Überlebenswichtig! Bringt doch nichts! Hab ich auch schon versucht.  Welcher dieser drei Gedanken schießt Dir als Erstes durch den Kopf, wenn Du das Wort „ToDo-Liste “ hörst?

Eigentlich ist es doch ganz einfach und logisch. Gerade als Unternehmer kannst Du ruhiger schlafen, wenn Du weißt, dass Du alle Aufgaben zumindest irgendwo aufgeschrieben hast!

Es macht Sinn, alle ToDos irgendwo zu sammeln und diese dann der Reihe nach abzuarbeiten. Als Controller neige ich sowieso dazu alles planen zu wollen und liebe es eine Struktur in meine Themen zu bekommen.

Also, ist doch die ToDo-Liste das ideale Controller-Werkzeug. Leider sieht es in der Realität häufig etwas anders aus. Ich kenne relativ viele, die zwar damit beginnen eine solche Liste zu erstellen, aber nur die Wenigsten arbeiten dauerhaft und konsequent mit ihrer Aufgabenliste. Ganz still und heimlich sinkt dann die Wertigkeit dieser Liste, bevor sie irgendwann ganz in Vergessenheit gerät – zumindest bis der Strukturierungswahn wieder zuschlägt…..

Kennst Du das auch?

Insofern bin ich sehr dankbar, dass Peer Wanninger von Selbständig-im-Netz.de zu einer Blogparade aufgerufen hat, an der ich mich mit diesem Artikel gerne beteilige.

• Warum solltest Du als Unternehmer auf jeden Fall eine ToDo-Liste führen?
• Warum sind die ToDo-Listen von vielen Menschen nicht mehr als ein Alibi, für eine strukturierte Arbeitsweise?
• Was ist das Erfolgsgeheimnis einer funktionierenden ToDo-Liste, mit der Du auch wirklich immer arbeitest?

Das sind die Fragen, die wir beide jetzt zusammen angehen.

Bereit?

Gut, legen wir los.

ToDo-Liste als Männerspielzeug

Es ist ja nicht so, als ob ich die „Lebensphasen“ einer ToDo-Liste nicht schon selbst zig-fach erlebt hätte. Ich kann es gar nicht mehr zählen, wie oft ich eine solche Liste begonnen und vernachlässigt habe. Das änderte sich erst, als ich vor ca. 7 Jahren das erste Mal darüber nachgedacht habe, warum ich überhaupt immer wieder mit einer solchen ToDo-Liste beginne.

Was soll mir das wirklich bringen?

Bis dahin, hatte ich es mit Zetteln, Filofax, Palm (Kannst Du Dich noch an die Geräte erinnern?) und auch Outlook versucht. Sogar eine Excel-Liste war irgendwann mal dabei. Es gab auch eine längere Phase, wo ich mir einbildete mein Gehirn damit zu trainieren, weil ich alles im Kopf behalten würde. Wahrscheinlich ist das irgendsoein typisches Männer-Ding, mit dem ich mir und auch meinem Umfeld zeigen wollte, was ich für ein toller Hecht sei.

Egal, rückblickend betrachtet war das jedenfalls Bullshit – zumindest für mich. Warum?

Hier gab es für mich zwei Alternativen. Entweder ich hatte irgendeinen Fehler in meinem „System“ oder ich war einfach nicht für ToDo-Listen gemacht.

Cordula Nußbaum übrigens nennt Menschen, die sich nicht in so ein System pressen lassen bzw. mit einem klassischen ToDo-Listensystem arbeiten wollen, kreative Chaoten. Gott sei Dank, liefert Sie in ihrer Glüxxfactory, für den Fall der Fälle, auch eine passende Lösung, mit Ihrer „reisenden ToDo-Liste„.  Vielleicht zählst Du Dich ja auch eher zu den kreativen Chaoten, dann schau Dir das mal an.

Für mich kam ich jedenfalls zu dem Schluss, dass ich zu den strukturiert denkenden Menschen gehöre und mein ToDo-Listen-Ansatz nichts taugte. Es passte nicht zu mir!

Die ToDo-Liste als Parkplatz

Als Controller mit Leidenschaft habe ich nicht nur im beruflichen Kontext den Anspruch stets genau zu wissen, was ich alles erledigen möchte. Ich möchte meine Themen auch strukturieren können. Ich erachte es heute als wichtig, dass ich mir eben nicht alles merken muss.

Dafür habe ich ein „System“ in der Hinterhand, in dem ALLES steht, was ich mir irgendwann mal vorgenommen habe. Das gibt mir Freiraum für neue Ideen, es gibt mir die Möglichkeit dasselbe Problem aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten und es hält mich neugierig für Neues. Diese Neugier ist wichtig, denn das Business entwickelt sich so schnell und kontinuierlich weiter, dass ich es mir gar nicht leisten kann nicht ständig dazuzulernen.

Wie sonst will ich mich mit den diversen Fachbereichen auf Augenhöhe austauschen können? Dazulernen bedeutet neue Informationen zu verarbeiten.

Wenn Du Dir mal ein großes Gefäß vorstellst, dass Du mit Wasser befüllst, dann ist Dir sofort klar, dass auch das größte Gefäß irgendwann voll ist. Das Wasser wird überschwappen, wenn Du nicht rechtzeitig aufhörst immer mehr in das Gefäß zu füllen. Oder Du nutzt eben immer wieder zwischendrin andere Gefäße für das neue Wasser, um zu „parken“.

Nun ersetz mal das Gefäß durch Dein Gehirn und das Wasser durch neue Informationen/Aufgaben, dann weißt Du, warum Du unbedingt einen „Parkplatz“ für Deine Aufgaben haben sollten. Wenn nicht, darfst Du Dich irgendwann mit Burn-Out und Co. beschäftigen – ist leider wirklich so.

Dieser Parkplatz darf Deine ToDo-Liste sein.

Die ToDo-Liste als Bindemittel für Steine, Papier und Computer

Wichtig bei einer ToDo-Liste ist, dass es wirklich Deine ist . Das fängt schon bei der Wahl des Mediums an. Für den Erfolg einer ToDo-Liste ist es völlig egal, ob Du diese nun mit Stift und Papier erstellen oder dafür eine Software bzw. App benutzt. Wichtig ist eigentlich nur, dass Du wirklich gerne damit arbeitest.

Insofern kannst Du von mir aus Deine ToDos auch gerne in Steine meißeln, aber mir wäre das eher zu umständlich J

Spaß beiseite, nur wenn Du Dich mit dem gewählten Medium wirklich wohlfühlst, wirst Du Deine Liste auch regelmäßig weiterentwickeln. Das klingt für mich einleuchtend. Für Dich auch?

Die Stift/Papier-Variante einer ToDo-Liste hat einen ganz entscheidenden Vorteil, eigentlich sogar zwei. Erstens, ist sie sofort und ganz einfach umsetzbar und zweitens, ist sie extrem preisgünstig. Für meinen persönlichen Geschmack hat sie aber auch mindestens einen großen Nachteil, der für mich alles überragt. Das Blatt Papier oder das Notizbuch habe ich nicht immer dabei, so dass ich über kurz oder lang meine ToDos immer auf mehrere Blätter verteile. Das endet dann irgendwann im Chaos.

Ein Smartphone, Tablet oder irgendeinen Computer mit Internet-Anschluss ist aber in der heutigen Zeit eigentlich immer greifbar. Aufgaben können schnell eingetippt oder im Notfall auch mal als Sprachnotiz abgelegt werden. Über die Cloud steht die ToDo-Liste dann in den meisten Fällen auch direkt auf allen Endgeräten zum Abruf bereit. Daher ist für mich seit mehreren Jahren die digitale Variante einer ToDo-Liste  auch gesetzt. Ich möchte aber nicht verschweigen, dass die Suche nach der perfekten ToDo-Software/App, schnell zu einem Spießrutenlauf werden kann. Hier kannst Du leider verdammt viel Zeit verplempern, denn der Markt ist mit Angeboten überschwemmt.

Mein Tipp: Informieren Dich einmal und entscheide Dich einfach für eine Lösung, die viele Anhänger hat. Dann bekommst Du auch schnell einen Tipp im Internet, wenn Du ihn mal benötigst. Folgende Beiträge können Dir vielleicht schon wichtige Impulse geben:

• Vergleich ToDoist Wunderlist und Nozbevon Thomas Mangold
• ToDo-Listenvon Ivan Blatter
• Topp organisiert mit ToDoist von Lars Bobach
• ToDo-List Managersvon com

Ich selbst nutze seit fast 2 Jahren den ToDoist – kann alles, ist auf jeder Plattform zu haben, ist chic und einfach. Mehr brauch ich nicht, weniger will ich nicht.

Software allein, bringt Kummer obendrein 

Wenn Du also nun Deine Software gefunden hast, dann trägst Du dort alle Deine Aufgaben ein. Achte mal auf Dein Gefühl dabei, wenn Du mehr und mehr in diese Software abgelegt hast.

Es kann eine gute Idee sein bereits jetzt ein komplettes Jahr durchzugehen. Berücksichtige Deine wiederkehrenden Aufgaben, wie das Aufbereiten und Versenden der Belege an den Steuerberater (das sind übrigens 2 verschiedene Aufgaben). Hau jetzt alles in diese Software und bilde Gruppen, die für Projekte stehen. Solche Projekte sind wichtig, damit Du stets Deine Vision und Deine Jahresziele im Blick behälst.

Wenn Du dies zum ersten Mal machst, wirst Du Dich wundern, wie viele ToDos da auf einmal zusammenkommen. Um die Liste auch thematisch strukturieren und im Bedarfsfall auch entsprechende Abfragen/Filter setzen zu können, solltest Du Dir noch sinnvolle Aufgabenkategorien überlegen, die Du dann bei der Aufgaben-Anlage ebenfalls mitpflegst.

Dann gibt es da noch die Diskussion mit dem Fälligkeitsdatum.  Klar ist, wenn eine Aufgabe ein echtes Fälligkeitsdatum hat, dann solltest Du dieses auch eingeben. Da gibt es keine Diskussion. Aber was passiert mit Aufgaben, die Du „irgendwann“ erledigen möchtest?

Viele schwören darauf, jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zu geben, also auch „künstlich gesetzte“ Daten einzufügen. Das hat dann den Vorteil, dass Du praktisch täglich Dein System aufrufen kannst und sofort weißt, was Du an diesem Tag erledigen möchtest.

Meine Erfahrung:

Das klappt dann auch eine Weile reibungslos und Du fühlst Dich bestätigt und glücklich. Grenzgenial! – ja, richtig. Diese Genialität hat Grenzen!

An einem schönen Morgen erreichst Du  gut gelaunt Dein Büro, fährst Deinen Computer hoch und hast eine Tasse mit gut riechendem Kaffee oder Tee neben Dir stehen. Wie in letzter Zeit üblich ist alles noch recht ruhig und Du schaust Dir gerade Deine ToDo-Liste für den heutigen Tag an. Plötzlich klingelt das Telefon und Dein Investor ist dran. „Guten Morgen, können Sie mal bitte kurz vorbeikommen, es ist dringend…!“ Schwupps, hast Du ein ganz anderes Thema, als geplant auf Deiner Agenda. Wahrscheinlich ist sie sogar sehr wichtig! Bye, bye Tagesplan!

ToDo-Listen sind also doch Zeitverschwendung

Diese kleine Geschichte hat jeder von uns schon so oder so ähnlich erlebt. Wahrscheinlich genau deshalb, gibt es auch viele Lösungsangebote für dieses Dilemma. Das Thema Aufgabenmanagement wird ganz eng mit dem Namen David Allen und seinem Getting-Things-Done-Prinzip (GTD) verknüpft.

Wenn Du Dich über das GTD informieren möchtest, kannst Du dies auf der offiziellen Homepage tun. Zusätzlich empfehle ich Dir hierzu den tollen und ausführlichen Artikel von Karia Schmidt auf zeizuleben.de.

Auch ich habe mich intensiv mit GTD auseinandergesetzt, schlussendlich habe ich es aber für mich doch nicht ganz konsequent eingeführt. Ich habe mir auch hier, die zu mir und meiner Arbeitsweise passenden Teile herausgesucht und den Rest irgendwann aufgegeben. Es ist mein Anspruch an meine ToDo-Liste, dass ich im hektischen Berufsalltag immer die Übersicht behalte, welche Aufgaben anstehen und in welcher Reihenfolge ich deren Erledigung angehen sollte.

Dazu möchte ich meine Aufgaben sinnvoll priorisieren und dabei gibt es für mich mit dem Eisenhower-Prinzip eine genial einfache und absolut wirksame Methode. Spätestens im Rahmen meines Wochen-Checkups gehe ich meine Aufgaben durch und entscheide je Aufgabe, inwiefern Sie wichtig/nicht wichtig bzw. dringend/nicht dringend ist. Wenn Du dies mit all Deinen Aufgaben machst, ergibt sich daraus automatisch eine Matrix, in die Du alle Deine Aufgaben eintragen kannst.

Wenn Du nun im Rahmen Deiner Tagesplanung entscheiden möchtest, welche Aufgabe Du als Nächstes abarbeiten möchtest, dann gehst Du zunächst die wichtigen und dringenden Aufgaben an und dann die wichtigen aber nicht dringenden! Erst danach, hast Du die Zeit für die anderen beiden ToDo-Kategorien. Für weitere Informationen zum Eisenhower-Prinzip, empfehle ich Dir den Artikel von Eugen Bellon auf flowfinder.de. Eine ausführliche und sehr schöne Beschreibung!

Jetzt denkst Du:

Aber wie hilft mir das Eisenhower-Prinzip, wenn nun eine nicht vorhersehbare Aufgabe plötzlich den Weg auf meine ToDo-Liste schafft?

Dann darfst Du als Erstes abwägen „wichtig/nicht wichtig“, dann „dringend/nicht dringend“ und entsprechend die Bearbeitung einplanen. Nur weil Dein Investor Dir eine Aufgabe stellt, muss diese ja nicht immer gleich wichtig und dringend sein. Vielleicht hat er Dir in den letzten Tagen sogar bereits andere Aufgaben übertragen, die für das Unternehmen wichtiger sind?

Du verstehst, worauf das Prinzip hinausläuft, oder?

Richtig, Du mußt beurteilen können, welche Aufgaben für die Erreichung Deiner Unternehmensziele wichtig sind und welche eher eine untergeordnete Bedeutung für den Unternehmenserfolg haben. Es ist wichtig, dass Du alle wesentlichen Prozesse im Unternehmen kennst und weißt, welche Kollegen an welchen Themen arbeiten.

Genau an dieser Stelle liegt aber auch der Grund, warum die ToDo-Liste bei vielen Menschen eben mehr ein Alibi, als ein nützliches Arbeitstool ist. Viele machen hier den Fehler  und beurteilen die Wichtigkeit einer Aufgabe alleine aus dem eigenen Blickwinkel.

Richtig ist, die Aufgabe aus einer „Meta-Ebene“ zu beurteilen, also guck Dir die Aufgabe möglichst objektiv wie ein Vogel an. Wie würdest Du aus dieser Perspektive die Wichtigkeit beurteilen? Je besser Du diese verschiedenen Blickwinkel überein bekommst, desto besser wird auch Deine ToDo-Liste funktionieren. Denn dann kommst Du endlich vom Reagieren in die Richtung aktiv gestalten.

Und das willst Du doch eigentlich!

Zum Abschluß noch ein genialer Tipp aus dem Podcast von Ivan Blatter: Gerade bei Aufgaben, die Dir eher schwer fallen, ist es sinnvoll diese mit einem emotionalen Trigger zu „ankern“. Versuch das mal und lass uns an Deinen Erfahrungen teilhaben!

Wie arbeitest Du mit einer ToDo-Liste. Was ist für ein Funktionieren wichtig? Ein spannendes Thema, dass uns alle angeht. Lass uns hier darüber diskutieren.