Vertragsübersicht: So verschenkst Du ab heute garantiert keinen Cent mehr

Die andere Sicht auf Deine Kosten

Was für den Sportler das Training ist, das ist – zumindest in gewisser Weise – der Kostenblock für Dein Business.

Je besser die Kosten und die Kostenstruktur auf Dich und Dein Business abgestimmt sind, desto größer werden Deine Erfolge sein.

Kosten werden von vielen Selbstständigen und Unternehmern mit etwas Negativem verbunden. Irgendwie liegt das ja auch nahe, denn vordergründig betrachtet, schmälern die Kosten mal vor allem unseren Gewinn.

Und das ist nun mal negativ.

ABER, versuch es doch mal so:

Wenn Kosten wirklich negativ wären, dann wäre ein Business ohne Kosten ja eigentlich das perfekte Business. Klar, das klingt verlockend, aber gibt es das denn auch?

Nope.

Also, dürfen wir die Kosten zumindest akzeptieren. Sie gehören dazu. Es macht gar keinen Sinn danach zu streben Kosten gänzlich zu vermeiden.

Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter.

Es macht keinen Sinn, Zeit und Energie in die Vermeidung von Kosten zu investieren. Was jedoch Sinn macht, ist wenn Du Dich mit einer intelligenten Kostenstruktur beschäftigst. Sehe Deine Kosten doch mal als eine Art Motor für Dein Business an.

Schmierstoffe und Verschleißerscheinungen im Business-Motor

Für den Sportler ist der eigene Körper eine Art Motor. Der Profi achtet sehr genau darauf, was er seinem Körper zuführt und wie er ihn pflegt. Der Sportler achtet auf seine Ernährung und seine Regenerationseinheiten. Sogar bei einem Auto wählen wir vielleicht ein hochwertiges Motoröl und den etwas hochwertigen Kraftstoff.

In der Regel wird, zumindest beim Profi-Sportler, alles dokumentiert, um Leistungsergebnisse besser analysieren zu können.

Und wie machst Du das in Deinem Business?

Auch da solltest Du auf den richtigen Umgang mit Deinen Kosten achten und eine gesunde Kostenstruktur einhalten.

Der richtige Umgang mit Deinen Kosten

Vor allem meine ich damit den bewussten Umgang mit Deinen Kosten. Ich möchte, dass Du zu jeder Zeit weißt, welche Kosten Du für Dein Business hast und WARUM Du diese hast.

Dazu ist es wichtig, den Unterschied zwischen Kosten und Investitionen zu kennen. (Wenn Du Dir hier mit den Begriffen unsicher bist, dann schau doch mal in meinem Podcast Folge 03 vorbei. Da habe ich den Unterschied erklärt.)

Eine gesunde Kostenstruktur

Hier ist mir vor allem das Verhältnis von fixen und variablen Kosten wichtig.

Fixe Kosten sind dabei die „gefährlichen“ Kosten. Denn hinter diesen Kosten steht ein Vertrag, den Du nicht monatlich kündigen hast. Du bist also noch länger an einen Vertrag gebunden und wirst diese Kosten so schnell nicht los.

Auch fixe Kosten sind nicht per se „böse“, aber sie sind eben gefährlich. Wenn Dein Business von heute auf morgen einbricht, weil irgendwo auf der Welt irgendwas Schlimmes passiert, dann bleiben Dir diese Kosten erhalten. Ob Du magst oder nicht.

Deshalb ist es die Kunst hier die richtigen Kosten auszuwählen und zu jederzeit den Überblick zu behalten. Denn viel Geld und somit Gewinn wird verschenkt, weil Verträge weiterlaufen, obwohl der Gegenwert gar nicht mehr benötigt wird.

Und genau das soll Dir spätestens ab jetzt nicht mehr passieren.

Deshalb verrate ich Dir jetzt:

Wie Du eine Vertragsübersicht in Excel anlegst, die wirklich weiterhilft

Eine Vertragsübersicht ist zunächst mal ein einfaches Arbeitsblatt in Excel, oder auch in jedem anderem Kalkulationsprogramm, wie Numbers, Libre Office, Open Office, etc.

In diesem Arbeitsblatt wirst Du jeden Vertrag aufführen, den Du nicht innerhalb weniger Tage wieder kündigen kannst. Es besteht also eine Vertragsbindung für die nächsten Monate.

Ich empfehle Dir Deine Vertragsübersicht in 15 Spalten aufzuteilen. Folgende Reihenfolge bietet sich nach meiner Erfahrung an:

• Ordnungsnummer
• Vertragspartner
• Ansprechpartner mit eMail / Telefonnummer
• Vertragsnummer
• Deine Kundennummer beim Vertragspartner
• Datum des Vertragsabschlusses
• Zahlbetrag
• Zahlrhythmus
• Konto / Kontogruppe, wo der Betrag in Deiner GuV/BWA gebucht wird
• Zahlbetrag umgerechnet auf Monatsbetrag
• Zahlbetrag umgerechnet auf Quartalsbetrag
• Zahlbetrag umgerechnet auf jahresbetrag
• Datum, wann Kündigung frühestens möglich
• Kündigungsfrist
• Notizen zum Vertrag (hier kannst Du festhalten, wie Du zum Vertrag stehst, wie Du damit umgehen möchtest, etc)

Natürlich ist diese Struktur für Deine Vertragsübersicht nicht zwingend einzuhalten und es wären noch deutlich mehr Spalten und Informationen sicher denkbar. Bei mir hat sich diese Struktur bewährt und ich möchte Dir raten, erst Mal damit zu beginnen und nicht direkt weitere Spalten hinzufügen.

Bedenke: Bei der Erstanlage sind wir häufig sehr stolz, dass wir uns um das Thema kümmern und verfallen dann fast in eine Art „Euphorie“.

Kennst Du das?

Jedenfalls wollen wir es dann besonders gut machen und basteln die eierlegende Wollmilchsau. Mit lila Punkten. Und einem Herzchen in der Mitte! ?

Der Pflegeaufwand soll jedoch auch im hektischen Alltag begrenzt bleiben. Daher fokussiere Dich auf die wesentlichen Infos.

Zwei Tipps für ein einfaches Arbeiten mit der Vertragsübersicht

• Nutze Autofilter
  Das sind diese kleinen ausklappbaren Felder, wo Du Kriterien auswählen kannst. Baue diese Autofilter jeweils in den Tabellenkopf ein, also in die Zeile, wo Du die Spaltenüberschriften einpflegst. Dadurch kannst Du schnell und einfach mit der Tabelle spielen und Deine Verträge leichter analysieren.
• Baue Summen ein
  Über jede Spalte (ja ich meine ausnahmsweise wirklich mal über die Spalte) baue bitte eine Summe ein. Also Zahlbetrag, sowie umgerechnet je Monat/Quartal/Jahr). Je nachdem welche Summenformel Du benutzt, aktualisieren die Summenwerte mit den benutzten Filtern, die ich Dir als ersten Tipp mitgegeben habe.

Auf diese Weise erhältst Du mit sehr einfachen Mitteln eine Transparenz, die nur wenige Selbstständige und Unternehmer haben.

Du kannst zu jeder Zeit genau sagen:

• wie hoch Deine Fixkosten sind (absolut in EUR und auch als %-Anteil vom Umsatz / den Gesamtkosten)
• kannst Deine Verträge per Knopfdruck nach Kündigungsfrist oder frühestem Kündigungszeitpunkt sortieren
• Verpasst nie wieder, einen Vertrag zu kündigen, den Du eigentlich sowieso nicht mehr brauchst.

Das ist doch mega, oder?