Es gibt Unternehmer, die scheinen permanent auf der Suche nach irgendeinem goldenen Erfolgsgeheimnis zu sein. Wenn ich mit solchen Unternehmern dann mal zusammenstehe, beispielsweise bei einem Feierabendbierchen, dann gucken diese mir irgendwann in die Augen und sagen:
„Mensch Jörg, du triffst doch auf so viele Unternehmer und redest mit denen, da sind doch bestimmt auch viele richtig erfolgreiche dabei? War da nicht schon mal der eine oder andere dabei, der dir ein richtiges Erfolgsgeheimnis verraten hat, das du mir jetzt vielleicht mitgeben könntest?“
Ich lächle da meistens so leicht süffisant zurück, schaue ihn an und antworte eigentlich immer gleich:
Haben erfolgreiche Unternehmer ein Geheimnis?
Was also verrate ich, oder was sage ich wohl den Unternehmern? Na ja, im Wesentlichen sage ich: „Nein, ich kenne kein Erfolgsgeheimnis und ehrlich gesagt, ich frage auch gar nicht erst nach einem solchen Erfolgsgeheimnis.“
Warum?
Na ja, weil ich davon überzeugt bin, dass es ein solches Erfolgsgeheimnis gar nicht gibt.
Erfolgsgeheimnisse finden im Sport ihren Platz. Oder die finden auch bei irgendwelchen Spielen ihren Platz.
Warum?
Weil dort die Rahmenbedingungen über Jahre, teilweise sogar über Jahrzehnte stabil sind, sie verändern sich einfach nicht. Im Business hingegen verändern sich die Rahmenbedingungen je nach Branche teilweise sogar permanent. Wie soll es da ein Geheimnis geben, das dauerhaften Erfolg, egal unter welchen Rahmenbedingungen, ermöglicht oder sogar garantiert?
Ich glaube da nicht dran. Das wäre für mich fast so ein bisschen wie Voodoo-Zauber und ganz ehrlich, das ist nicht meine Welt.
Wonach ich aber sehr wohl und sehr gerne auch frage, sind die Erfolgsprinzipien.
Die Prinzipien hinter dem Erfolg
Was sind die kleinen Life Hacks eines erfolgreichen Unternehmers? Womit arbeitete er und was macht ihn wirklich erfolgreich? Wie hat er es geschafft?
Da lassen so einige Unternehmer ein Muster erkennen und dieses Muster möchte ich Dir heute mitgeben. Lass uns mit den Finanz-Tools anfangen, mit denen all diese Unternehmer wirklich regelmäßig arbeiten.
Tools oder Instrumente für den Geschäftserfolg
Da ist zum einen die GuV als Ergebnisrechnung.
Für Dich als Selbstständiger ist es vielleicht jetzt gerade noch die BWA, aber bitte natürlich nicht die BWA out of the box, sondern wenn du mit einer BWA arbeitest, dann bitte mit einer BWA, die auch im Monatsergebnis zuverlässige Ergebnisse zeigt. Das ist bei weitem nicht bei jeder BWA der Fall.
Falls du Dich jetzt so ein bisschen wunderst und gar nicht weißt, wovon ich rede, dann empfehle ich dir Folge 6 von diesem Crashkurs. Da erkläre ich dir, warum viele BWAs schlicht und ergreifend für die Tonne sind.
Jedenfalls diese erfolgreichen Unternehmer, die arbeiten jeden Monat im Rahmen ihrer monatlichen Finanz-Session intensiv mit ihrer BWA oder GuV.
Dann nehmen Sie noch zusätzlich die Bilanz hervor und schauen sich an, wie hat sich das Vermögen entwickelt, wie hat sich das Kapital entwickelt, also Eigenkapital, Fremdkapital? Was ist dazugekommen, was ist passiert? Wie viel des Vermögens hat wie viel Umsätze produziert und wie viel Gewinn ist dann dabei herausgekommen?
Du erinnerst Dich an das Trio der Magie, das ich dir auch vorgestellt habe.
Im nächsten Schritt werfen sie einen Blick darauf, wie viel von dem Gewinn ist wirklich auf dem Konto gelandet? Der operative Cashflow ist also ihr 3. Instrument.
Und dann haben sie noch ihre Kennzahlen, die sie sich genau angucken. Der eine hat 2, der andere hat 3. Manche haben vielleicht auch vier oder fünf Kennzahlen. Ich empfehle dir 3 bis 5 Top-Kennzahlen, die wirklich zu deiner Vision passen. Wie du das machst, haben wir in Folge 9 schon besprochen.
Das sind so die Tools, mit denen arbeiten tatsächlich diese erfolgreichenUnternehmer, und zwar mindestens im Rahmen ihrer monatlichen Finanzen-Session.
Die monatliche Finanzsession
Es hängt natürlich auch alles ein bisschen mit der Unternehmensgröße zusammen, wie ausgeprägt eine solche Toolbox sein sollte und wie häufig Du Dich mit Deinen Zahlen und den Instrumenten beschäftigen solltest. Je größer so ein Unternehmen wird, desto umfangreicher werden die Analysemöglichkeiten und auch die Details werden immer mehr. Nur logisch, dass es dann auch aufwendiger und zeitintensiver wird.
Für Dich als Selbstständigen reicht es definitiv, wenn Du Dir einmal pro Monat einen entsprechenden Zeitblock in Deinem Kalender reservierst, um Dich intensiv mit Deinen Zahlen zu beschäftigen.
Aber weniger sollte es dann auch nicht sein.
So nutzt Du die Instrumente richtig
Was machen die wirklich erfolgreichen Unternehmer denn jetzt mit den Zahlen, wenn sie diese Instrumente vor sich haben?
Na ja, auf der einen Seite gucken sie sich an, wie haben sich die Ist-Zahlen im Vergleich zum Plan entwickelt. Sie haben alle einen Finanzplan, wo sie genau festgelegt haben, wo sie hinwollen. Da ist auch viel Schweiß und Liebe reingeflossen.
Den Plan „challengen“ sie jetzt mit den Ist-Ergebnissen und prüfen, ob sich etwas ganz anders entwickelt als im Vorfeld eigentlich gedacht. Und sie prüfen direkt auch, warum das so ist.
Denn die Frage nach dem Warum ist die eigentlich entscheidende Frage.
Warum hat sich das anders entwickelt?
Die gleiche Frage stellen sie dann beim Zeitreihenvergleich, wenn sie sich also das Vorjahr im Vergleich zu den aktuellen Ist-Zahlen angucken. Was hat sich verändert und warum hat sich etwas verändert? Ich kann mir vorstellen, gerade wenn Du vielleicht noch nicht ganz so geübt im Umgang mit Zahlen bist, denkst Du:
„Boah, alter Falter, das ist aber ganz schön viel Arbeit, was ich da machen soll, weiß ich gar nicht, wo ich das noch unterbringen soll.“
Da möchte ich Dich so ein bisschen beruhigen. Das ist nämlich vor allen Dingen eine Frage des Workflows.
Der richtige Workflow ist das eigentliche Erfolgsgeheimnis
Wenn Du für Dich einen Workflow gefunden hast, der wirklich zu Dir, zu Deinem Business und zu Deiner Unternehmensgröße passt, dann ist das halb so wild alles.
Es fängt dann damit an, wie du mit den Rechnungen umgehst, die täglich bei Dir auflaufen.
Schritt 1: Deine Eingangsrechnungen
Ich empfehle Dir, dass Du diese Rechnungen digitalisiert. Das heißt:
- Scanne sie mit einer App auf Deinem Smartphone ab,
- nimm einen Dokumenten-Scanner oder von mir aus auch
- einen Mehrfach-Scanner, so ein Multifunktionsgerät
und scanne damit die Belege zu einem digitalen Dokument.
Lege die Dateien dann einfach nur in einen Ordner und benenne sie nach einem von Dir im Vorfeld festgelegten Muster.
Mehr brauchst Du in der täglichen Arbeit gar nicht machen. Dafür wirst Du i.d.R. nicht länger als 2 bis 5 Minuten benötigen.
Schritt 2: Upload & Zuordnung
Dann guckst Du Dir einmal in der Woche diesen Ordner an und nimmst die Belege und ordnest sie in Deiner Buchhaltungssoftware dann den Kategorien zu, die Du dort hinterlegt hast.
Das geht auch relativ schnell, in 10 Minuten bist Du da meistens mit durch.
Das ist wirklich keine Hexerei.
Schritt 3: Feinschliff in der monatlichen Finanzsession
Dann hast Du aber für Deine monatliche Finanz-Session, die ich Dir unbedingt ans Herz lege, schon viel Vorarbeit geleistet und kannst Dich auf die Analyse auch fokussieren.
Da kannst Du Dir Deine Ergebnisberichte angucken, kannst reinschauen und stellst dann die Plan-Vergleiche an, die Vorjahres-Ist-Vergleiche, an und stellst Dir diese Fragen:
- Warum haben sich die Zahlen so entwickelt?
- Ist das logisch für mich?
- Verstehe ich das?
Oder ist da irgendetwas, wo Du sagst; Hmm, eigentlich passt das nicht?
Wenn Du dann feststellst, dass die Ist-Zahlen völlig aus dem Ruder laufen, dann kann es unterschiedliche Gründe haben und es kann darin münden, dass Du da mal sagst: Okay, ich müsste vielleicht mal über die Planung noch mal nachdenken. Da hat sich jetzt doch so viel ergeben, was ich gar nicht ahnen konnte. Deswegen passen meine Plan-Daten nicht mehr.
Natürlich gibt es nicht nur negative, sondern auch positive Abweichungen, die eine Überarbeitung des ursprünglichen Finanzplans begründen können. Oder Du stellst irgendwann fest, dass Du Dein Business doch in eine andere Richtung entwickeln und deshalb Deine Strategie anpassen möchtest.
Dann darfst Du da natürlich auch nochmal mit Dir in Klausur gehen, wie man so schön sagt, und nochmal ein bisschen Zeit in eine separate Strategie-Session investieren. Hier passt Du dann Strategie und Planung so an, dass Du darauf dann in den nächsten Monaten aufbauen kannst.
Für diese monatliche Finanz-Session plane ich gerne 2 Stunden pro Monat ein. Das reicht und in aller Regel brauche ich die auch gar nicht.
Viele kleinere Unternehmen kommen damit auch ganz gut klar.
So könnte auch für Dich ein 3-stufiger & digitaler Workflow aussehen, der Dir helfen wird, Deine Zahlen im Griff zu behalten.
Vielleicht bist Du auch nicht der papierlose Typ, sondern möchtest lieber mit Papier arbeiten, möchtest lieber einen Beleg in den Händen halten, dann überlege Dir da was. Lehne Dich gerne an meinen digitalen Workflow an und überlege, wie Deine Belege vielleicht sinnvollerweise von Ordner zu Ordner, oder innerhalb eines Ordners, von „Lasche zu Lasche“ wandern können.
Stell Dir nur einen klaren Workflow bereit, an den Du Dich auch hältst und mit dem Du gerne arbeitest.
Ich glaube, der entscheidende Punkt für einen funktionierenden Workflow ist, dass Du ein Stück weit Spaß an der Arbeit hast (ohne das Wort jetzt überstrapazieren zu wollen).
Aber wenn Du den Workflow schon nicht magst, dann machst Du es erst recht nicht.
Jetzt möchte ich Dir gerne als glorreichen Abschluss des Crashkurses 5 Tipps mitgeben, wie Du Dein Business von heute auf morgen wirklich erfolgreicher machen kannst, nur weil Du ähnlich handelst, wie viele erfolgreiche Unternehmer.
Die 5 leicht umsetzbaren Tipps für ein erfolgreiches Business
Tipp 1:
Setze Dir einen Termin
Mache mit Dir einen Termin in Deinen Kalender, bei dem Du jedes Jahr alle nicht benötigten Abos konsequent kündigst.
Dabei hilft Dir eine Vertragsübersicht, die Du in Excel für Dich erstellen kannst, dazu gibt es im regulären Podcast in Folge 13 eine separate Folge, wo ich Dir erkläre, was eine Vertragsübersicht ist, was da reingehört und wie Du damit arbeiten solltest.
Jedenfalls wirst Du dort als Ergebnis haben, dass Du all die Verträge, all die Abos auf einem Schlag siehst, die Du wirklich nicht mehr brauchst, die einfach nur da sind, weil Du sie irgendwann gebraucht hast vielleicht, aber jetzt ist der Sinn halt weg.
Dann kannst Du sie kündigen, Du vergisst es nicht mehr.
Tipp 2:
Zahle Deine Rechnungen zu einem festgelegten Termin
Ich mache es nur noch zweimal im Monat. Denn ich zahle meine Rechnung grundsätzlich am 10. und am 25. im Monat. Grundsätzlich.
Das kommt in aller Regel immer wunderbar hin, ist gar kein Problem. Ich kenne aber auch viele Fälle, die mögen es lieber, einmal in der Woche zu zahlen. Das ist auch okay, aber dann zahle alle Rechnungen im Block, Batching heißt das glaube ich, und spare Dir damit die Zeit und Energie.
Dadurch, dass Du gleichartige Arbeiten im Bündel erledigst, geht es schneller und Du sparst Zeit und Energie. Und das ist dann für Dich als Unternehmer auch Geld.
Wenn du Zahlungsziele wirklich ausnutzt und das tue ich mit den 2 Wochen natürlich ziemlich extrem, dann hast Du auch einen leichten Zinseffekt. Okay, das ist jetzt mehr so für die Mathematiker unter uns, weil so große Beträge bewegen wir natürlich nicht.
Aber trotzdem soll er erwähnt sein.
Tipp 3:
Fokussiere Dich auf Deine einkommensproduzierenden Massnahmen
Viel spannender, in Euros gesprochen, sind natürlich Deine einkommensproduzierenden Aufgaben. Wenn Du dich nämlich auf diese fokussierst und wirklich sagst, okay, das ist der Kernteil meiner Arbeit, dann wirst du Dein Business nach vorne treiben.
Was meine ich damit eigentlich genau?
Na ja, mir ist es wichtig, dass Du den Mehrwert Deiner Kunden im Fokus hast und weder ins Micro-Management oder in den Perfektionismus verfällst.
Das ist übrigens für mich selbst immer ein riesengroßes Thema. Wie oft passiert es, dass eigentlich ein Produkt schon so gut wie fertig ist und dann kommt da noch eine Schleife hin, hier noch ein paar karierte Maiglöckchen.
Ich denke dann: „Ja okay, das dauert nochmal zwei Tage, aber dann ist es alles ein bisschen schöner.“
Fuck off!
Denn wenn ich diese Dinge bei meinen Kunden anspreche, dann spiegeln diese mir häufig wieder, dass diese optischen Dinge eigentlich ziemlich egal sind. Aber ich habe mich dann da wieder tagelang aufgehalten.
Also insofern kann ich Dich da nur ermutigen, versuche den Perfektionismus so gut es geht hintenanzustellen.
Konzentriere Dich auf den echten Mehrwert für Deine Kunden.
Da wirst Du merken, Dein Business wird es Dir danken.
Tipp Nummer 4: Bilde Rücklagen
Ein ganz wichtiger Punkt für ruhige Nächte und für ein einfach sicheres Gefühl ist es, zu jeder Zeit genügend Rücklagen zu haben.
Bilde Rücklagen z.B. für Steuern, die so fürchterlich easy zu berechnen sind. Also relativ.
Bitte dran denken, Rücklagen müssen nicht Cent-genau sein, sie müssen auch nicht auf 50 oder 100 Euro genau sein, sie müssen in etwa passen. Es geht bei Rücklagen nur immer darum, dass Dich der Betrag nicht komplett aus den Socken haut. Ob der jetzt 100 Euro mehr, oder weniger ist, das wird für uns Unternehmer am Ende egal sein. Auf dem Level ist das super easy machbar. Und Du hast auf jeden Fall „für den großen Batzen“ den Betrag auf einem Konto liegen.
Lege dafür gerne ein Steuer-Konto an, wo Du Deine Rücklage für Umsatzsteuer, Einkommensteuer und auch Gewerbesteuer, wenn Du entsprechend welche zahlst, eben hinterlegst.
Das Gleiche gilt für Deine Krankenkassenbeiträge, die Du eventuell auch unregelmäßig bezahlst. Gerade wenn Ddu am Anfang von Deinem Business stehst, dann hast Du vielleicht eine Schätzung und Dich grob auf einen Betrag mit Deiner Krankenkasse geeinigt. Es ist eine gute Idee, diesen immer exakt auszurechnen und den Differenzbetrag zurückzulegen.
Du kannst auch mit Deiner Krankenkasse unterjährig reden und den Betrag anpassen. Jedenfalls geh von Deinem Gewinn aus und lass Dir genau von Deiner Krankenkasse ausrechnen, welchen Betrag sie von Dir haben wollen.
Ein ganz schöner und wichtiger Punkt sind Investitionsrücklagen.
Wir haben in Folge 4 über Abschreibungen gesprochen, die die Wertabnutzung so ein bisschen bilanziell und buchhalterisch auffangen.
Wichtig ist doch, dass hatte ich Dir da auch gesagt, dass diese Abnutzung eigentlich eine Rücklage hervorrufen sollte, die Du gleichzeitig bildest.
Also in Höhe der Abschreibungen solltest du eine Rücklage bilden, die Dir dann möglicht, auch jederzeit die Investition wieder neu zu tätigen, wenn das Gerät, das Du dort abgeschrieben hast, beispielsweise Deinen Computer, oder Dein Auto, oder Deine Büro- und Geschäftsausstattung, wenn Du die abgenutzt hast und sie wertmäßig auf null runtergeschrieben, dass Du Dir was Neues kaufen kannst, wenn Du denn möchtest, dass die Kohle da auf dem Konto liegt.
Das ist soooo wichtig.
Wenn Du ein stark wachsendes Business hast, möchte ich Dir hier noch mitgeben, dann reicht vielleicht die Abschreibungsrate nicht aus, weil Du vielleicht am Anfang etwas weniger investiert hast und das wird in Zukunft ein bisschen mehr steigen.
Deswegen empfehle ich Dir da einen Prozentsatz, vom Umsatz beispielsweise, zu nehmen und den fest wegzulegen, beispielsweise 5 Prozent, jetzt mal einfach so ins Blaue geschossen.
Das ist von Unternehmen zu Unternehmen auch ein bisschen unterschiedlich.
Eine letzte Rücklage, die ich zumindest kurz erwähnen möchte, ist zwar eine private, aber die ist super wichtig, das ist natürlich die Altersvorsorge.
Gerade wenn Du jetzt Selbstständiger bist, denke an Deine Altersvorsorge.
Tipp Nr. 5: Zahle Dir niemals zu viel aus
Zahl Dir niemals mehr aus als Dein Business wirklich vertragen kann.
Eine Privatentnahme kannst Du nur machen, wenn Du vom Gewinn Deine Rücklagen, die Du bildest, abgezogen hast und Deine Sozialabgaben abgezogen hast.
Alles, was dann überbleibt, das kannst Du wirklich für Dich privat verwenden.
Aber niemals mehr.
Aber achte darauf, Du bist Unternehmer und hast eine Verantwortung nicht nur Dir persönlich, sondern auch Deinem Business gegenüber.
Achte darauf, dass du Deinem Unternehmen so viel Geld lässt, dass es selbst wachsen kann. Es ist ein Wirtschaftsobjekt, das sich entwickeln darf, das auch mal für Rückschläge gewappnet sein darf.
Das ist mir wirklich ein wichtiger Punkt.
Deswegen habe ich diesen auch an das Ende dieser Folge gestellt.
bleib' erfolgreich!
Jörg Roos
Für Selbstständige & Geschäftsführer mache ich Finanzen einfach, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen und so unternehmerisch gesund wachsen können.
Last Updated on 2. Mai 2022 by Jörg