Excel im Controlling? Diese Tools für Unternehmensfinanzen kann ich empfehlen.

Excel im Controlling

Finanzielle Stabilität im Unternehmen ist oft auch die Folge eines funktionierenden Kostenmanagements. Für viele Unternehmen sind gerade die administrativen Kosten ein Ärgernis, denn oberflächlich betrachtet scheinen sie eben nur Geld zu verschlingen. Daher sollen Tools wie Excel im Controlling dafür sorgen, dass möglichst wenig Ressourcen (Zeit und Geld) in diese Bereiche fließen.

Daher ist die Suche nach dem richtigen Tool oft ein wichtiger strategischer Schritt. Grund genug, diesen Schritt zumindest für den Finanzbereich Deines Unternehmens einmal näher unter die Lupe zu nehmen.

Genau darum geht es in der aktuellen Podcast-Folge.

Voraussetzungen für die erfolgreiche Nutzung von Tools.

Es gibt eine ganz wesentliche Frage, die häufig allenfalls flüchtig beantwortet wird, wenn Unternehmer über die Einführung neuer Tools für die Unternehmenssteuerung nachdenken:

Welche Aufgaben soll das Tool in Zukunft übernehmen und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit dies auch im hektischen Geschäftsalltag funktionieren kann?

sechs sinnvolle Aufgabenblöcke:
  1. 1
    Rechnungen und Mahnungen an Kunden schreiben und nachverfolgen
  2. 2
    Eingehende Rechnungen bezahlen
  3. 3
    Kontostände einzelner Geschäftskonten komfortabel abfragen
  4. 4
    Rechnungen verbuchen bzw. vorkontieren
  5. 5
    Reportings, Analysen und Auswertungen aus den Zahlungen erstellen
  6. 6
    Finanzplan erstellen, der Dich Schritt für Schritt nach vorne bringt.
Die gute Nachricht: Meistens ist es sinnvoll, mit einem Tool die Punkte 1-4 und mit einem weiteren Tool die Punkte 4-5 abzudecken.

Der nächste Schritt besteht darin, 5 Fragen ehrlich zu beantworten. Diese Antworten führen dazu, dass viele ach so toll aussehende Tools ganz schnell vom Radar verschwinden.

Ich möchte Dich also ermutigen, vor der Einführung eines neuen Tools etwas mehr Zeit in die Vorarbeit zu investieren.

Meine Kunden beantworten im Vorfeld einer Softwareauswahl daher immer die folgenden Fragen:

5 Masterfragen für die optimale Tool-Auswahl

  1. 1
    Welche konkreten Aufgaben soll Dir das Tool abnehmen?
  2. 2
    Wie sieht der Prozess heute aus und wer ist beteiligt? (Sei hier möglichst präzise und ehrlich!)
  3. 3
    Wie wird der Prozess mit dem Tool aussehen und wer ist dann (nicht mehr) beteiligt?
  4. 4
    Kann der neue Prozess strukturiert und stabil im gesamten Unternehmen eingeführt werden? (Nur dann sind externe Tools wirklich sinnvoll)
  5. 5
    Lohnt sich unter diesen Gesichtspunkten der Aufwand überhaupt?

Mit den Antworten auf diese Fragen wird es Dir sehr leicht fallen, entsprechende Kriterien festzulegen, die das Tool erfüllen muss.

Jetzt weißt Du, was Dein neuer Unterstützer können sollte und Du kannst Dich aktiv auf die Suche begeben.

Aber dabei möchte ich es hier natürlich nicht belassen und habe Dir daher noch ein paar Empfehlungen mitgebracht, wie Du die unterschiedlichen Aufgabenblöcke abdecken kannst.

Die richtige Software für Deine gesamte Buchhaltung (Punkte 1-4)

Zunächst ist wichtig zu erfassen, wie groß Dein Unternehmen aktuell ist. Während Konzerne in der Regel eigene SAP-Lösungen verwenden, sind Kleinunternehmer und Mittelständler meist mit einer Buchhaltungs-Software besser beraten.

Meine Empfehlung für Deine Buchhaltung: lexoffice

Als Buchhaltungssoftware setze ich nun schon seit einiger Zeit auf lexoffice *.

lexoffice ist für mich einfach eine Top-Adresse, wenn es um eine saubere und effiziente Buchhaltung geht.

Du kannst hier nicht nur Deine Belege sehr einfach verbuchen bzw. vorkontieren, sondern auch Deine Daten sehr elegant an Deinen Steuerberater weitergeben. Dieser verbucht auf Grundlage dieser Daten dann die einzelnen Posten in Datev.

ÜBRIGENS: Auf keinen Fall solltest Du für das Schreiben Deiner Rechnungen Excel verwenden. Das kann Dich im Falle einer Betriebsprüfung leicht in ernsthafte Probleme führen, die Du Dir mit einer Software wie lexoffice ersparen kannst. Excel ist ein tolles Tool (ich komme gleich noch dazu), aber kein Tool um Rechnungen zu schreiben!

Und weil ich Partner bei lexoffice bin, erhältst Du sogar ein kleines Goodie, wenn Du auf den folgenden Link klickst:

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Meine Empfehlung für den stressfreien Abruf von Rechnungen: GetMyInvoices

Wenn Du auf vielen Plattformen wie Amazon angemeldet bist, kennst Du das: Um an Deine Rechnungen zu kommen, darfst Du Dich hier erst überall einloggen, darfst die Rechnung suchen, sie herunterladen, umbenennen und erst dann verarbeiten.

Wäre es nicht schön, wenn Du sie einfach direkt verarbeiten könntest? Oder noch besser: Wenn Sie einfach verarbeitet werden würde?

Genau dies funktioniert mit  GetMyInvoices *. Dieser kleine Helfer übernimmt nicht nur all die erwähnten Schritte, er kann zudem mit lexoffice kommunizieren. So werden all Deine „Plattform-Rechnungen“ in Zukunft automatisch in dein Buchhaltungsprogramm eingespielt.

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Die richtige Software für Reportings, Analysen und Finanzpläne (Punkte 5-6)

Bei den Punkten Reporting und Planung ist es sogar noch wichtiger, ein einheitliches Tool zu verwenden. Ansonsten kann es leicht passieren, dass eine erstellte Planung nicht mehr nachvollzogen werden kann und demzufolge im Mülleimer landet.

Spar Dir diesen Frust! Am besten indem Du ab heute eine der folgenden beiden Empfehlungen verwendest:

Excel im Controlling: Für ein flexibles Reporting oft die erste Wahl.

Zu der Nutzung von Microsoft Excel im Controlling gibt es sehr unterschiedliche Meinungen. Meine ist hier sehr eindeutig: Ich finde es in den meisten Fällen super. Wenn Du magst, kannst Du natürlich auch auf die Tabellenkalkulationsprogramme Google Sheets oder Apple Numbers setzen.

Warum ich so überzeugt bin? Das will ich Dir erzählen.

7 Gründe, warum Du Excel auch für Dein Controlling nutzen solltest

  1. 1
    Excel ist bereits auf jedem Computer installiert. Du sparst also Zeit bei der Suche nach einer Software und Geld, weil Du nichts anschaffen musst.
  2. 2
    Excel schenkt Dir extreme Flexibilität. Du kannst die Tabellen schnell und einfach an neue Bedingungen anpassen. Ein Umbau oder Erweiterungen sind jederzeit möglich.
  3. 3
    Du behältst die volle Kontrolle. Und du benötigst keine teuren Experten von außen, im Gegenteil: Im Internet gibt es sehr viel kostenlose Hilfe zu dem Programm.
  4. 4
    Excel benötigt keine Wartung und keine besonderen Updates, damit es beständig, sicher und zuverlässig mit deinem Betriebssystem kommunizieren kann. Zudem können Excel-Analysen viele Jahre von neuen Versionen weiterverarbeitet werden.
  5. 5
    Berechnungen können „leicht“ nachvollzogen werden. Schaue einfach auf die Formel, wenn du mehr wissen willst.
  6. 6
    Mit Excel-Analysen kannst Du weiterrechnen oder nur Teile wiederverwenden. Du kannst einfach einen Teil einer Analyse mit „STRG+C“ herauskopieren und mit „STRG+V“ in eine neue Tabelle einfügen. Mit Excel kein Problem.
  7. 7
    Excel-Analysen können an jeden versendet werden. Darüber hinaus kannst Du ein passendes Layout erstellen und direkt mit PowerPoint und Word kommunizieren.

Bonus-Vorteil: Vergleiche operativer Zahlen mit Finanz-Zahlen sind leicht möglich. Wenn Du zum Beispiel die Kundenanzahl oder die durchschnittliche Bearbeitungsdauer mit Kosten– oder Ertragsgrößen kombinierst, kannst Du daraus extrem spannende Erkenntnisse für die Unternehmenssteuerung gewinnen.

Du siehst also: Aus meiner Sicht spricht verdammt viel für den Einsatz von Excel im Controlling.

Aber natürlich gilt auch bei Excel als Reporting-Tool: Es ist nicht alles Gold, was glänzt und es gibt auch Argumente, die gegen Excel als Tool der Wahl sprechen. Hier sind die wohl wichtigsten Argumente:

4 Gründe, warum Excel im Controlling für Dich nicht sinnvoll sein kann

  1. 1
    Viele manuelle Eingaben sind fehleranfällig
    Wenn ein Reporting auf Excel basiert, dann müssen immer viele Formeln manuell eingegeben werden. Da dies jedes Mal neu gemacht werden muss, ist das Risiko, Fehler einzubauen, sehr hoch.
  2. 2
    Du drohst zum Excel-Nerd zu „verkommen“
    Da Excel-Reports immer wieder manuell erstellt werden müssen, verkommen Controller schnell zum Excel Junkie, oder etwas „netter“ formuliert: zu einem Excel-Programmierer. Jedenfalls sind sie gezwungen, sich mehr mit Excel Formeln zu beschäftigen als mit den Inhalten.
  3. 3
    Viel manuelle Arbeit bedeutet eine große Zeitinvestition - könntest Du die Zeit nicht wertvoller nutzen?
    Das geht in die Richtung von Punkt 2. Als Unternehmer möchtest Du vor allem die Daten interpretieren und richtungsweisende Entscheidungen auf dieser Basis treffen. Eine Controlling-Software spart die Zeit der Datenbereitstellung ein. Zeit, die Du für wirklich wichtige Dinge einsetzen kannst.
  4. 4
    Große Datenmengen verlangen mehr als Excel bieten kann.
    Keine Frage: Je größer die Menge an Daten, die für ein Reporting zugrunde liegen sollen, desto eher sollten diese über eine Datenbank verwaltet werden. Gerade hier hat Excel in den letzten Jahren zwar ordentlich zugelegt und im Rahmen des Office 365-Pakets wurden einige Datenbankfunktionen hinzugefügt. Aber trotzdem gilt: Es gibt einfach Grenzen. Excel ist kein BI-Ersatz, also kein Tool, um echte Business Intelligence-Analysen (BI-Analysen) anzubieten.

kleines Zwischenfazit: Excel - Ja oder Nein?

Gerade für Unternehmen, die immer wieder einem sehr starken Wandel ausgesetzt sind, kann die Flexibilität von Excel ein echter Segen sein. Dies ist vor allem bei jüngeren Unternehmen der Fall, die noch stark wachsen werden.

Immer dann, wenn es noch keine fest etablierten Strukturen und Prozesse gibt und vor allem die Flexibilität im Vordergrund stehen soll, dann rate ich Dir, Dich voll auf die Möglichkeiten von Excel einzulassen. Hier hat es in den letzten Jahren so viele tolle Erweiterungen und neue Möglichkeiten gegeben, die Dir als Unternehmer viel Spaß bereiten werden.

Wenn Dein Unternehmen jedoch bereits fest etabliert ist und Du vor allem Deine Monatsabschluss-Daten analysieren möchtest, habe ich noch einen ganz besonderen Tipp für Dich, der in Teilen sogar Excel in den Schatten stellt.

Meine Empfehlung für etablierte Unternehmen und alle Unternehmer, die partout kein Excel wollen: CANEI.digital

Das Lösungen von CANEI.digital* habe ich erst letztens gefunden, sie haben mich aber sehr schnell überzeugt. Es ist fast so, als ob die Kollegen bei der Entwicklung irgendwie in meinen Kopf schauen und meine Wünsche anzapfen konnten, denn das Programm enthält beinahe alles, was ich mir von einer solchen Software wünsche.

Du kannst zum Beispiel eine Datei hochladen und die Software erstellt Dir ein wunderschönes Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen. Und das wichtigste: Auch mit sinnvollen Handlungsanweisungen!

Daneben gibt es eine Schnittstelle, über welche Daten von Datev direkt zu CANEI übertragen werden können. Das ist ebenfalls sehr hilfreich im Alltag. Natürlich sind auch Exports nach Excel möglich.

Und Du kannst hier auch planen. Alles aus einer Hand und auf Basis Deiner Finanzdaten.

Nur bei den Detailberichten hoffe ich, dass die in naher Zukunft noch etwas optimiert werden.

Unter dem Strich ist CANEI.digital auf einem super Weg. Ich kooperiere bereits mit ihnen: Mit den Kunden, bei welchen es passt, bauen wir gemeinsam ihr erfolgreiches Business mit Unterstützung von CANEI auf.

Wenn es Dir also im ersten Schritt um die Planung oder Analyse von Finanzzahlen geht und Du dabei eine clevere Benutzeroberfläche mit vielen Features suchst, kann ich CANEI.digital nur empfehlen.

Fazit: Nicht nur Excel kann Dir sehr helfen.

Wenn Du erst einmal Deine „Hausaufgaben“ machst, dann das richtige Tool für Dich findest und anschließend Deine Prozesse einheitlich auf dieses Tool abstimmst, wirst Du in Zukunft deutlich effizienter arbeiten.

Wenn Du bei den Vorbereitungen gar nicht so genau weißt, wie und wo Du anfangen sollst, dann melde Dich doch einfach bei mir.

Ich unterstütze Dich als Dein personal CFO gerne aktiv, zum Beispiel bei folgenden Punkten:

  • Aufbau von digitalen Buchhaltungsprozessen
  • Lesen, verstehen und nutzen Deiner BWA
  • Etablierung von Reporting-, Analyse- und Planungsprozessen

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bleib' erfolgreich!

Jörg Roos

Für Selbstständige & Geschäftsführer mache ich Finanzen einfach, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen und so unternehmerisch gesund wachsen können.

Last Updated on 11. Dezember 2021 by Jörg

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