Nachgefragt bei Ivan Blatter: Wie sollten Unternehmer ihre Zeit einteilen?

Gerade jetzt in der Vor-Weihnachtszeit haben wir alle eins gemeinsam: „Keine Zeit!“. Und als Unternehmer spürst Du das Besonders, denn neben Deinen privaten Themen, ist auch die „Jahresendralley“ in vollem Gange. Viele Aufgaben müssen unbedingt noch bis zum Jahresende erledigt werden. Lieferanten und andere Geschäftspartner laden zu Weihnachtsfeiern / Jahresendgesprächen ein und Deine Kunden haben auch noch den ein oder anderen Wunsch. Da kann man schon mal den Kopf verlieren.

Stimmt’s`?

Oder ein gutes Zeitmanagement einführen!

Wie das geht und in welche Fallen Du als Unternehmer besser nicht tappen solltest, darüber habe ich mich mit Ivan Blatter unterhalten. Ivan ist Experte und Coach zum Thema Zeitmanagement und inspiriert mich mit seinem Blog und seinem Podacst regelmäßig dazu, über mein eigenes Zeitmanagement nachzudenken.

Hallo Ivan. Schön, dass Du Dir Zeit nimmst. Stell Dich doch bitte für diejenigen kurz vor, die Dich noch nicht kennen! 

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und helfe Solopreneuren und Unternehmern, ihre Produktivität zu verdoppeln, so dass sie ihre Leidenschaft nicht nur ausleben können, sondern damit auch genug Geld verdienen. Neben klassischen Coachings, Seminaren und Keynotes biete ich auch verschiedene Online-Produkte an, die meinen Kunden helfen, dieses Ziel zu erreichen.

Sollte sich jeder Unternehmer mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigen? Warum?

Unbedingt! Gründet jemand ein Unternehmen, eignet er sich viele Fähigkeiten an: vom Fachlichen über das Rechtliche bis hin zur guten Führung der Mitarbeiter. Doch häufig geht die Fähigkeit zu Selbstführung und zu einem guten Zeitmanagement vergessen. Schließlich brennen Unternehmer für ihr Business und sind gerne bereit, viel ihrer Lebenszeit dort zu investieren. Häufig endet das in Stress oder Hektik und viele Dinge werden vernachlässigt (Familie, Erholung, Freizeit usw.). Das ist der eine Aspekt.

Die andere Seite: wir lassen uns häufig treiben vom Alltagsgeschäft. Das nennt sich dann Fremdbestimmung. Doch gerade als Unternehmer sollte man auch die übergeordneten Fragen berücksichtigen, die leider im Alltagstrubel untergehen. Das geht mit einem guten Zeitmanagement.

Was macht Deiner Meinung nach ein gutes Zeitmanagement für Unternehmer aus?

Ein gutes Zeitmanagement sorgt dafür, dass du genug Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben hast. Bei einem Unternehmer sind das die Aufgaben, die nur er tun kann: das Unternehmen führen, mittel- bis langfristige Herausforderungen erkennen und aufnehmen, dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter gefordert und gefördert werden und vieles mehr.

Meistens sind es genau diese größeren und strategischen Aufgaben, die in der Alltagshektik untergehen. Ein gutes Zeitmanagement hilft, Platz und Zeit dafür zu schaffen.

Das erfordert eine hohe Kompetenz im Zeitmanagement. Denn prinzipiell könnte der Unternehmer ja alles machen. Er hat die Position, häufig auch die Fähigkeit dazu und meistens auch Lust darauf. Das geht aber nicht, sondern führt dazu, dass seine Kernaufgaben liegen bleiben. Schließlich ist es sein Job am Unternehmen zu arbeiten und nicht (mehr) im Unternehmen.

Was sind nach Deiner Erfahrung die 3 größten Fallen, in die Unternehmer im Rahmen ihres Zeitmanagements hineintappen?

Es gibt viele Fallen, in die wir fröhlich tappen. Bei Unternehmern ist eine davon, dass sie nicht delegieren können. Viele Unternehmer bauen ihr Business zuerst alleine oder mit sehr wenigen Menschen auf und dürfen dann plötzlich viele Mitarbeiter führen. Sie können eigentlich alles, weil sie selber alles gemacht haben. Plötzlich verändert sich ihre Rolle. Sie müssen oder dürfen nicht mehr alles machen, sondern ihr Job ist es, am Unternehmen zu arbeiten. Trotzdem behalten sie vieles bei sich oder beginnen mit Mikromanagement. Das ist Gift für die Produktivität des Unternehmers und des gesamten Unternehmens.

Eine zweite Falle ist, keine Prioritäten zu setzen. Als Unternehmer muss man sich auf seine Kernaufgaben zurückziehen und knallhart Prioritäten setzen. Unternehmer sprudeln vor Ideen, doch können sie nur wenige umsetzen. Hier gilt: Lieber nur ein paar wenige, dafür gute Ideen umsetzen, die das Business wirklich vorwärts bringen, als alles nur halbpatzig zu machen. Eine der wichtigsten Fähigkeiten hier ist, „Nein“ sagen zu können. „Nein“ zu sich selbst, aber auch zu vielen Dingen, die von außen kommen.

Dritte große Falle ist die unklare Kommunikation. Kommuniziert der Unternehmer nicht glasklar nach innen und außen, ist produktives Arbeiten sehr schwierig. Es heißt nicht umsonst: „Der Fisch stinkt vom Kopf.“ Als Unternehmer wird man immer gespiegelt – im positiven und negativen Sinne. Sind die Aufgaben, Ideen und Projekte schon von Beginn an unklar, schwammig oder unpräzise, werden sie genauso durchgeführt.

Das sind alles keine klassischen Themen des Zeitmanagements. Doch klappt es mit dem Zeitmanagement nicht so richtig, liegt der Grund häufig anderswo. Ein schlechtes Zeitmanagement ist meistens nur das Symptom, die Ursache liegt in anderen Themen.

Unternehmer von StartUPs und KMUs haben einen sehr „abwechslungsreichen“ Arbeitstag. Das heißt, es fallen viele unterschiedliche Aufgaben an, die alle möglichst sofort erledigt werden sollten. Viele davon prasseln sehr plötzlich auf den Unternehmer ein. Wie kann ein Zeitmanagement dem Unternehmer nun helfen, trotzdem den Überblick zu behalten und möglichst stressfrei durch den Tag zu kommen? 

Mein Tipp: antizyklisch handeln. Die Versuchung ist groß, sofort in Hektik und Aktivismus zu verfallen. Damit landet man unweigerlich im Stress. Um seine Zeit optimal einteilen zu können, muss man zuerst Zeit investieren. Das ist das Paradoxon des Zeitmanagements. Tut man das aber nicht, wird man vom Alltag getrieben und fremdbestimmt. Deshalb lohnt es sich gerade in den hektischen Phasen, sich Zeit zu nehmen, sich ruhig zurückzulehnen und sich zu fragen: „OK, was steht an? Was ist davon ist wirklich wichtig? Was kommt als erstes, was als zweites usw.“

Ein gutes Zeitmanagement löst nicht alle Probleme. Doch es kann helfen, das Optimum aus den Umständen herauszuholen.

Wie sieht eigentlich Dein Zeitmanagement aus? Änderst dein System regelmäßig oder zumindest hin und wieder? Welche Rolle spielen Routinen bei Dir?

Mein wichtigstes Ziel beim Zeitmanagement ist, immer den Überblick zu haben. Sonst haben meine Aufgaben mich im Griff – und nicht umgekehrt.

Mein Zeitmanagement ändert sich immer wieder. Erstens probiere ich alles Mögliche aus, damit ich weiß, was ich meinen Kunden empfehlen kann. Zweitens ändere ich mich, mein Business ändert sich, die Welt ändert sich. Natürlich klappt es manchmal gut mit meinem Zeitmanagement und manchmal nicht. Ein gutes Zeitmanagement ist ja nicht etwas, was man hat oder nicht hat, sondern etwas, woran man täglich arbeiten darf.

Routinen spielen dabei eine riesige Rolle. Ich verstehe Zeitmanagement nicht nur als Arbeitsorganisation, sondern eher als Selbstmanagement. Deshalb versuche ich so vieles wie möglich in Routinen und Gewohnheiten umzumünzen. So brauche ich nicht zu überlegen, was ich tue (und was nicht), sondern ich treffe einmal eine Entscheidung und dann läuft alles dank Routinen und Gewohnheiten automatisch ab.

Das beginnt bei mir mit einem ausführlichen Morgenritual. Da sorge ich dafür, dass ich perfekt für den Tag aufgestellt bin und ich tue ein paar Dinge, die mich so richtig stärken. Auch während des Tages sorgen meine Routinen und Gewohnheiten dafür, dass ich immer wieder Dinge tue, die ich richtig gut kann, und dann wiederum Dinge, die mich stärken.

Welche Tools kannst Du für ein gutes Zeitmanagement empfehlen? Ist eine digitale Lösung grundsätzlich empfehlenswert?

Gut ist, was für dich funktioniert. Das ist ein wichtiger Satz im Zeitmanagement. Man kann sich perfekt auf Papier organisieren. Ich habe Kunden auf allen Stufen (bis hin zum Geschäftsführer eines Millionenunternehmens), die das täglich beweisen. Jede Methode und jedes Tool (egal ob digital oder nicht) hat Vor- und Nachteile. Deshalb kommt es sehr darauf an, wie man arbeitet und womit man gerne arbeitet.

Ich für mich bin komplett digital organisiert, da mir Flexibilität und Ortsunabhängigkeit wichtig sind. Eines der besten Tools im Moment ist meiner Meinung nach der Todoist. Damit kann man Aufgabenlisten (auch im Team) führen. Der Todoist ist sehr einfach und minimalistisch aufgebaut, doch kann man damit auch komplexe To-do-Listen organisieren. Diese Mischung finde ich einzigartig. Ich bin so begeistert von dem Tool, dass ich sogar einen Videokurs dazu erstellt habe.

Wenn ich die Suchphrase „Tipps zum Zeitmanagement“ mal google, erhalte ich rund 452.000 Ergebnisse. Was ist Dein Lieblingstipp, den Du meinen Lesern gerne mitgeben möchtest?

Zeitmanagement ist Kopfsache! Wenn es hier nicht stimmt, nützt kein Tool der Welt. Deshalb würde ich zuerst dafür sorgen, dass die „Rahmenbedingungen“ stimmen. Ein gutes Zeitmanagement heißt, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu fokussieren. Damit das funktioniert, muss ich zuerst wissen, was für mich und mein Unternehmen überhaupt die wichtigsten Dinge sind.

Ein laserscharfer Fokus heißt aber auch, dass ich dazu fähig sein muss. Bin ich müde, nicht fit, schlafe ich schlecht oder zu wenig, gönne ich mir zu wenig Erholung, ist mein Fokus nicht so hoch, wie er sein könnte. Unternehmer sollten sich deshalb wie Sportler verhalten. Erfolgreiche Sportler stellen sie so auf, dass sie punktgenau ihre beste Leistung abrufen können. Deshalb legen sie so viel Wert auf Erholung, gute Ernährung und vieles mehr. Der beste Sportler ist nicht der, der am meisten trainiert, sondern der, der die perfekte Balance zwischen Leistung und Erholung hinbekommt. Unternehmer sollten genauso vorgehen.

Falls sich meine Leser jetzt erstmals (intensiver) mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigen wollen. Wie sollten sie am Besten anfangen? Gibt es ein besonders empfehlenswertes Buch oder so?

Ich würde nicht unbedingt ein klassisches Zeitmanagement-Buch zur Hand nehmen. Die Methoden dort sind zwar hilfreich, doch Zeitmanagement beginnt im Kopf. Deshalb empfehle ich Bücher, die auch hier ansetzen. Zwei Beispiele:

„The Power of Full Engagement“ von Jim Loehr und Tony Schwartz: Die beiden zeigen sehr gut auf, dass Zeitmanagement eigentlich Energiemanagement ist. Leider ist das Buch nicht mehr auf deutsch erhältlich. Wer aber gut Englisch lesen kann, sollte hier unbedingt reinschauen.

„Die Macht der Gewohnheit“ von Charles Duhigg: Zeitmanagement ist zu 90% eine Sache erfolgreicher Gewohnheiten. Weshalb also nicht direkt hier beginnen?

Super. Vielen Dank, lieber Ivan. Ich wünsche Dir eine schöne Weihnachtszeit und dann einen guten Rutsch ins neue Jahr!

Wie sieht es mit Deinem Zeitmanagement aus? Bist Du damit zufrieden? Wie hat Dir das Interview gefallen und welchen Punkt wirst Du besonders mitnehmen? Ich freue mich auf Deinen Kommentar!

Über Ivan Blatter:

Ivan Blatter ist Personal Trainer für neues Zeitmanagement aus Basel (Schweiz) und hilft Unternehmern, ihre Produktivität zu verdoppeln, so dass sie ihre Leidenschaft nicht nur ausleben können, sondern damit auch genug Geld verdienen. Auf seiner Seite ivanblatter.com bloggt und podcastet er seit vielen Jahren über Themen rund um Zeitmanagement. Neben Seminaren, Coachings und Keynotes bietet er auch Online-Produkte an, die seinen Kunden helfen, mehr aus ihrer Zeit zu machen.