KMU-Reporting ist wie im Dschungel ohne Machete

Plötzlich reißt Du die Augen auf. Du kannst es gar nicht glauben, was Du da siehst. Hektisch blickst Du von rechts nach links und suchst den Ausweg.

Aber Du siehst nichts. Außer viele Bäume und Blätter.

Du merkst, wie Dein Blutdruck steigt und Deine Stirn schweißnass ist. Wie willst Du jemals den Weg hieraus finden?

In welche Richtung sollst Du gehen? Nachdem Du die erste Schockstarre abgeschüttelt hast, gehst Du einfach mal los. Vor Dir baut sich irgendwann ein Trampelpfad auf und nach einiger Zeit entdeckst Du am Horizont einen Sonnenstrahl. Das muss der Weg sein.

Der Weg ist weiterhin dicht bewachsen, überall Sträucher und abgebrochene Äste. Ob das wirklich der richtige Weg ist? Wenn Du wenigstens eine Machete dabei hättest, dann könntest Du Dir den Weg wenigstens freischlagen. Besser wäre natürlich, Du würdest jemanden treffen, der sich hier auskennt……..

KMU-Reporting: Der Laufsteg in Paris führt durch den Dschungel 

So ähnlich müssen sich manchmal Controller fühlen, die vor der Aufgabe stehen, ein Standard-Reporting für ein KMU zu entwickeln. Es gibt unzählige Arten von Reports und in den allermeisten Fällen sind diese Berichte auch sinnvoll. Aber ist es auch sinnvoll direkt mit Abweichungsanalysen, einer Balanced Scorecard oder einem Management Cockpit bzw. Dashboard zu beginnen?

Sollte in Deinem Unternehmen bisher kein Standard-Reporting bestehen, dann empfehle ich Dir ein Set an Reports zusammenzustellen, dass zunächst mal die wesentlichen Risiken Deines Unternehmens abdeckt.

Im Rahmen eines 5-Sterne Controllings richtest Du gerade das Reporting vor allem auf die Bedürfnisse Deiner Kunden aus. Genau wie in meinem Artikel „Controlling für KMU’s ist wie Kekse essen! In 6 Schritten zum Halleluja!“ habe ich es als zielführend beschrieben, dass unsere Reports bei der Entscheidungsfindung als maßgebliche Informationsquelle herangezogen werden.

Entsprechend solltest Du im ersten Schritt ein gutes Standard-Reporting aufbauen, bei dem Du das gesamte Unternehmen aus einer „Meta-Ebene“ betrachtest. Dieses kannst Du dann im Bedarfsfall um ad hoc-Reports ergänzen, die dann ganz individuell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Fachbereichs zugeschnitten werden.

Oder fährst Du zu einer Modemesse nach Paris, wenn Du nur eine Alltagsjeans kaufen möchtest?

Wie sieht ein sinnvolles KMU-Standardreporting aus?

Ich möchte Dir ein paar Reports vorschlagen, die aus meiner Sicht in jedem Unternehmen vorliegen und zur Unternehmenssteuerung genutzt werden sollten.

Unter einem Standardreporting verstehe ich ein Bündel an Reports, die  am Besten monatlich, zu einem verlässlichen Zeitpunkt, der Unternehmensleitung und in Auszügen auch den Fachbereichen zur Verfügung steht.

Hier werden die wichtigsten Risiken und Chancen Deines Unternehmens in einem angemessenen Umfang untersucht. Sehr gerne darfst Du die Daten auch direkt wertvoll kommentieren.

Die goldene Regel des KMU-Reprotings

Leg‘  bei der Konzeption Deines Reporting unbedingt folgende goldene Regel fest:

Die Summe über alle Details,  muss in Deiner Gewinn und Verlustrechnung (GuV) bzw. betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) wiederzufinden sein.

Wenn Du also, zum Beispiel den Umsatz auf Produktgruppen in einem Umsatzbericht aufteilst, dann sollte die Summe über die Produktgruppenumsätze genau der Umsatzzahl entsprechen, die auch in Deiner GuV steht. Allenfalls minimale Rundungsdifferenzen darfst Du hier akzeptieren.

Wenn Du diese goldene Regel nicht befolgst, dann akzeptierst Du ein schwarzes Loch. Hier verschwinden dann im Laufe der Jahre immer größere Summen, die Dein Reporting nicht erklärt.  Das ist nicht wirklich „5-Sterne Controlling-like!“

Also: Halt Dich an die Regel!

5 Maßnahmen für Dein KMU-Reproting (um im Dschungel zu überleben)

Zu Beginn Deiner „Dschungelexpedition“ solltest Du Dir einen Plan machen. So auch beim Reporting.

Ich halte es für wichtig, dass Du ein paar Entscheidungen für alle Reports des Standardreporting gleichermaßen triffst. So ist es beispielsweise sinnvoll, dass gleichartige Inhalte auch immer in derselben Struktur aufbereitet werden. Das macht es für den ungeübten Leser Deiner Reports deutlich einfacher, sich schnell zu orientieren.

Dadurch spart er Zeit und arbeitet lieber mit Deinen Reports, als wenn er sich immer wieder neu einarbeiten darf. Auch das nennt man Kundenorientierung

Jetzt geht es aber auch los:

Die 4 wichtigsten Reports für Dein KMU-Reporting

Die 5 W’s auf der Suche nach dem Ziel

Kennst Du die 5 W’s aus dem Vertriebscontrolling?

Sicherlich wird auch Dein Unternehmen Produkte (egal ob materiell oder immateriell) verkaufen und entsprechend Umsatz erzielen. Das heißt, dass Du jeden Monat die folgenden Fragen beantworten solltest – mit einem entsprechenden Report:

1. Wieviel haben wir als Unternehmen verkauft?
2. Welche Produkte haben wir verkauft?
3. Wohin haben wir die Produkte verkauft?
4. An Wen haben wir unsere Produkte verkauft?
5. Wodurch, also durch welchen Kanal, haben wir unsere Produkte verkauft?

Du schaust Dir also die Erlösseite GuV/BWA an. Dort gibt es die Zellen „Umsatzerlöse“ und „Rohertrag“.

Diese Zahlen analysierst Du nun, d.h. Du dröselst diese nach allen erdenklichen Seiten auf. Nimm Dir eine Excel Datei, beschrifte 4-5 Arbeitsblätter und leg los. Warum 4-5 Arbeitsblätter?

Das hängt so ein bisschen auch von Deinem persönlichen Geschmack ab. Du kannst auf der ersten Seite die Entwicklung des Gesamtumsatzes und Gesamtrohertrags in einer Zeitreihe darstellen. Oder Dir genügt diese Information als Summenzeile in den Detailblättern. Ich verzichte eigentlich immer auf eine gesonderte Darstellung.

Es ist nicht unbedingt sinnvoll, jeden einzelnen Artikel als Produkt aufzuführen. Fokussiere Dich stattdessen auf die Produktgruppen, zu denen die verkauften Artikel gehören. Dieses Detaillevel reicht für ein Standardreporting in den meisten Fällen aus.

Gerade wenn Dein Unternehmen auch international aufgestellt ist, widmest Du eine Seite Deiner Excel-Datei der geographischen Aufteilung der Umsätze und Roherträge. Wenn Du dies noch in Form einer Karte visualisierst, ist dies eine schöne Ergänzung, die Du auch im Rahmen von Präsentationen gerne benutzen kannst.

Die Kundenanalyse ist für mich immer das Herzstück des Vertriebscontrollings. Hier gibt es ganz unterschiedliche Ansätze und Möglichkeiten. In einem Gastartikel habe ich mich bei Alexander Meneikis intensiv mit dem Thema „Kunden-Controlling„ beschäftigt. Wenn Du mehr wissen möchtest, dann schau da mal vorbei.

In der heutigen Zeit, wird häufig nicht nur durch den Außendienst oder das Call-Center verkauft, sondern viel läuft auch direkt über den eCommerce, den Webshop. Unterscheide also unbedingt mindestens diese beiden Vertriebskanäle im Rahmen Deines neuen Vertriebsreporting. Die Rohertragsmargen sind nicht selten deutlich verschieden, und auch die Planung von Marketing-Maßnahmen beruht in beiden Kanälen auf anderen Gesetzen. Da ist es nur gut, wenn Du die erzielten Umsätze und Roherträge von Haus aus mitlieferst.

Tipp: Überleg Dir 3-5  Top-Kennzahlen (z.B. eine Rentabilitätskennzahl) für Dein KMU!

Bonus-Tipp: Ergänze die oben genannten Detailanalysen durch ein Dashboard. Dieses wird dir helfen, den Überblick zu bewahren und deinen größten Potenzialen schnell auf die Spur zu kommen. Über moderne BI-Lösungen lassen sich solche Dashboards wunderbar mit Excel verknüpfen und können dir gleichzeitig überall zur Verfügung stehen.

Die etwas andere K-Frage!

Wer im Dschungel die Orientierung sucht, der ruft nur in den seltensten Fällen nach der Kanzlerin.  Das gilt auch für den Reporting-Dschungel.

OK, ich geb’s zu, der war recht flach.

Aber wir dürfen uns im Rahmen des Standardreporting auch mit den Kosten intensiv auseinandersetzen.

Wieder legst Du eine neue Excel-Datei an. Bilde eine Zeitreihe über die festgelegten Kostenarten, die in der Buchhaltung verwendet werden. Häufig sind dies zu viele, so dass ich im ersten Schritt die Kostenartengruppen als Reportingebene empfehle. Es macht Sinn, dass Du mindestens die Top 5 Kostenarten je Gruppe im Standardreporting im Auge behälst. Berücksichtige also unbedingt entsprechende „drill downs“ ggf. in einem separaten Arbeitsblatt. Durch die Zeitreihe wirst Du sehr schnell erkennen, wenn es hier wenig plausible Entwicklungen gibt.

Mit ganz einfachen Mitteln hast Du ein echtes Kostencontrolling, dass im Falle eines Falls eine hervorragende Absprungbasis für echte Detailanalysen auf Einzelpostenebene bildet. Solche Detailanalysen, nenne ich übrigens gerne „Wühlen im Dreck“. ?

Beachte die Abhängigkeiten einer Kostenart von Umsatz, Anzahl der Mitarbeiter, Bürofläche in qm etc., wenn Du die Entwicklung beurteilst. Das ist nicht nur für die Analyse, sondern auch für Deine Prognose besonders wichtig. Solltest Du in Deinem Eingabeblatt noch in einer Spalte „fixe Kosten“ und „variable Kosten“ unterschieden haben, dann ist jetzt der Moment gekommen, diese Zusatzinformation auszuwerten.

Über diese Plausibilisierung fällt Dir sehr schnell auf, wenn irgendetwas falsch gebucht ist, bzw. wenn es wirkliche Ungereimtheiten in Deinem Unternehmen gibt.

Du verstehst schon was ich meine, oder?

Penunsen schärfen den Blick für den Trampelpfad

Bitte beantworte mir mal eine Frage:

Warum gibt es eigentlich ein Controlling?

Es ist doch wohl so, dass ein Unternehmen mit einem Controlling sicherstellen möchte, dass es kurz-, mittel- und langfristig genug Geld verdient, um mindestens die Kosten zu decken. Wenn dem so ist, warum wird dann in so vielen (vor allem kleineren) Unternehmen das Liquiditätscontrolling außer Acht gelassen? Ein Report zu den finanziellen Mitteln ist für mich ein absoluter Basisreport. Hier kommt am Ende die Wahrheit ans Licht, wenn Dein Unternehmen nicht gut genug wirtschaftet.

Liegt es vielleicht daran, dass sich viele Controller von relativ komplizierten Kalkulationen im Rahmen einer Cash-Flow-Rechnung abschrecken lassen? Gerade im KMU-Umfeld müssen diese gar nicht zwingend kompliziert sein.

Wenn Du nun eine Excel-Datei mit dem Namen „Liquiditätsplanung“ anlegst, dann besteht der große Unterschied zum Kosten- und Vertriebs-Controlling darin, dass Du jetzt nicht von Aufwänden und Erträgen berichtest. Im Rahmen der Liquiditätsplanung gilt es Auszahlungen und Einzahlungen zu unterscheiden.

Also, wann überweist Du das Geld für eine Rechnung wirklich von einem Bankkonto und wann erhälst Du zum Beispiel vom Kunden das Geld für den Kauf eines Produktes gutgeschrieben.

Benutze hierbei  ruhig die typischen bzw. vertraglich vereinbarten Zahlungsziele, die Du vereinbart hast. Diese kannst Du ja auch direkt in Deinem Eingabeblatt direkt vermerken.

Ja, richtig, das ist nicht zu 100% genau, aber darum geht es im Moment auch gar nicht. Wenn Du die Möglichkeit hast und einen Tick genauer arbeiten möchtest, dann hol Dir aus der Debitoren und Kreditorenbuchhaltung die durchschnittlich tatsächlich genutzten Zahlungsziele und verwende diese.

Auf Basis des Kontostands, den Du in Deiner Bilanz oder, falls Du noch gar keine monatliche Bilanz erstellen musst, eben auf dem Kontoauszug findest. Dann leg los und schreib die durchschnittlich zu erwartende Entwicklung Deiner finanziellen Mittel in den nächsten Wochen und Monaten fort.

Du weißt ja schon aus Deiner Vertriebsprognose, wie sich die Umsätze und Roherträge entwickeln werden. Vielleicht hast Du bereits vertraglich fixierte Aufträge? Dann kannst Du diese Information ebenfalls sehr gut hier einarbeiten. Beantworte direkt die Frage, wie viele Aufträge Dein Unternehmen noch erhalten muss um zumindest die Kosten decken zu können.

Dasselbe gilt für Deine Kosten, die Du ggf. einfach fortschreibst. Variable und fixe Kosten empfehle ich getrennt auszuweisen.

Im Rahmen eines Liquiditätsreporting empfehle ich Dir übrigens den kommenden Monat direkt auf Wochenbasis aufzureißen. Wenn Dir diese Wochenscheiben im Report zunächst keinen Mehrwert bieten, dann kannst Du die Spalten ja gruppieren und dann ausblenden (bitte niemals mit „Zelle ausblenden“ arbeiten, das wird gerade von weniger geübten Excel-Anwendern viel zu schnell übersehen). Wenn Du dies sauber aufgesetzt hast, dann siehst Du nun, ob Dein Unternehmen in den nächsten Wochen und Monaten in einen echten finanziellen Engpass kommt.

Es hat sich gerade im Bereich „Liquiditätsreporting“ als hilfreich erwiesen, die Zahlen mit einem Schaubild zu verdeutlichen. Mach dies auf jeden Fall!

Jetzt weißt Du, ob Dein KMU zu jedem Zeitpunkt genügend finanzielle Reserven hat, um die ungeliebten Überraschungen des Alltags schadlos überstehen zu können.

Schließ den Dschungel ab!

Auch ein KMU sollte unbedingt allgemeine Abschlussberichte nutzen.

Damit meine ich eine leicht lesbare GuV, die auf die wesentlichen Informationen reduziert ist. Wenn Dein KMU bereits bilanzierungspflichtig ist, dann bietest Du natürlich auch eine monatliche Bilanz als Ergänzung an.

GuV’s, die direkt aus dem Buchhaltungssystem kommen, sind zumeist etwas sperrig zu lesen. Daher lohnt sich der Zeitinvest für die Aufbereitung allemal.

Vielleicht möchtest Du unter die GuV ja auch die Info schreiben, wie viele Mitarbeiter in Deinem Unternehmen beschäftigt sind. Diese Informationen kannst Du auch gleichzeitig in Mitarbeitergruppen, wie Vertrieb, Produktion, Service, Verwaltung aufteilen. Dann hast Du hier direkt die Basis für den einen oder anderen Schlüssel, auf den Du später zum Beispiel bei einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung zurückgreifen kannst.

X-Meilen sind gerade im Dschungel sinnvoll

Kennst Du ’Going the X-Mile“?

Damit ist gemeint, dass Du Dich nicht damit zufriedengibst, wenn Du ein Ziel irgendwie erreicht hast. Vielmehr legst Du mit „the X-Mile“ freiwillig noch mal ne Schüppe drauf. Einfach um ein noch besseres Ergebnis zu erreichen. Das ist auch beim Reporting sehr sinnvoll.

So mag ich es zum Beispiel sehr, wenn jede Reportingseite mit inhaltlich wertvollen Kommentaren durch den Controller angereichert wird.

Du beschäftigst Dich doch sowieso intensiv mit den Zahlen. Schreib die Besonderheiten auf, die man als Leser des Reports nicht direkt ersehen kann. Was hat zu den Zahlen geführt? Gibt es Sondereffekte? Diese Informationen fügst Du dann Deiner Analyse bei. Das ist ein Quantensprung für Dein Reporting. Versprochen!

Das waren heute viele Informationen. Was solltest Du aber in jedem Fall mitnehmen:

1. Konzipiere Dein Reporting mit einer einheitlichen (Spalten-) Struktur
2. Beschränke Dich zu Beginn nur auf die wichtigsten RisikobereicheDeines Unternehmens, wenn Du ein neues Standardreporting etablierst
3. Umsatz, Kosten, Liquidität und GuV/Bilanz. Hierzu solltest Du vom Start weg ein Reporting aus der META-Perspektive auf Dein Unternehmen anbieten.
4. Mit adhoc-Reportserfüllst Du ergänzend individuelle Kundenwünsche
5. Ergänze Deine Reports mit wertvollen Kommentaren

Was sind Deine besonderen Herausforderungen im Reporting? Fehlen Dir Reports, die unbedingt vom Start weg erstellt werden sollten? Ich freue mich auf Deine Erfahrungen. 

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht: