Wie mit Diagrammen aus Zahlen Bilder werden, die Du nie mehr vergisst!

Kleider machen Leute. Bilder schreiben Geschichten. Zahlen stehen für objektive Fakten. Die Kunst ist es nun, die Zahlen aus einem Reporting über Bilder (Diagramme) zu visualisieren. Und zwar so, dass JEDER die Story erkennt, die sonst durch Zahlenkolonnen fast versteckt werden. Doof, ist, dass es scheinbar unzählige Diagrammtypen gibt, wovon viele auch irgendwie vielversprechend wirken.

In Excel 2010 stehen Dir über 60 Diagrammvorlagen, die in 11 Diagrammtypen unterteilt sind, zur Verfügung. Das macht mächtig Eindruck. Aber ich komme immer mehr zu der Überzeugung, dass diese Vielfalt eher verwirrend als hilfreich ist. Jedenfalls erinnern mich viele Diagramme eher an die Suche nach dem Wald, wenn man vor vielen Bäumen steht, als dass sie mir helfen, die Zahlen leichter zu verstehen.

Geht Dir das auch oft so?

Dann lass uns jetzt mal etwas Struktur in den Dschungel bringen.

Aus 11 mach 4 – Das Diagrammtypen 1×1

Wenn Du jetzt mal Excel öffenst und Dir die verschiedenen Diagrammtypen einmal in Ruhe ansiehst, dann wirst Du vielleicht schon einen ersten AHA-Effekt haben.

Du wirst feststellen, dass viele dieser Typen eigentlich nochmal zusammengefasst werden können. Dann bleiben genau 4 Diagrammtypen:

1. Ein Liniendiagramm ist die Verbindung mehrerer Punkte Im Rahmen eines Monatsreports werden hierbei gerne Endwerte oder auch Durchschnittswerte verwendet, über die dann die Entwicklung visualisiert wird. Mit einem Liniendiagramm werden in der Regel Entwicklungen im Zeitverlauf visualisiert.Wenn Du nun die Fläche zwischen der Linie und der x-Achse ausfüllest, erhältst Du  ein Flächendiagramm. Daher kannst Du ein Liniendiagramm durchaus als Obergrenze einer Fläche interpretieren.
2. Ein Säulendiagramm stellt die Daten in nebeneinander gesetzte Säulen dar. Auch hier werden Endwerte oder auch Durchschnittswerte verwendet, um deren Entwicklung im Zeitverlauf zu visualisieren. Da ein Säulendiagramm allgemein als sehr eingängig empfunden wird
3. Ein Balkendiagramm ist eigentlich ein Säulendiagramm, dass nur um 90 ° gedrehte wurde. Auch dieser Diagrammtyp wird vorwiegend zum Größenvergleich von End- oder Durchschnittswerten verwendet.
4. Ein Kreis Diagrammen dient der Visualisierung von Anteilen und wird häufig auch als Tortendiagramm bezeichnet. Das dürfte v.a. aus der optional dreidimensionalen Gestaltungsoption entsprungen sein.

Diagramme im Einsatz – welches wann?

Ok, nachdem wir die 4 Grundtypen von Diagrammen nun mal auseinandersortiert haben, sollten wir uns um den Einsatz derselben kümmern. Also welcher Diagrammtyp ist wann besonders gut geeignet, um die zugrundeliegenden Zahlen zu visualisieren?

Grundsätzlich kann es Dir schon mal gut weiterhelfen, wenn Du Dir mit den folgenden Fragestellungen etwas Klarheit über Deine Absicht verschaffst. Bei diesen Fragen habe ich mich übrigens von einem Artikel auf ControllingEXCELlent inspirieren lassen:

• Spielt die Zeit für die Darstellung der Information, für die Vermitt­lung der Botschaft eine wichtige Rolle?
• Möchtest Du (Markt‑)Anteile, Differenzen zwischen Soll- und Ist-Werten, oder Beziehungen zwischen Daten darstellen?
• Ist die Veränderung der Daten über einen bestimmten Zeitraum hinweg wichtig für die Darstellung? Oder geht es vor allem um den Vergleich der Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt?

Je nachdem welche Absicht Du mit der Visualisierung verfolgst, wird Deine Entscheidung anders ausfallen. Ich möchte Dir folgende Anwendungsgebiete näher erläutern:

Analyse von Strukturdaten

Beispiel: Aufteilung des Umsatzes auf verschiedene Produktgruppen
In solchen Fällen bieten sich grundsätzlich die sog. Kreis-, Säulen- oder Balkendiagramme als Diagrammtyp an. Kreisdiagramme werden dabei immer dann eingesetzt, wenn Du nur eine Kategorie von Daten betrachten möchtest. Möchtest Du aber zum Beispiel die Entwicklung einer Kostengruppe im Zeitvergleich von zwei Jahren gegenüberstellen, sind Säulen- oder Balkendiagramme übersichtlicher.

Analyse von Rangfolgen:

Beispiel: Umsätze diverser Kunden

Solche Daten sind leicht zu erfassen, wenn sie in Form eines  Balkendiagramms dargestellt werden. Sowohl die Rangfolge als auch die relativen Unterschiede zwischen den Kunden, sind dann leicht zu erkennen.

Zeitreihe

Beispiel: Entwicklung der Kundenanzahl über mehrere Jahre.

Eigentlich immer, wenn Du viele Datenpunkte darstellen möchtest, solltest Du mit einem Liniendiagramm arbeiten. Hast Du hingegen nur wenige Daten in Deiner Datenbasis, bist Du mit dem Einsatz eines Säulendiagramms gut beraten.

Häufigkeit

Beispiel: Die Entwicklung der Fehlerquote eines bestimmten Produktes.

Auch hier sind Säulen- oder Liniendiagramme passend, je nachdem, wie viele Datenpunkte gezeigt werden.

Korrelation

Beispiel: Zusammenhang von Anzahl der verschiedenen Produkte und Leerlaufzeiten einer Maschine

Immer wenn Du den Zusammenhang von zwei Variablen in Diagrammform darstellen möchtest, sind Punkt-Diagramme Dein Freund. Punktdiagramme sind eine Unterform der Liniendiagramm, die möglichst durch Trendlinien angereichert werden sollten.

Wichtige Tipps zur Diagrammgestaltung

1. Verzichte auf 3-Dimensionale Darstellungen. Häufig kommt so eine Art Spieltrieb durch und man meint, 3D wirkt professioneller. Das Gegenteil ist der Fall. Eine 3-Dimensionale Darstellung lenkt nur ab und bietet keinen inhaltlichen Mehrwert.
2. Beschränke Dich auf wenige Farben. Viele unterschiedliche Farben irritieren nur und verschleiern somit die Aussagekraft. Fasse „unwichtigere“ Ausprägungen lieber zu einer Farbe zusammen und stelle die wesentliche Info heraus. Eventuell helfen auch Farbschattierungen
3. Denk an die Legende: Nicht immer direkt im Diagramm beschriften. Dies nur im Einzelfall, wenn sehr wenige Datenpunkte enthalten sind. Lieber eine Legende direkt unter dem Diagramm, die dann auch mit einer Datentabelle mehrwertig ergänzt werden kann.

Damit hast Du das Rüstzeug und kannst bei Deinem nächsten Investoren-Reporting oder natürlich auch bei Deinem internen Reporting mit einer erhöhten Aussagekraft punkten.

Wie setzt Du eigentlich bisher Diagramme ein? Schreib doch einen Kommentar und lass uns an Deinen Erfahrungen teilhaben.