Controlling für kleinere Unternehmen ist wie Kekse essen! So schmeckt’s

„Controlling ist nur was für große Unternehmen. Für so etwas habe ich als kleiner Unternehmer keine Zeit!“

„Wir haben gerade einen großen Auftrag gewonnen, da muss das Controlling halt noch ein bisschen warten!“

„Ganz ehrlich, ich schaue regelmäßig auf mein Bankkonto, wenn da mehr drauf ist als vorigen Monat, dann weiß ich alles, was ich brauche!“

„Warum soll ich mich mit Controlling beschäftigen, ich schreibe seit Jahren nur Gewinne!“

„Ich habe einen Steuerberater, der macht das Controlling für mich!“
Auch heute denken gaaaanz viele Unternehmer noch so oder so ähnlich.

Warum, fragst Du Dich?

Ganz ehrlich? Wir sind hier ja unter uns, da verrate ich es Dir:

Das sind alles Ausreden! 

Ausreden wofür?

Unternehmer, die so denken, haben einfach die Aufgaben und die Bedeutung von Controlling nicht verstanden!

Soll ich Dir sagen, wie ich gerne auf solche Statements antworte, wenn mir diese „Sprüche“ mal gedrückt werden:

Möchtest Du in einem Flugzeug als Passagier mitfliegen,
wo der Pilot sich absichtlich, während des Flugs, die Augen verbinden lässt?

Im Ernst, probier’ es aus und genieße einen verdutzten Blick Deines Gesprächspartners. Und dann leg nach:

1. Möchtest Du wissen, ob Du in Deinem Unternehmen bestohlenwirst?
2. Möchtest Du rechtzeitig wissen, wenn Deine Kosten teilweise unverhältnismäßigstark ansteigen?
3. Würdest DU gerne heute schon erfahren, wenn Dein KMU, trotz vieler neuer Aufträge, in 7 Monaten weniger Geld auf dem Kontohaben wird?

Ziemlich sicher wird Dein Gesprächspartner jetzt nicken.

Dann braucht auch er ein Controlling!

Aber, eben ein Controlling, dass zu seinem Unternehmen passt. 

Punkt.

Nicht für jedes Unternehmen ist eine eigene Controlling-Abteilung sinnvoll. Es mag auch gute Gründe geben, warum Unternehmer sich nicht auf externe Fachkräfte (externes Controlling) verlassen wollen. Doch zumindest sollte immer ein Mindestmaß an wirksamen Controlling-Prozessen Teil der Unternehmenssteuerung sein. Nur weil ein Unternehmen vielleicht eine übersichtliche Anzahl an Mitarbeitern hat, heißt das ja nicht, dass es keine professionellen Strukturen und Prozesse benötigt, oder?

Grundsätzlich kann ein Controlling durch

• den Unternehmer selbst
• Angestellte (Vollzeit- oder Teilzeitcontroller) oder
• externe Fachkräfte

abgedeckt werden. Egal, wofür Du Dich entscheidest. Entscheide Dich bewusst gegen ein „Pseudo-Controlling“. Was ich damit meine?

Ein Pseudo-Controlling steht unter dem Motto: „Ja, wir haben auch ein Controlling. Die machen so ein paar Berichte und so was!“

Nein, entscheide Dich ganz bewusst für ein wirksames Controlling. Dabei muss ein wirksames Controlling weder zwingend ein Full-Time-Job sein, noch muss es besonders komplex sein. Manchmal müssen vorhandene Berichte / Prozesse nur leicht verändert oder deren Bedeutung hervorgehoben werden. Die Voraussetzung für ein wirksames Controlling ist aber immer:

Controlling für KMUs ist Chefsache!

Das heißt, der Unternehmer muss in jedem Fall intensiv mit dem Controlling zusammenarbeiten.

Wenn Du als Unternehmer diesen Grundsatz nicht wirklich leben möchtest, dann lass es halt sein. Du würdest eh nur Geld und Zeit aus dem Fenster werfen. Im Zweifel nenne ich Dir gerne meine Kontonummer und verspreche Dir, dass ich das Geld für gemeinnützige Zwecke einsetzen werde!

Egal, ob Du nun als Unternehmer diese Zeilen liest oder aber als Controller in einem kleineren Unternehmen vor der Aufgabe stehst, ein Controlling auszubauen. Du stehst jetzt vor einer aufregenden Aufgabe. Die folgenden Schritte werden Dir bei dieser Aufgabe ganz sicher weiterhelfen.

Schritt 1: Lade alle zum Kekse essen ein!

Bevor Du ein Controlling in Deinem Unternehmen einführst, rede mit allen Bereichsverantwortlichen im Vorfeld. Erkläre diesen, warum Du ein Controlling einführen möchtest und was Du Dir davon versprichst. Es geht Dir nicht in erster Linie darum, Deine Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern Du möchtest das Unternehmen stetig weiterentwickeln. Dabei ist es Dir wichtig, diese Entwicklung strukturiert und planvoll voranzutreiben. Natürlich spielt auch die Kontrollfunktion eine wichtige Rolle, aber dies ist eben nur ein Ziel. Überzeuge Deine Mitarbeiter/Kollegen auch mit den weiteren Argumenten, die Du für Dich gesammelt hast, bevor Du Dich zu diesem Schritt entschieden hast.

Ein wirkungsvolles Controlling erfordert, dass die Unternehmensbereiche auch gerne ihre Hoffnungen und Wünsche einbringen können. Jeder Bereichsverantwortliche ist froh, wenn er mehr Transparenz und somit wichtige Steuerungsinformationen für seinen Bereich erhält. So stellst Du sicher, dass Dein Controlling nicht am Ende Zahlen produziert, mit denen keiner wirklich arbeiten kann oder die Bereiche sich Zahlen wünschen, die das Controlling nicht bereitstellen kann.

Für die Akzeptanz des neuen Controllings ist es wichtig, dass alle betroffenen Fachbereiche auch die positiven Seiten spüren. Versuche „Quick Wins“ zu bieten. Höre dem Fachbereich genau zu, mit welchen Problemen er in seinem Alltag zu kämpfen hat. Dann versuch mit Deinen Zahlen, eines dieser Probleme zu lösen.

Mach niemals Versprechungen, wo Du nicht sicher bist, ob Du diese auch einhalten kannst. Sag lieber im ersten Moment nichts und überrasch Deinen Ansprechpartner positiv. Zeig aber unbedingt, dass Du ein Controlling anbieten möchtest, dass dem Bereichsverantwortlichen weiterhilft.

Schritt 2: Ohne Arme keine Kekse

Schaffe die notwendigen Voraussetzungen!

Leg’ eine Kostenstellenstruktur für Dein Unternehmen fest. Wenn Du nur 5 Kostenstellen benötigst, so what? Wichtig ist, dass Du nicht nur siehst, welche Kosten angefallen sind, sondern auch an welchen Stellen in Deinem Unternehmen. Teile Dein Unternehmen in Verantwortungsbereiche auf und „eröffne“ je Verantwortungsbereich eine Kostenstelle.

Extratipp: Fang’ mit wenigen Kostenstellen an. Es ist nicht sinnvoll eine komplexe Kostenstellenstruktur aufzubauen, nur um jetzt alles ganz genau trennen zu können. Wenn Du bisher noch nicht mit Kostenstellen gearbeitet hast, dann fang unbedingt nur mit den notwendigen an. Du kannst die Struktur später immer noch ausdehnen, wenn es denn wirklich sinnvoll ist.

Das Controlling beginnt im Rechnungswesen bzw. in der Buchhaltung. Das heißt, jeder Beleg ist nun einer Kostenstelle zuzurechnen. Damit dies vernünftig funktioniert, muss der „Verursacher“ einer Rechnung identifiziert werden (Verursacherprinzip), d.h. die Kosten werden auf die Kostenstelle desjenigen Verantwortungsbereichs gebucht, der auch die entsprechende Leistung in Anspruch genommen hat.

Schritt 3: Auch das Krümelmonster freut sich über unterschiedliche Kekse

Du kennst jetzt die Probleme / Wünsche / Anforderungen an Dein Controlling. Die Buchhaltung hat ihren Job ebenfalls gemacht und die Rechnungen inkl. Kostenstellenzuordnung in das Buchhaltunsgssystem gebucht. Nun darfst Du ans Werk. Beweise, dass Du das Geschäftsmodell Deines Unternehmens verstanden hast und entwickle ein echtes Standardreporting.

Hilf, die Probleme der Bereichsverantwortlichen mit einer Analyse zu lösen, die in der Form bisher niemals vorlag.  Natürlich ist Controlling nicht gleich Reporting oder Berichtswesen. Aber es ist Deine Visitenkarte als Controller. In Deinem Reporting darfst Du den Beweis antreten, dass Du die Herausforderungen Deines Business verstehst und es schaffst aus den Buchhaltungszahlen Informationen zu „zaubern“, die zuvor nicht vorlagen. Bringen wir es auf den Punkt:

Mit Deinem Reporting beweist Du, ob Du es wert bist, dass sich die Fachbereichskollegen und die Unternehmensleitung mit Deinem Controlling intensiv beschäftigen.

Natürlich geht es dabei nicht um Deine Person, sondern ausschließlich um Deine Funktion als Controller. Nimm Dein Reporting also verdammt ernst!

Schritt 4: Deine Kekse sollen leicht verdauliche Kost sein

Wenn Kosten auf Kostenstellen bzw. Verantwortungsbereiche oder Produkte aufgeteilt werden, stehst Du schnell auch vor Problemen. Nicht immer können die Kosten einzeln zugerechnet werden (Einzelkosten) Für diese ist es natürlich ganz einfach. Häufig reden wir aber von Gemeinkosten. Das heißt, diese Kosten werden nicht nur von einem Verantwortungsbereich verursacht, sondern von mehreren.

Ein Beispiel könnten Mietkosten oder Stromkosten sein. Solche Kosten gilt es dann, auf die betroffenen Bereiche aufzuteilen. Dafür werden dann sog. Schlüssel (qm, Anzahl Arbeitsplätze etc.) definiert, um über diese den Rechnungsbetrag dann proportional zu verteilen. Das gelingt manchmal sehr gut und manchmal ist es auch einfach nicht möglich. Jetzt neigen ein paar Controller gerne zu „Kunstgriffen“ und ermitteln dann ganz komplexe Schlüssel, um über diese dann eine entsprechende Kostenaufteilung zu rechtfertigen.

Bullshit!

Schlüssle die Kosten so lange es einfach nachzuvollziehen ist. Wenn es so komplex wird, dass den Schlüssel sowieso keiner mehr versteht, packst Du die Kosten auf eine separate Kostenstelle und belässt diese dort.

Wenn Du diese Kosten aber dennoch unbedingt „zurechnen“ möchtest, dann kannst Du dies ggf. im Rahmen einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung ganz am Ende (über Umsatz oder Köpfe o.ä.) in Summe machen.

Wähle einen ganz einfachen Schlüssel, wirklich „gerecht“ geht’s ja sowieso nicht. Alles andere führt nur dazu, dass die anderen Bereiche und auch die Unternehmensleitung Deine Ergebnisse nicht mehr nachvollziehen können. Das wiederum hat zur Folge, dass Deine Arbeitsergebnisse nicht mehr ohne weiteres akzeptiert werden und somit an Bedeutung verlieren.

Du möchtest Entscheidungen mitprägen und keine wissenschaftliche Arbeit abgeben. Dafür ist es häufig sogar ausreichend, mit sog. qualifizierten Schätzungen zu arbeiten!

Schritt 5: Wer schnarcht, verbrennt die Kekse

Der späte Vogel findet keine Würmer mehr – und verhungert!

Erstelle Deine Reports, solange die Zahlen noch heiß sind. Nichts ist langweiliger als ein Bericht aus dem Vor-Vormonat. Du möchtest mit Deinem Controlling das Business unterstützen, dafür müssen die Zahlen aktuell sein, so aktuell wie irgendwie möglich.

Halte also Ohren und Augen auf, bleib’ immer wach im Kopf. Prüfe, ob sich eine Chance bietet, Prozesse zu verkürzen, zu vereinfachen oder durch Neue zu ersetzen. Gerade in jungen Unternehmen überschlagen sich oft die Ereignisse und alle sind froh, überhaupt irgendwie das Business am Laufen zu halten. Dabei entstehen häufig fast „chaotische“ Prozesse, die mit etwas Erfahrung und Ruhe dann geordnet werden dürfen.

Das oberste Gebot sind natürlich die verlässlichen Zahlen, aber wenn eine 100% korrekte Zahl erst 2 Monate nach Monatsabschluss feststeht, ist Sie leider nicht mehr relevant…..

Schritt 6: Neue Zutaten, neue Rezepte => frische Kekse

Ich weiß ja nicht, ob Du es wusstest, aber Dein Business entwickelt sich ständig weiter!

Natürlich weißt Du das, aber vergiss nicht Dein Controlling auch entsprechend anzupassen. Während ich in Schritt 5 darauf verwies, die Erstellungsprozesse für Dein Reporting/Controlling ständig zu hinterfragen, so geht es mir jetzt darum, den Blick Richtung Kunden zu lenken.

Deine Kunden sind die Fachbereiche.

Vernetze Dich eng mit den Fachbereichen. Frage sie, ob Du an Meetings teilnehmen darfst, um Entwicklungen mitzubekommen. Zeige stets Interesse und höre niemals auf dazuzulernen.

Du wirst sehen, wie schnell Du dann in viele spannende Projekte rutscht und ein viel besseres Gefühl dafür bekommst, wie Du Dein Controlling anpassen solltest, um es stets im Gleichschritt mit dem Business zu entwickeln. Du wirst auf diesem Wege zu einem wichtigen Puzzleteil des Unternehmenserfolgs.

Halleluja – Dein Controlling läuft!

Was darfst Du also aus diesem Artikel mitnehmen:

1. Controlling ist für jedes Unternehmen wichtig.
2. Richte Dein Controlling auf den Bedarf der Fachbereiche/Ihres Business aus.
3. Werde als Controller Teil des Business.
4. Bleibe wach und entwickle Dich und Dein Controlling ständig weiter.

Welche Erfahrungen hast Du bei der Einführung eines Controllings gemacht? Vor welchen Problemen stehst Du vielleicht auch gerade? Warum ist es leichter darüber zu schreiben als es so zu machen?

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht:

Ein 5-Sterne Controlling macht Dein Business erfolgreich!