Warum ein Eingabeblatt immer der Start für ein gutes Kostenreporting ist

Um ein wirksames Kostenreporting aufzubauen, ist es eine gute Idee sich zunächst mit der (Reporting-) Struktur und dem Reportingziel zu beschäftigen. Es ist ja kein Geheimnis mehr, dass ich sehr gerne mit einem Eingabeblatt arbeite. Um dieses aber sinnvoll nutzen zu können, beantworte zunächst diese drei Fragen:

1. Wie detailliert möchte ich meine Kosten wirklich erfassen?
2. Woher kommen die Belege, die ich für mein Kostenreporting benötige?
3. Welche Fragen möchte ich mit meinem Kostenreporting beantworten?

Kostenreport: Detailverliebt oder oberflächlich?

Wie viele andere Kleinunternehmen, erhälst Du vermutlich jeden Monat von Deinem Steuerberater eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder eine Einnahmeüberschussrechnung (EÜR). In dieser findest Du bereits einige Konten, die Du eventuell auch als Kostenarten benutzen willst. Reichen Dir diese Konten vielleicht schon als (Reporting-) Ebene?

Wenn Du Dich in den Begriffen  Kostenarten und Kostenartengruppen für Dein KMU noch nicht so sattelfest fühlst, dann wirf mal einen Blick in den verlinkten Artikel. Hier erkläre ich Dir diese Begriffe nicht nur leicht verständlich, sondern gebe auch weitere Tipps, die für Dein Eingabeblatt wichtig sind.

Ein Reporting auf Kostenartenebene ist ein Anfang.

Ein sehr guter Anfang sogar. Vor allem, weil Du eben immer wieder auch die Auswertungen Deines Steuerberaters zum Vergleich heranziehen kannst. Aber wenn Du wirklich mal eine Erklärung suchst, dann ist schnell „Schicht im Schacht“, wie hier im Ruhrpott gerne gesagt wird..

Daher mein Tipp: Mach Dir unbedingt die Mühe und geh’ tiefer in die Details. Dein Reporting soll auch Fragen beantworten. Dafür genügt die Kostenartenebene aber in den seltensten Fällen. Du brauchst die Einzelbelegebene. Vertrau mir da bitte!

Du benötigst jeden einzelnen Buchungsbeleg.
Jede Rechnung.
Keine Ausnahme.

Erst dann kannst Du richtig im „Dreck wühlen“, also notfalls die einzelnen Rechnungen nochmal abgleichen!

Das klingt vielleicht wenig sexy, aber wir wollen mit unserem Reporting ja schließlich nicht nur Spaß haben, sondern es soll Deinem KMU den Weg zu (noch) mehr Erfolg aufzeigen. Dafür ist die Einzelbelegebene, auf der Du das Eingabeblatt pflegst, unerlässlich.

Das Ziel ist also, jeden einzelnen Beleg im Eingabeblatt einzutragen, um auf diesem Eingabeblatt das Reporting aufzusetzen. So wird das Reporting schön übersichtlich und lesbar und trotzdem kannst Du bei Bedarf auf den Einzelbeleg herunterzoomen.

Du denkst: Jeden einzelnen Beleg in Excel eingeben. Der Roos spinnt doch!

Nein, tut er nicht. Atme tief durch und lies erst mal weiter.

Kostenreporting soll kein zeitaufwendiges Hobby sein!

Ich habe das ja schon im letzten Artikel empfohlen: Setz’ Dich mit Deinem Steuerberater zusammen. Mir ist das wirklich wichtig. Erkläre ihm, dass Du gerne ein eigenes Kostenreporting in Excel aufbauen möchtest und dafür in Deinem Eingabeblatt auch alle Belege erfassen möchtest. Dein Steuerberater gibt ja bereits jeden Beleg in seine Buchhaltungssoftware (häufig: DATEV) ein. Da wäre es doch fast blöd, wenn Du Dir dieselbe Arbeit auch noch mal machen würdest. Bitte Deinen Steuerberater also einfach um einen Download der Einzelbuchungen aus DATEV in einem für Excel lesbaren Format. (z.B. „xls“ oder „csv“).

Diesen Download kannst Du dann einfach in Excel öffnen und die enthaltenen Zeilen in Dein Eingabeblatt hineinkopieren. So hast Du mit einem Gespräch, wenig Zusatzaufwand für Deinen Steuerberater und mit minimalem Aufwand für Dich, bereits alle Details in Deinem Excel-Eingabeblatt. Jetzt gilt es nur noch, jedem Beleg ein paar Infos hinzuzufügen, die Du dann im eigentlichen Reporting auswertest.

Welche das sind? Das kommt jetzt.

Wer richtig fragt, bekommt auch Antworten!

Wenn Du die richtigen Antworten erhalten möchtest, dann darfst Du auch bei der Anlage Deines Eingabeblatts entsprechende Vorbereitungen treffen, um die entscheidenden Fragen (automatisch) zu stellen.

Wofür?

Natürlich möchtest Du wissen, wofür Du Dein Geld ausgegeben hast. Nur so kannst Du die Verbesserung Deiner Umsatzrentabilität zum Beispiel wirklich steuern. Du hast eine wesentliche Grundentscheidung bereits getroffen, indem Du Dich dafür entschieden hast, jeden Einzelbeleg als Grundlage in Deinem Eingabeblatt zu verarbeiten.

Wie schon gesagt, das eigentliche Reporting soll ja gar nicht auf dieser Ebene erfolgen. Nein, ich habe auch schon in dem Artikel „Kosten sind die Hölle“ darauf hingewiesen, dass es Sinn macht auf Kostenartengruppenebene zu beginnen.

Es ist nun also Deine Aufgabe, jedem Beleg eine Kostenart und die dazugehörige Kostenartengruppe zuzuweisen. Da dies eine eindeutige Zuordnung ist, die Du auch nur einmal festlegen musst, empfehle ich diese in einem Excel-Arbeitsblatt „Stammdaten“ zu hinterlegen. Wenn Du in den Stammdaten diese Beziehung gepflegt hast, dann kann der S-Verweis eine große Hilfe bei der Verarbeitung der Einzelbelege in Deinem Eingabeblatt sein.

Über diesen kannst Du jedem Beleg eine Kostenart zuordnen und automatisch wird dann in einer zweiten Spalte die dazugehörige Kostenartengruppe hinzugefügt. Egal, ob Du mit einer Formel arbeitest oder lieber manuell jede Information eintragen möchtest, in jedem Fall benötigst Du eine zweite Spalte „Kostenartengruppe“ in Deinem Eingabeblatt.

Achja, vielleicht macht es Dir auch Spaß, die Zuordnung der Kostenart zum Einzelbeleg über eine sog. DropDown-Liste umzusetzen. Dann mußt Du die Kostenart nicht mehr manuell jedes Mal eingeben, sondern kannst aus einer Liste einfach auswählen. Ich mach das gerne und häufig.

Fix oder variabel?

Wenn Du nun ohnehin schon jeden Beleg innerhalb Deines Eingabeblatts kurz durchgehst, dann macht es auch Sinn, gleichzeitig in einer Spalte festzuhalten, ob der Beleg eher zu den variablen oder zu den fixen Kosten Deines Unternehmens gehört. Schon hast Du eine sehr wichtige Auswertungsoption mehr!

Tag, Monat, Jahr?

Alle Einzelbelege werden ein konkretes Datum haben. Logisch. Aber ich bin mir sicher, dass Du nicht das gesamte Reporting auf Tagesebene aufsetzen möchtest. Oder etwa doch? J Wandel also mit einer Formel, das Datum einmal in den Monat und in das Jahr um. Nutz’ dazu unterschiedliche Spalten. Dann kannst Du bei Bedarf Deine Auswertung so einstellen, wie Du es gerade benötigst. Ist ganz einfach und kann unheimlich wertvoll sein.

Für wen?

Ich bin mir sicher, jetzt wird es einen Aufschrei geben. Vielleicht wirst Du mich nun sogar für abgedreht halten.

Aber das ist mir jetzt egal.

Ich sage:

Jedes Unternehmen benötigt eine Kostenstellenstruktur! Also auch Dein Unternehmen und dafür brauchst Du entsprechend wieder zwei zusätzliche Spalten, wo Du jeden Beleg einer Kostenstelle zuordnest. Ich empfehle Dir, direkt jeder Kostenstelle eine Kostenstellennummer und einen Kostenstellennamen zu geben. So ist Dein Eingabeblatt nicht nur für einfache Abfragen, sondern auch für den Ausbau Deiner Unternehmens-/Kostenstellenstruktur bestens vorbereitet. Dein  Unternehmen wird ja hoffentlich in Zukunft wachsen!

Kostenstellen für Kleinunternehmen und StartUPs?

Keine Sorge, Ich bin für Dich da.

Ich pflanze Dir keine fixen Ideen in den Kopf, ohne den Nährboden entsprechend vorzubereiten. Also, möchte ich meine Forderung nach einer Kostenstellenstruktur auch für Dein Unternehmen nicht einfach so stehen lassen.

Mir geht es ja auch nicht darum, dass Du direkt 38 Kostenstellen anlegen sollst. Je nach Unternehmenstyp und Deinem Geschäftsmodell reichen vielleicht schon 5 Kostenstellen aus. Bei der Gelegenheit: Interessiert Dich vielleicht die Antwort auf eine der folgenden Fragen:

• Wie viel Kosten verursacht die Verwaltung meines Unternehmens (sog. Overhead)?
• Wie viel kostet eigentlich die Produktion aller Produkte insgesamt?
• Welcher Bereich meines kleinen Unternehmens „verschlingt“ eigentlich das meiste Geld?

Auch diese Fragen ließen sich noch ausweiten, aber ich denke, Du verstehst was ich meine. Eine Kostenstellenstruktur hilft Dir Deine Kosten verursachungsgerecht zuzurechnen. Das heißt, Du ordnest in Deinem Eingabeblatt die Kosten der Verwaltung zu, wenn diese auch die entsprechende Leistung in Anspruch genommen hat. Gerade, wenn Du mal vor einer sog. Make-or-Buy-Entscheidung stehst, kann Dir diese Erkenntnis wertvolle Dienste leisten.

Bleiben wir doch ehrlich miteinander. Dein Ziel ist, möglichst viel Transparenz in die Kostenstruktur Deines KMUs zu bekommen. Richtig?

Dann solltest Du auch keinen Bogen um dieses Thema machen. Mit ein bisschen Gehirnschmalz versteckt sich hier eine Aussagekraft, die für Deinen Geschäftserfolg den Unterschied ausmachen kann. Versprochen!

Unverhofft, kommt oft!

Somit haben wir eigentlich alle wirklich notwendigen Informationen zusammen und Du kannst das  Eingabeblatt strukturieren und mit der Bearbeitung beginnen. Wenn Du meinem Vorschlag für Dein Eingabeblatt folgst und Deine Rechnungen entsprechend verarbeitest, wirst Du zwei Dinge feststellen:

1. Die Bearbeitung geht deutlich schneller als Du es jetzt befürchtest!
2. Es ist ein tolles Gefühl, wirklich alle Kosten direkt im Zugriff zu haben!

So ein einfaches Eingabeblatt zur Kostenerfassung ist eben ein echter Dosenöffner. Fast immer wird die Bedeutung einer gut durchdachten Vorarbeit unterschätzt. Und ich möchte Dir gar nicht zu nahe treten, aber ich bin sicher: Du tust es noch immer J

Aber wenn Du ein solches Blatt sauber aufgebaut hast, ermöglicht es Dir eine Flexibilität und Möglichkeiten, von denen Du heute noch nicht mal träumst. Also, probiere es einfach mal aus!

Und wie kommt jetzt Fleisch an den Knochen?

Naja, wenn Du das Eingabeblatt mit Deinen Daten und Zuordnungen gefüllt hast, dann kannst Du mit dem eigentlichen Reporting beginnen.

Auch hier empfehle ich Dir Dich von drei Fragen leiten zu lassen:

1. Für was wird in meinem Unternehmen das Geld ausgegeben?
2. Für welche Unternehmensbereiche wird in meinem KMU das Geld ausgeben?
3. Wie entwickeln sich die verschiedenen Unternehmensbereiche?

Du kannst natürlich noch deutlich spezifischer fragen, aber für den Anfang ist das sicher ein guter Einstieg.

Diese 3 Fragen kannst Du innerhalb einer Excel-Datei beantworten. Diese Excel-Datei kann dann zum Beispiel diese 5 Arbeitsblätter haben:

1. Stammdaten (Kostenarten, Kostenstellen etc.)
2. Eingabeblatt
3. Kostenartenrechnung, für die Antwort auf die Frage FÜR WAS wird in Deinem Unternehmen Geld ausgegeben?
4. Kostenartenverteilung auf Kostenstellen, für die Antwort auf die Frage FÜR WELCHE Unternehmensbereiche wird das Geld ausgegeben?
5. Kostenstellenrechnung, für die Antwort auf die Frage WIE ENTWICKELN sich die Unternehmensbereiche?

Arbeite bei Deinem Reporting unbedingt nach den eigenen Reportingstandards, die Du für Dein Unternehmen setzt. Unterschätze diesen Punkt nicht. Das ist keine Spielerei, sondern der kleine Unterschied, ob Dein Reporting einfach nur Informationen liefert oder Deinem Unternehmen zu mehr Erfolg verhilft.

Warum?

Weil es gelesen wird….

Fühlst Du Dich jetzt gut gerüstet und startest mit einem Kostenreporting? Hat Dir der Artikel dabei geholfen? Lass es mich unbedingt hier in den Kommentaren wissen. Ich freue mich darauf!

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht: