahren (GKV) konzentrieren.
ABB. Kurzfristige Erfolgsrechnung aus DATEV als Musterbericht
Es beginnt immer mit dem Umsatz, den dein Unternehmen erwirtschaftet hat. Und wenn wir hier von Umsatz reden, dann meinen wir den „Nettoumsatz“, also ohne Steuern, wo auch schon mögliche Rabatte und Skonti abgezogen sind. Der Wert „Nettoumsatz“ sollte also der Summe entsprechen, den deine Kunden auch auf dein Geschäftskonto überweisen.
Übrigens: Alle(!) Werte in deiner BWA werden NETTO, also exklusive der Umsatzsteuer, ausgewiesen!
ACHTUNG:
Je nachdem, ob dein Unternehmen vom Finanzamt zur IST- oder zur SOLL-Versteuerung aufgefordert wird, kann der Zeitpunkt zwischen Umsatzausweis in der BWA und Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto erheblich abweichen. Weitere Details dazu würden hier den Rahmen sprengen – frag dazu gerne deinen Steuerberater.
Wenn dein Unternehmen den Verkauf von physischen Produkten anstrebt, dürfen die Kosten, die für Einkauf von Komponenten & Fertigteilen, die du dann veredelst, nicht unberücksichtigt bleiben. Diese eindeutig produktbezogenen Kosten, werden in der Gruppe des Materialeinsatzes gesammelt. Wenn du Dienstleistungen erbringst, hast du keinen Materialeinsatz und somit wird deine BWA hier in der Regel eine Null ausweisen.
Wenn du vom Umsatz nun den Materialeinsatz abziehst, erhältst du das Ergebnis aus dem Verkauf deiner Produkte. Den Rohertrag. Da der Materialsatz bei Dienstleistern oft null ist, entspricht dieser in diesen Fällen dem Umsatz.
Der Rohertrag ist eine der wichtigsten Erfolgskennzahlen, die du in deinem Unternehmen hast und der Wert sollte immer(!) deutlich positiv sein. Hier siehst du, wie „gut“ du deine Produkte vom Markt angenommen werden. Vergiss aber bitte nicht, dass nur die Kosten mit einem direkten Produktbezug berücksichtigt sind. Alle Kosten, die mit dem Unternehmen im Allgemeinen zusammenhängen, sind bisher unberücksichtigt und müssen noch aus dem Rohertrag bezahlt werden.
Mit den allgemeinen Kosten meine ich die Positionen wie Abschreibungen, sonstiger betrieblicher Ertrag, Personalkosten und alle anderen Kosten, die anfallen, um dein Unternehmen grundsätzlich aufrecht zu halten. Dazu gehören z.B. Miete, Werbung, Computer, Telefon etc. Oft werden diese „anderen“ Kosten als „sonstiger betrieblicher Aufwand“ bezeichnet.
Danach folgt dann eine weitere wichtige Gewinngröße, nämlich das operative Ergebnis bzw. das Betriebsergebnis. Bei diesem werden diese allgemeinen Kosten vom Rohertrag abgezogen und es verrät dir, ob du in der Lage bist, dein Tagesgeschäft profitabel betreiben zu können.
Denn danach kommen „nur“ noch Zinsen und Steuern. diese haben nur indirekt etwas mit deinem Tagesgeschäft zu tun. Sie gehören eher zu den „lästigen“ Begleitumständen.
Die letzte Zeile weist dann den sogenannten Bilanzgewinn aus, der oft auch als Gesamtgewinn/-verlust bezeichnet wird.
Kennst du schon?
In diesem YouTube-Video habe ich das auch noch mal erläutert. Lass gerne direkt ein Abo da. 
Die 3 häufigsten Fehler in Deiner BWA verstehen
Ok, spätestens jetzt weißt Du, wie eine BWA aufgebaut ist. Eigentlich ziemlich easy und logisch, oder?
Ich habe dir schon weiter oben erzählt, dass die monatliche BWA in vielen Fällen eher ein kostenloser Service des Steuerberaters ist. Entsprechend ist der Ergebnisbericht, den viele Unternehmen Monat für Monat erhalten, eher eine „BWA out of the box“. Diese wird oft „stumpf“ aus dem Buchungssystem des Steuerberaters (in der Regel „DATEV“) als PDF bereitgestellt und dann keine seriöse betriebswirtschaftliche Erfolgsanalyse. In diesen Fällen steckt der Steuerberater also keinen besonderen Gehirnschmalz in die monatliche BWA – denn dafür wird er zumeist auch nicht bezahlt.
Aber, was kann daran jetzt falsch sein?
Die Story hinter den Zahlen erzählen können
GANZ WICHTIG: Es geht mir nicht darum, dich auf mögliche „handwerkliche Fehler“, wie falsche Summen oder Prozentwerte hinzuweisen. Ich möchte dich vor allem einladen, inhaltlich zu prüfen, ob alle Erlöse- & Kostenpositionen periodengerecht, also jeweils im richtigen Monat, erfasst wurden. Im Kern geht es darum, dass du dir (und ggf. auch deinem Bankberater) die „Story hinter den Zahlen“ erzählen kannst. Dafür ist es weder notwendig jede Zahl auswendig zu lernen noch jede Zahl auf den Cent genau nachzuvollziehen.
Was aber wichtig ist: Passen die Zahlen zu dem, was du in deinem Geschäftsalltag erlebst? Passt dein Bauchgefühl zu den Zahlen und kannst du Trends sowie besondere „Ausschläge“ in den Zahlen erläutern, in dem dir etwa ein Sondereffekt dazu einfällt.
Dazu ist es natürlich wichtig, dass alle Belege vollständig dem richtigen Monat zugeordnet werden. Nur so kannst du aus deiner BWA wirklich ablesen, ob und wie viel Gewinn du im letzten Monat erwirtschaftet hast.
Andernfalls hast Du halt eine Zahl. Eine bedeutungslose Zahl.
Das ist logisch, oder?
Daher ist es auch wichtig, dass du über einen guten Buchhaltungsprozess sicherstellst, dass dein Steuerberater jeden Monat alle Belege vollständig und zeitnah zur Verfügung hat. Am besten funktioniert das über einen digitalen Buchhaltungsprozess. Aber auch das ist ein anderes Thema…
Also, was kann und läuft immer mal wieder schief?
Sachkosten
...werden nicht/doppelt erfasst
- Nimm‘ etwa die Miete für Deine Büroräume. Vielleicht zahlst auch du jeden Monat denselben Betrag an deinen Vermieter. Vielleicht hast du einen Dauerauftrag eingerichtet oder deinem Vermieter ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt.
So simpel dieses Beispiel auch klingt, ich sehe es immer: Obwohl dies eine regelmäßig anfallende Zahlung ist, fehlt diese Position in der monatlichen BWA gefehlt – oder sie ist teilweise doppelt erfasst.
Die Miete darfst Du hierbei auch als ein Beispiel sehen. Praktisch bei allen Sachkosten kann dieser Effekt auftreten. Manchmal auch einfach, weil am letzten Kalendertag des Monats überwiesen wurde, aber die Wertstellung durch die Bank erst im Folgemonat erfolgte.
Das führt dann dazu, dass im einen Monat keine Mietzahlung enthalten sind und im nächsten Monat dann doppelt.
Die Lösung:
Es gibt eine buchhalterisch saubere, wenn auch etwas aufwendigere Lösung. Die würde dich an dieser Stelle aber eher verwirren als helfen. Deshalb an dieser Stelle pragmatisch:
Schreib‘ alle regelmäßigen Zahlungen, wo also etwa ein Vertrag zugrunde liegt, in eine Excel-Tabelle. So eine Vertragsübersicht solltest du ohnehin anlegen, um zum Beispiel auch den Bedarf für eine Liquiditätsreserve ermitteln zu können.
Ganz wichtig!
Somit erstellst du gleichzeitig eine Übersicht, welche Positionen auf jeden Fall in deiner BWA enthalten sein sollen. Und diese Übersicht gibst du deinem Steuerberater und bittest ihn, darauf zu achten, dass diese Beträge monatlich korrekt in deiner BWA berücksichtigt werden. Normalerweise wird dein Steuerberater deinen Einsatz zu schätzen wissen, denn du zeigst ihr oder ihm damit auch, wie wichtig dir deine BWA (und damit das Ergebnis der Arbeit des Steuerberaters) ist.
Abschreibungen
Wenn du eine etwa eine neue Maschine kaufst oder ein neues Gebäude, dann erhöhst du damit das Vermögen deines Unternehmens. In der Bilanz werden solche langfristig genutzten Vermögensgegenstände als Anlagevermögen bezeichnet.
Auch wenn Du (noch) gar keine Bilanz aufstellen musst, weil dein Unternehmen noch zu klein ist, ist dieser Punkt für dich relevant. Denn wenn du dir zum Beispiel ein neues MacBook holst, dann gilt dieses ebenfalls als Anlagevermögen und es gilt dasselbe, wie für die große Maschine.
In der Finanzbuchhaltung wird davon ausgegangen, dass der Wert deiner Vermögensgegenstände nicht stabil bleibt. Durch deine Nutzung wird sich der Wert in der Regel, den du zum Beispiel beim Verkauf erzielen könntest, reduzieren.
Damit das Vermögen des Unternehmens aber immer möglichst marktgerecht ausgewiesen wird, wird diese über die Nutzungsdauer angepasst. Dafür werden Abschreibungen gebucht.
Die Nutzungsdauer wird in Jahren bemessen. Vielleicht ist das auch der Grund, weshalb es auch heute noch (wenn auch seltener als früher) immer mal wieder vorkommt, dass die Abschreibung nur einmal pro Jahr als Summe gebucht wird. Somit ist der vollständige Betrag im Jahresabschluss enthalten und dein Steuerberater kann sowohl das Jahresergebnis sowie die daraus resultierenden Steuerzahlungen sauber berechnen.
Das Problem daran: Die unterjährigen Monatsergebnisse fallen zu gut aus. Schnell kommen hier mehrere Tausend Euro zusammen, die in deinem Monatsergebnis einfach fehlen und am Jahresende kommt dann plötzlich die (böse) Überraschung.
Die Lösung:
Fordere deinen Steuerberater auf, die Abschreibungen monatlich zu buchen. Dazu wird die Nutzungsdauer von Jahren in Monate umgerechnet und schon hat man den Monatsbetrag in EUR.
Einmalzahlungen
...WERDEN NICHT ABGEGRENZT
Werden diese Zahlungen auch nur dann gewinnmindernd in deiner BWA erfasst, wenn die Zahlung erfolgt, so wird dein Monatsergebnis abermals deutlich verfälscht und könnte dich zu falschen Rückschlüssen verleiten.
Die Lösung:
Für Zahlungen, die nur einmal im Jahr oder pro Quartal anfallen, kann dein Steuerberater Rückstellungen bilden. Dabei nimmt er den Zahlbetrag, teilt ihn durch die Anzahl der dem Zahlbetrag entsprechenden Monate und bucht diesen Teilbetrag dann Monat für Monat in Deine BWA.
Beispiel:
Du bezahlst für Strom pro Jahr 1.200 EUR. Damit Du einen kleinen Abschlag erhältst, zahlst Du im Januar den gesamten Jahreswert an Deinen Stromlieferanten.
Lass uns diesen Dritten Punkt noch einmal an einem Beispiel durchgehen:
Du bezahlst für Strom pro Jahr 1.200 EUR. Damit Du einen kleinen Abschlag erhältst, zahlst Du im Januar den gesamten Jahreswert an Deinen Stromlieferanten.
Ohne eine Rückstellung zu bilden, würde deine BWA so aussehen:
Wenn dein Steuerberater aber eine Rückstellung berücksichtigt, dann rechnet er:
1.200 EUR / 12 Monate = 100 EUR
Diese 100 EUR bucht er dann jeden Monat in deine BWA. Schließlich verbrauchst du auch jeden Monat den Strom – und nicht nur im Januar. deine richtige BWA sieht dann so aus:
Ja, das Beispiel ist einfach und der Betrag „überschaubar“. Aber das Prinzip dahinter ist wichtig – und glaub‘ mir: So mancher Unternehmer hätte sich die böse Überraschung am Jahresende gerne gespart. Denn dann hätte er das eine oder andere vermutlich nicht zusätzlich gekauft.
Du siehst, es macht Sinn, dass du monatlich deine BWA durchgehst.
Nur so kannst du sicherstellen, dass wirklich alle Kosten und Erlöse erfasst und den Monaten richtig zugeordnet werden. So wird aus deiner BWA, dann auch eine wirklich wertvolle Informationsquelle, die du zur Steuerung deines Business nutzen kannst. Viele sprechen dann von einer "qualifizierten BWA", auf dessen Basis du zum Beispiel auch sinnvoll einige Kennzahlen berechnen kannst.
Die qualifizierte BWA ist deine Lösung!
Die qualifizierte BWA fasst alle wichtigen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen deines Unternehmens zusammen und zeigt dir monatlich genau und zuverlässig auf, wie dein Unternehmen finanziell dasteht.
Auf diese Weise ist die qualifizierte BWA ein hilfreiches Tool in der Unternehmensführung, und es empfiehlt sich auf jeden Fall, diese erstellen zu lassen. Wenn du einen smarten Buchführungsprozess in deinem Unternehmen nutzt, bedeutet sie einen minimalen Mehraufwand und du wirst jederzeit von den Vorteilen profitieren.
Hast du vielleicht auch schon solche oder ähnliche Fehler in deiner BWA gefunden? Schreib doch einfach einen Kommentar und ergänze meine kleine Liste!
So arbeitest Du mit Deiner BWA, ohne viel Zeit zu verschwenden
Ok, jetzt haben wir also eine BWA vorliegen, deren deren Zahlen du trauen kannst und du verstehst auch schon besser, wie diese zusammenhängen
Trotzdem fragst du dich jetzt vielleicht:
Die Antworten und auch Antworten auf deine Fragen gebe ich regelmäßig in meinem kostenlosen Online-Workshop: BWA – Lesen. Verstehen. Nutzen. Ja, das ist ein Workshop und keine Frontalbeschallung .
bleib' erfolgreich!
Jörg Roos
Für Selbstständige & Geschäftsführer mache ich Finanzen einfach, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen und so unternehmerisch gesund wachsen können.
Last Updated on 22. Februar 2023 by Jörg