Wie Du in 7 Schritten eine Ergebnisanalyse machst

Zunächst mal ist es wichtig, zu begreifen, wie die Situation aussieht. Welche Frage soll beantwortet werden? Im vorliegenden Fall drängen sich Richtungen auf, in die ich analysieren würd.

Die Umsatzentwicklung ist offenbar positiv. Das hat Herr Müller ja mitgegeben. Was aber ist mit dem Rohertrag? Der Rohertrag ist hier das Ergebnis, wenn von dem Umsatz nur die Materialkosten/Produktbezogenen Kosten abgezogen werden. Würde sich hier ein signifikanter Abfall der Rohertragsmarge zeigen, so würde sich hier ein Analysenschwerpunkt ergeben.

Die Kostenentwicklung. Gibt es sog. Sondereffekte in den Kosten? Evtl. sind Kosten im vergangenen Monat verbucht worden, die eigentlich auf das gesamte Jahr aufgeteilt werden sollten. Oder es wurden Nachzahlungen oder ähnliches fällig.

Wie hat sich die Umsatzrentabilität in den letzten Monaten entwickelt?

Zunächst mal sollte Nick zusehen, dass er sich eine gute Datenbasis aufbaut. Dazu sollte er den Steuerberater anrufen und sich die BWS’s der letzten 6 Monate zukommen lassen – möglichst im Excel-Format. Zusätzlich sollte er in der Buchhaltung zu allen Sachkonten, die Einzelposten anfordern. Egal welche Buchhaltungssoftware auch verwendet wird, es ist eigentlich immer irgendwie möglich, die einzelnen Buchungen, zumindest in einem Textformat wie TXT oder CSV zu exportieren. Eventuell können die Daten auch direkt nach Excel exportiert werden. Dasselbe gilt für die Warenwirtschaft, falls es hier ein separates System gibt.

Es ist nicht selten, dass für jeden Monat eine Textdatei als Exportdatei vorliegt. Dann gilt es, diese nach Excel zu importieren und einheitlich zu sortieren. Häufig sind importierte Textdateien etwas sperrig, es entstehen dann viele Leerzeilen und Leerspalten. Diese sollten zur besseren Übersicht einfach gelöscht werden. Anschließend noch sicherstellen, dass die Spaltensortierung für jeden Monat einheitlich ist. Dann können alle Monate in ein Excel-Arbeitsblatt kopiert werden, so dass eine große Datenbasis vorliegt. Das gilt sowohl für die Daten aus der Finanzbuchhaltung, als auch für diese aus der Warenwirtschaft. Ich würde hierfür aber unbedingt zwei verschiedene Excel-Dateien anlegen. Für erste Schnell-Analysen und auch um eventuell die vorliegenden Daten noch schnell um zusätzliche manuelle Angaben ergänzen zu können, hilft der Autofilter von Excel gut weiter. Außerdem wird hier gerne die Excel interne „Suchfunktion“ unterschätzt. Suchen und Ersetzen ist ein sehr mächtiges Excel-Werkzeug.

Die BWA’s nebeneinanderlegen. Besser ist es, in einer Excel Datei die einzelnen Monate als Zeitreihe darzustellen. Sollten sehr viele Einzelkonten in der BWA enthalten sein, dann auf Kontengruppe/Kostenartengruppe verdichten. Erstmal gilt es einen Überblick zu gewinnen. Wenn die Aussage von H. Müller stimmt und vor ein paar Monaten noch alles gut war, dann kann man aus der BWA jetzt erkennen, ob

a) der Rohertrag signifikant gesunken ist

b) sich einzelne oder mehrere Kostenpositionen außergewöhnlich verhalten haben

c) beides vorliegt.

Je nachdem, welcher Fall vorliegt, sollte Nick dann seine Aufmerksamkeit auf die entsprechende Detailanalyse fokussieren.

Je detaillierter es wird, desto einfacher ist es sich in den Details zu verlieren. Herr Müller möchte verstehen, warum das Ergebnis so überraschend schlecht ist. Da geht es nicht um jeden Cent, sondern es geht um die großen Brocken. Wenn Nick jetzt die Kosten analysiert, dann würde ich ihm raten, erstmal die Kostenartengruppen in der Zeitreihe zu vergleichen. Wo gibt es Auffälligkeiten, die auch von der Dimension relevant sind. Es ist zwar schön herauszufinden, dass eine Büromaterialrechnung 2-mal verbucht wurde, aber dies wird wohl kaum der Grund für das schlechte Ergebnis sein. Zumindest nicht, wenn nicht gleichzeitig ein Zahlendreher eingebaut wurde, oder das Komma bei der Eingabe verrutscht ist. Wenn dann also die auffälligen Kostenarten identifiziert sind, dann stellt man den Autofilter in der Datenbasis entsprechend ein, sortiert die Belege nach Wert (absteigend) und geht die Einzelposten nun Zeile für Zeile durch. Wenn es sehr viele Zeilen sind (so ab 1.000), dann empfehle ich sich erst mal auf die 20% der Positionen zu konzentrieren, die rd. 80% des Wertes der Kostenart ausmachen. Hier wird er in den meisten Fällen schon die entscheidenden Antworten finden und es kostet ihn deutlich weniger Zeit und Mühe.

Wenn der Fokus auf der Rohertragsanalyse liegt, dann würde ich im ersten Schritt Umsatz und Rohertrag nach Produktgruppen aufreißen und zusätzlich nach Kunden. Im nächsten Schritt geht es dann auch dort in die Einzelposten nach dem oben beschriebenen Muster.

Die Einzelposten verraten immer die Geheimnisse des Ergebnisses. Das Nervige ist zumeist nur die Datenmenge, die je nach Unternehmensgröße und auch Geschäftsmodell in Dimensionen anwachsen kann, dass es kaum noch (händisch) wirklich analysierbar ist. Dies sollte im vorliegenden Fall aber nicht zutreffen, so dass sich Nick nun überlegen darf, wie er die Antwort an H. Müller aufbereitet. Ein passendes Schaubild, dass die Ursachen sachlogisch zusammenfasst, ist hier ein guter Einstieg. Ich könnte mir hier eine Säule vorstellen, die beim aktuellen, schlechten Ergebnis anfängt und die dann je nach Ursache, in unterschiedliche Blöcke unterteilt ist. Dahinter dann passende Detailanalysen, die wahrscheinliche Nachfragen bis auf Einzelpostenebene beantwortet.

Das dürfte ein Gesamtpaket sein, das auch H. Müller überzeugt, dass ein Controlling in seinem Unternehmen sinnvoll sein kann. Dabei ist dies nur eine erste „Schnellanalyse“ des aktuellen Monatsergebnisses. Er ahnt noch nicht einmal, das mit einem wirksamen Controlling, solche Überraschungen häufig gar nicht erst auftreten sollten.

Es ist wichtig, die Erfahrungen und Probleme festzuhalten, die im Rahmen dieser ersten Analyse aufgefallen sind. Welche Art von Fragen hat H. Müller gestellt? Was hätte er gerne zusätzlich gewusst? Welche Information hat ihn gar nicht interessiert? All diese Themen sollte Nick nochmal in Ruhe durchgehen und für sich überlegen, wie er den Analysenprozess in Zukunft optimieren kann. Das ist die sogenannte Extrameile, die sich viele Controller gerne sparen, weil schon wieder andere Aufgaben anstehen. Aber er gut beraten diese Meile zu „gehen“, denn er wird sie schneller wieder reinholen, als er sich vorstellen kann.