Mit Reportingstandards zu einem professionellen Reporting
Reportingstandards

Wie Du mit Reportingstandards ein professionelles Reporting aufbaust!

Dein Reporting kann entweder ein echter Papiertiger sein, oder es unterstützt Dich und Dein Business tatkräftig.

Was soll Dein Reporting für Dich tun?

Du möchtest einen Mehrwert aus Deinem Reporting haben?

Toll, dann lass uns keine Zeit verschwenden und gleich mit etwas Basis-Arbeit beginnen.

Ach übrigens: Wenn ich jetzt hier von Reporting rede, dann ist damit einerseits das Reporting gemeint, dass Du intern in Deinem Unternehmen verwendest. Aber dasselbe gilt für das Reporting, dass Du an Deinen Investor (Business Angel, Bank, etc.) übergibst.

Der Unterschied zwischen einem internen Reporting (für die interne Steuerung Deines StartUPs) und einem externen Reporting (für Deinen Kapitalgeber) ist nur der Zweck und die Inhalte. Die Spielregeln, wie Du den Report erstellst sind aber gleich.

Es gibt eine Basisfrage, die Du Dir bei jedem Report stellen solltest:

Was macht dieser Report für mein Business?

Dabei ist es völlig egal, ob Du mit Deinem StartUP noch in der Seed-Phase bist, Dein StartUP schon erfolgreich gestartet ist oder ob Dein Unternehmen längst am Markt etabliert ist (KMU).

Reportingstandard 1:
Dein Report ist Dein Orakel

Du setzt immer dann einen Report auf, wenn Du einen Sachverhalt genau analysieren möchtest oder die Entwicklung Deines Geschäfts genauer verfolgen möchtest. Du hast also eine klare Frage im Hinterkopf. Beantworte auch nur diese und versuche nicht zwingend mehrere Fragen zu beantworten. Wenn Du einen ganzen Themenkomplex (z.B. Kostenentwicklung  meines Unternehmens) untersuchst, dann kannst Du (Unter-) Fragen auch auf mehreren Reportingseiten beantworten. Aber fokussiere Dich stets!

Learning:  Jeder Report stellt Fragen und liefert Antworten!
Ein Report ist immer dann professionell, wenn er nicht nur wertvolle Inhalte anbietet, sondern diese müssen dann auch ansprechend und zielführend aufbereitet sein.

Es muss ein homogenes Gesamtbild entstehen, das konsequent auf die Bedürfnisse des Empfängers ausgerichtet ist. Dein Ziel sollte es sein Dein Reporting so aufzubauen, dass jeder in Deinem StartUP dieses leicht verstehen kann.

Der Unterschied zwischen einem guten und schlechten Report ist selten der Inhalt selbst. In den meisten Fällen ist der wertvolle Inhalte aber nicht leicht verdaulich aufbereitet.

Ein Report ist nichts anderes als ein Produkt, dass Du an Deine Kunden verkaufst. Nur dass Du diesen Bericht für Deine Kollegen und Dich selbst erstellst. Das Berichtswesen ist ein internes Produkt. Und JEDES Produkt möchte möglichst sexy sein. Vertrau mir!

Wenn Du im Controlling eines StartUPs oder  KMUs arbeitest, dann ist der Report Deine Visitenkarte. Genau wie Dein kleines Kärtchen, verteilst Du Deinen Report in Deinem Unternehmen und wartest auf Feedback.

Reportingstandard 2:
Mit Kopf und Fuss gemacht

Jeder Report hat eine Kopf- und eine Fusszeile. Die Nutzung dieser Zeilen ist grundsätzlich flexibel zu handhaben, aber innerhalb Deines Berichtswesens solltest Du immer nach dem gleichen Ansatz vorgehen.

Mein Vorschlag für die Kopfzeile:

Oben links: Das Unternehmenslogo und daneben die Überschrift (was erwartet den Leser des Reports?) zu dem Report.
Oben rechts: Datum, Name des Controllers, Speicherort der Datei (dann weiss auch der spontan vertretende Controller schnell, wo er die passende Datei findet) plus Seitenzahl x von y

Mein Vorschlag für die Fusszeile:

Links: Verweis auf besondere Vertraulichkeitsstufe (z. B. „Strictly Confidential“ oder „Streng vertraulich. Weitergabe nur nach Genehmigung durch XY

Rechts: Oberbegriff zum Reporting plus Wiederholung der Seitenzahl – ja, ich nutze die Fusszeile nur optional, aber wenn dann immer mit denselben Inhalten.

Learning: Kopf- und Fusszeilen gehören auf jeden Report

Reportingstandard 3:
Jetzt kommt Farbe ins Spiel

Jedes Reporting sollte unbedingt nach demselben Farbschema erstellt werden.

Das ist wirklich wichtig, um den Wiedererkennungswert zu steigern und das Vertrauen bei den Empfängern des Reports zu steigern.

Das Farbschema orientiert sich an den Farben des Unternehmenslogos. Dazu kann in Excel eine spezielle Farbpalette angelegt werden, die dann auch jeweils passende Farbvarianten in unterschiedlichen Abstufungen enthalten soll.

Nur so kann ein homogener und optisch immer wiederkehrender Gesamteindruck entstehen und Dein Reporting wirkt auf einen Schlag professioneller! Easy oder?

Learning: Der gekonnte Einsatz von Farben, macht Deinen Report professionell!

Reportingstandard 4:
Wir Menschen sind Gewohnheitstiere

Überleg Dir einmal, wie Deine Reports aussehen sollen. Also jetzt nicht nur das Layout, sondern auch die Struktur. Dann definiere Standardvorlagen für die einzelnen „Reporting-Gruppen“.

Damit meine ich, dass Darstellungen in Form einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Bilanz oder Kostenarten- bzw. Kostenstellenrechnung immer in derselben Struktur erfolgen. Leg‘ also z.B. im Vorfeld fest, welche und wieviel Vergleichsperioden Du darstellen möchtest.

Gibt es so etwas, wie eine Ergebnisspalte /-zeile? Dann bestimme welche Hintergrundfarbe diese haben soll. Wichtig ist hier, dass sie auffällt. Es muss dem Leser auf den ersten Blick klar sein,  das diese Zeile/Spalte ein Highlight für ihn bereit hält.

Gemeinsam mit einer schönen Farbgebung (Standard 3) kannst Du auf diese Weise den Leser Deines Reports fernsteuern. Du lenkst automatisch den Blick auf die Werte, die besonders wichtig sind. Dein Leser freut sich, weil ihm das Verstehen des Reports leicht fällt (über so etwas freuen wir Menschen uns immer!) und Du stellst sicher, dass die wichtigsten Zahlen Deines Reports nicht überlesen werden.

Und weil Du Deine Reports alle „gleichartig“ aufbaust, wird dieser Effekt mit der Zeit immer weiter verstärkt. Genial oder?

Learning: Nutze für gleichartige Reports IMMER dieselbe Grundstruktur!

Reportingstandards

Foto von; Khakimullin (bigstockphoto.com)

Ja, diese 4 Reportingstandards zu definieren ist harte Arbeit, die erst einmal auch Zeit kostet.

Aber hey, bitte übersieh jetzt  nicht, dass es sich im Wesentlichen um einen einmaligen Zeitaufwand handelt. Sind die Standards einmal gesetzt, kannst Du immer wieder auf die Vorlagen zurückgreifen.

Ich habe jedenfalls die Erfahrung gemacht, dass sich diese Standards extrem lohnen und im Tagesgeschäft keine nennenswerte Zeit verschlingen – wir Controller müssen damit halt auch nur arbeiten WOLLEN.   Aber es lohnt sich, denn im Ergebnis wird  Dein Reporting sofort sehr professionell und glaubwürdig aussehen.

Wenn Du jetzt noch nicht überzeugt bist, dass solche Standards auch in Deinem StartUP und KMU sinnvoll sind, dann habe ich noch etwas für Dich:

Nimm mal an, Du befolgst diese 4 Standards. Und jetzt überleg doch mal:

Kannst Du Dir vorstellen, dass sich im Kopf des Empfängers unbewusst folgender Satz einnisten wird:

Wer so viel Mühe in einen Report steckt, der selbst höheren optischen Ansprüchen genügt, der wird auch den Inhalt richtig aufarbeiten“.

Nein? Du sollst doch nicht lügen! 🙂

Klaro, ist das so. Wir Menschen können gar nicht anders. Kaum ist etwas hübsch verpackt, wollen wir glauben, dass der Inhalt auch besonders wertvoll ist.

Aber hey, es geht uns natürlich nicht ausschließlich um die Optik: Wie im echten Leben, muss der Inhalt natürlich auch stimmen. Du darfst also niemals die Sorgfalt bei der inhaltlichen Aufbereitung der Zahlen und Daten vernachlässigen. Wenn Deine Reports fehlerhaft sind, dann wird Dir auch das beste Layout nicht weiterhelfen.

Wenn aber sowohl Inhalt als auch Layout passen, dann wirst Du schnell merken, wie die Wertschätzung  für Dein Reporting und in der Folge auch für Deine Controllingleistung im Allgemeinen steigen wird.

Hast Du eigentlich schon Erfahrungen mit Reportingstandards? Wie denkst Du über die Bedeutung der Optik für einen Controlling-Bericht? Hat Dir der Artikel gefallen?

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht:

Ein 5-Sterne Controlling macht Dein Business erfolgreich!

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