Das Geheimins wirklich guter Controlling-Reports

Hand aufs Herz – auch in Deinem StartUp gibt es jede Menge Controlling-Reports, oder?

Und, sind das auch wirklich gute Controlling-Reports, oder langweilt es eher?

Oh, es ruft Euer Reporting eher keine Begeisterungsstürme hervor. Tja, das ist in den allermeisten Fällen so. Es werden Zahlenkolonnen aneinandergereiht, damit auch wirklich alles enthalten ist.

Schließlich kann irgendeiner irgendwann mal eine Frage stellen. Dann kannst Du sagen: „Steht doch alles im Report, den Du jeden Dienstag erhälst!“.

Kennst Du diese Situation?

Ich habe in meinem Berufsleben schon so viele Reports in den Händen gehalten und vielen Erzählungen von Freunden und Bekannten zum Thema Reporting aufmerksam zugehört, dass ich behaupte:

Mindestens 50% aller Reports gehören in die Tonne! 

Rumms….

Aber ganz ehrlich: Das musste jetzt einfach mal raus!

Ja, das ist mein Ernst und ich sage Dir auch, warum das so ist.

Warum gibt es so viele Zahlenfriedhöfe?
Warum werden vermutlich ganze Wälder ohne echten Nutzen abgeholzt, nur um genügend Papier für das Reporting in den Unternehmen dieser Welt zu haben?

Die Antwort ist ganz einfach:

Weil in den meisten Fällen einfach Reports erstellt werden, ohne zuvor mal konsequent zu durchdenken, welches Problem dieser Report aufzeigen soll. Oder inwiefern dieser Report dazu dient, die Unternehmensziele konkret im Auge zu behalten.

Auch Dein Reporting hat eine Mission zu erfüllen, wenn es ein wirksames Reporting sein soll

Eigentlich möchtest Du mit Ihrem Reporting doch etwas bewirken, oder etwa nicht? Dann beantworte jetzt ganz konkret folgende Frage:

Welche Handlung soll durch den Report ausgelöst werden?

Hier mal ein kurzer Exkurs in Unternehmen, die eine eigene Controlling-Abteilung haben:

Häufig hat irgendwer im Unternehmen ein Problem, ruft im Controlling an oder geht dort vorbei und bittet um einen Report. Wenn dieser dann gefällt, erstellt der Controller den Report bis zum Sankt-Nimmerleinstag regelmäßig weiter, egal ob das Problem vielleicht längst gelöst ist und erst recht unabhängig davon, ob dieses Problem für die Erreichung der Unternehmensziele überhaupt relevant ist.

Es ist für mich auch nicht zwingend ein Gütesiegel, wenn ein Report vom Controller selbst initiiert wird. Nur wenn das Controlling allgemein konsequent auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist, darfst Du zumindest annehmen, dass dieser neue Bericht ein echtes Ziel verfolgt.

Es kommt aber auch vor, dass vom Controlling Reports entwickelt werden, die zwar auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen, aber vor allem erfreuen sich dabei die Controller an ihren technischen Möglichkeiten (wir Controller lieben die Möglichkeiten von Excel und genießen es damit zu „zaubern“). Aber allein deswegen müssen die Berichte ja nicht von den Fachbereichen oder der Unternehmensleitung (nicht vergessen: das sind Deine Kunden!) beachtet werden. Dann hat das Reporting einen reinen Selbstzweck, ich könnte sogar leicht böse formulieren: Manche Controller versuchen ihre Daseinsberechtigung im Unternehmen auf diese Weise zu dokumentieren.

Tut mir leid, aber ich finde das albern und eigentlich macht mich so etwas sogar traurig, denn es werden wertvolle Ressourcen sinnlos verschlissen, ohne das es für das Unternehmen einen echten Nutzen aus diesem Ressourceneinsatz gibt.

Und warum schreib ich Dir das, wo Du mit Deinem StartUP wahrscheinlich noch gar keine Controlling-Abteilung hast: Damit Du dafür sorgst, dass in Deinem Unternehmen so etwas niemals vorkommt. Du hast es jetzt hier gelesen und keine Ausrede mehr. Ich verlass mich auf Dich. Ok?

Gut. DANKE.

Gut gebrüllt, aber rumlabern kann jeder. Wann sind Controlling-Reports denn nun wirklich gut?

Zunächst mal mach Dir bewusst, was ein Report eigentlich ist. Ja klar, es ist ein Bericht, der Kennzahlen enthält, die wiederum über den betriebswirtschaftlichen Zustand des Unternehmens Auskunft geben sollen – und das bitte möglichst auf einer DIN A4-Seite.

Fein, dagegen ist auch gar nicht zu sagen, aber offen gestanden, mir ist dies zu oberflächlich.

Nach meinem Verständnis ist ein Report ein Produkt. Ja, es ist das Produkt der Controlling-Arbeit, das das Ziel hat den Kundennutzen zu maximieren. Nur das in diesem Fall der Kunde die Unternehmensleitung oder ein Fachbereiche ist. Es ist also nichts anderes, als das Produkt, das Du mit Deinem StartUP am Markt verkaufst.

Sei ehrlich, so hast Du das noch nicht gesehen, oder?

Ein Report wird immer von einem bestimmten Controller erstellt. Egal ob interner Controller oder externer Controller. Dann ist es übrigens auch ratsam, dass er seinen Namen in die Kopfzeile des Berichtes schreibt und somit auch offiziell, die Verantwortung für den Inhalt dokumentiert.

Der Report ist dann auch  nichts anderes als eine Visitenkarte, die der Controller seinem Kunden in die Hand drückt. Wenn der Report also als Visitenkarte fungiert, welchen Anspruch möchtest Du an eine Visitenkarte stellen?

A) Hauptsache alle wichtigen Informationen sind enthalten oder

B)natürlich müssen alle Informationen enthalten sein, aber diese müssen auch sinnvoll aufgeteilt und optisch ansprechend in Szene gesetzt werden.

Natürlich würdest auch Du jetzt Option B wählen, oder? Ok, wenn wir uns soweit einig sind, dann lass uns doch bitte mal darüber nachdenken, was dies für Dein Reporting bedeutet.

Richtig, es ist sinnvoll, dass Du Dir im Vorfeld ein paar Gedanken zu dem Report machst.

Stell Dir diese 7 Fragen und Du weißt, was wirklich gute Controlling-Reports ausmacht:

1. Welches Problem soll dieser Report „transportieren“ können?
2. Welche Aktionsoll durch diesen Report ggf. ausgelöst werden?
3. Wie passt die Lösung dieses Problems zu den Zielen meines Unternehmens?
4. Gibt es schon einen ähnlichen Report, der ggf. angepasst werden sollte, um auch für dieses Problem Erkenntnisse zu liefern?
5. Welche Kennzahlenkommen in Frage, um die gewünschten Antworten zu liefern?
6. Aus welchen Quellenkann ich diese Kennzahlen „füttern“?
7. Wie sollte der Report aufgebaut sein, damit der Empfänger möglichst schnell die gesuchten Informationen erhält und nachvollziehen kann?

So, spätestens jetzt ist der Weg zu einem wirksamen Reporting kein Geheimnis mehr! 🙂

Unterschätze nur nicht die Bedeutung dieser 7 Fragen. Wenn Du es mit Deinem Reporting ernst meinst, dann investiere die Zeit in die Beantwortung, bevor Du mit der Arbeit an einem Report beginnst.

Egal, wie die Antworten aber auch aussehen, Dein Reporting sollte zudem IMMER denselben Standards folgen. Standards klingen langweilig, ich weiß. Aber wenn Du nicht einfach nur ein Reporting anbieten möchtest, sondern damit auch gleichzeitig ein Spiegelbild Deines professionellen Controlling dokumentieren willst, dann ist es eine gute Idee auch diesen Schritt sehr ernst zu nehmen. (Hier gibt es einen separaten Artikel zum Thema Reporting-Standards)

Die konsequente, zielorientierte und professionelle Vorbereitung eines neuen StartUP-Reports wird häufig unterschätzt oder sogar komplett vernachlässigt. Dabei liegt hier der Schlüssel für ein wirklich wirksames und erfolgreiches Controlling.

Jetzt bist Du dran: Welche Erfahrungen hast Du mit Reports gemacht? Wo drückt in diesem Zusammenhang aus Deiner Sicht der Schuh am Meisten? Ich freue mich auf Deine Kommentare und eine lebhafte Diskussion.

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht:

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