Wie der Wechsel meiner Buchhaltungssoftware mich fast um den Verstand brachte!

Eigentlich sollte es ganz einfach sein. Auf keinen Fall sollte es ein Projekt werden. Und unter gar keinen Umständen, sollte sich dieses Thema in das Jahr 2019 ziehen. Pustekuchen! Was als wohl überlegter und zeitlich fest geplanter Wechsel meiner Buchhaltungssoftware begann, endete in einem Projekt mit einem überraschenden Ende. Und weil irgendwann so ziemlich jeder Selbständige eine gute Buchhaltungssoftware sucht, möchte ich Dich in diesem Artikel an meinen Erfahrungen & Learnings teilhaben lassen.

Wenn Du also auch über den Wechsel Deiner Buchhaltungssoftware nachdenkst, dann ist das genau Dein Artikel.

Warum brauchst Du überhaupt eine Buchhaltungssoftware?

Je nachdem mit welchem Background Du in Deine Selbständigkeit startest, wirst Du vermutlich an vieles denken. Aber nicht an eine Buchhaltungssoftware. Wenn Du es ernst meinst, wirst Du Dir nämlich direkt zum Start Deiner Selbständigkeit einen Steuerberater suchen – und dann innerlich einen Haken an das Thema machen. Viele wählen noch einen schönen Schuhkarton aus, in dem sie alle Rechnungen ablegen. Mit der Übergabe dieses Kartons endet dann für diese „Unternehmer“ die Verantwortung für die eigenen Zahlen & Finanzdaten.

Solltest Du Dich jetzt etwas ertappt fühlen: Hör damit auf!

Sofort.

Warum? Lies‘ weiter?

Ich gehe davon aus, dass Du mit Deinem Business richtig durchstarten möchtest. Du möchtest die Welt aus den Angeln heben und im Rahmen Deiner zukünftigen Weltherrschaft alles neu sortieren.

Ok, vielleicht auch `ne Nummer kleiner. Aber Du verstehst, was ich meine.

Aber ganz sicher hast Du große Ziele, also richtig große Ziele, oder?

Denn dann ist es eine Deiner wichtigsten Aufgaben, dass Du selbst jederzeit einen verlässlichen Überblick über Deinen Finanzen hast. Auch, wenn Finanzen Dich langweilen oder Du keine Ahnung davon hast.

Schreib Dir in diesem Fall folgenden Satz auf den Spiegel, in den Du jeden Morgen schaust:

Zahlen sind so lange unwichtig & langweilig,
bis sie Dir Dein Business wegnehmen.
Und damit Deine Träume!

Und damit meine ich nicht, dass Du jetzt auch noch Buchhalter werden sollst. Nein, ich empfehle Dir aber dringend, dass Du Deine Zahlen „lesen“ kannst und verstehst, wie sie sich zusammensetzen. Das ist die Aufgabe, die Du als Unternehmer unbedingt drauf haben darfst.

Eine Buchhaltungssoftware ist dafür eine sehr gute Basis. Wenn Du diese bedienen kannst, dann hast Du schon einiges geschafft. Und die Bedienung darf ganz einfach sein. Aber zu den Anforderungen kommen wir später.

Übrigens:

Ich nenne dies Art von Software eigentlich gar nicht Buchhaltungssoftware. Für mich ist das mehr eine Rechnungsmanagement-Software. Denn mit dieser Software kannst Du ganz bequem:

• Deine Rechnungen an Kunden schreiben,
• die Rechnungen, die Du von Lieferanten & Shops erhältst (Bahntickets, neuer Computer, Fremdarbeiten…) erfassen und
• somit jederzeit(!) den Überblick behalten, was eigentlich auf Deinem Bankkonto passiert.

Dadurch ist es ganz leicht, digitale Rechnungsbelege (notfalls scannst Du diese einfach ein) den einzelnen Positionen auf Deinem Bankkonto zuzuordnen. Außerdem hast Du „automatisch“ alles an einem Ort. (Bye, bye Schuhkarton!)

Das es hierzu auch noch rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten gibt, die eine seriöse und ernstzunehmende Buchhaltungssoftware erfüllen sollte, wollen wir jetzt nicht vertiefen. Stattdessen nenne ich nur ein sehr wichtiges Stichwort: „GOBD“.

Zusammengefasst:

Mit einer solcher Buchhaltungssoftware kannst Du alle Rechnungen, die in irgendeiner Form Dein Business betreffen, ganz einfach im Blick behalten und per Schnittstelle an (moderne) Steuerberater übergeben. Deiner gehört hoffentlich dazu, sonst melde Dich mal bei mir...

Ist es eigentlich Zufall, dass ich immer wieder feststelle, dass Kunden, die ausschließlich digital mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten, viel zufriedener mit ihrem Steuerberater sind?

Wie findest Du. die für Dich passende Lösung – und wie bin ich vorgegangen?

Ganz zu Beginn habe ich mich erst einmal hingesetzt, und mir überlegt, was ich von der Software eigentlich erwarte. Wie soll dieses Tool mir das Leben vereinfachen? Nur darum geht es ja eigentlich (das gilt übrigens für jede Software, die ich kaufe oder nutze).

Folgende Auswahlkriterien standen auf meiner Liste:

Was bedeutet diese Liste für Dich?

Das waren die Punkte, die mir wichtig sind. Objektiv betrachtet, sind sicher nicht alle unbedingt echte MUST HAVES. Auch für mich nicht. Geh die Liste doch für Dich jetzt direkt einmal durch und schreib Dir die Punkte raus, die auch für Deine Auswahl wichtig erscheinen. Ergänze gerne durch Deine eigenen Wünsche und schreibe diese doch gerne hier unten als Kommentar. Das wäre großartig!

Jedenfalls waren dies MEINE Auswahlkriterien für meine Buchhaltungssoftware.

Welche Alternativen an Buchhaltungssoftware habe ich getestet?

Wie schon angedeutet. Es sollte ein schneller Wechsel werden – heraus kam ein Projekt, bei dem ich mich fast komplett verrannt hätte und viel zu sehr mit dem Innenleben meines Businesses beschäftigt war.

Meine Ausgangssituation

Klar, ich komme aus der Welt der Zahlen. Entsprechend war die Suche nach einer Rechnungsmanagementsoftware für mich auch eine der ersten Aufgaben, die ich sorgfältig bei meinem Einstieg in die Selbständigkeit erledigte.

Da ich mit meinem Business nebenberuflich begann, entschied ich mich für ein kostenloses Geschäftskonto bei KONTIST. (In diesem Artikel habe ich das Konto mal detailliert vorgestellt)

Damals war mit dieser Entscheidung auch klar, dass als Rechnungsmanagementsoftware für mich erst mal nur Debitoor in Frage kommt. Denn nur zwischen diesen beiden Softwares gab es eine gut laufende Schnittstelle. (Wenn ich das richtig in Erinnerung habe sind beide Programme ? durch denselben CEO ins Leben gerufen worden).

Da mein Geschäftskonto für mich weiterhin gesetzt war und ich einfach keine Lust hatte dieses umzustellen, lagen für mich drei Optionen oben auf:

Test-Kandidat 1: Debitoor

Wie schon gesagt. Durch die Wahl meines Geschäftskontos war die Auswahl sehr überschaubar. Genauer gesagt, blieb damals nur Debitoor, da ich nicht gleichzeitig auch das Geschäftskonto wechseln wollte.

Da alle anderen Anforderungen erfüllt schienen, entschied ich mich für Debitoor und alles war gut. 

Im Laufe der Zeit schnappte ich dann immer mehr Geschichten auf, wonach Debitoor in der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater (Punkt 5 meiner Liste oben), immer wieder Probleme machte. Es hieß nämlich, dass die Salden der verschiedenen Konten, also die Zwischenstände der unterschiedlichen Kostenkategorien, wie Reisen & Miete, fehlerhaft an den Steuerberater bzw. DATEV übergeben werden. Gerade in diesem Zusammenhang wurde mir dann immer wieder LexOffice ans Herz gelegt.

Als ich vor wenigen Wochen dann meinen Steuerberater für Debitor freischaltete, war ich tatsächlich etwas aufgeregt. Nicht so, wie ein kleines Kind kurz vor Weihnachten, aber trotzdem war ich extrem gespannt, wie die Qualität der übermittelten Daten sein würde. 

Und die bösen Gerüchte wurden bestätigt. Bei DATEV unternehmen online kamen völlig falsche Daten an. In meiner Bilanz hatte ich mehrere Hundertausend EURO Abweichungen zur Realität. Keine Ahnung, wo das herkam. Aber das geht natürlich gar nicht und ist somit ein absolutes K.O.-Kriterium.

Ich halte es für wichtig, nicht mitten im Jahr die Software zu wechseln. Denn ich hatte zudem gelernt, dass zwar der Export der Daten möglich ist, aber dann nur ohne Dateianhang & Kategoriezuordnung wieder in die neue Software importiert werden kann. Wenn ich also ein zeitaufwendiges vollständiges Nachpflegen vermeiden wollte, dann würde ein Umzug bzw. Wechsel der Software nur zum Jahresende Sinn machen.

Mein Urteil:

Fazit:

Zumindest in meinem Fall konnte DEBITOOR meine Daten nicht fehlerfrei an meinen Steuerberater übergeben. Ob das nun eine Sonderfall ist, oder tatsächlich regelmässig aufkommt, kann ich nicht beurteilen. Bei allen guten Ansätzen (auch die Benutzeroberfläche ist in der Zwischenzeit modernisiert und gut gelungen) - das geht gar nicht!

Test-Kandidat 2: LexOffice

Ich schaute mir LexOffice* mal an und hatte einen tollen Eindruck. In der Zwischenzeit war auch die Integration von Kontist in LexOffice erfolgreich gelungen, so dass dieser wichtige Punkt auch erfüllt war. Zudem schien alles noch professioneller zu sein und es gab tolle Optionen. Also dachte ich mir:

„Ok, wenn LexOffice von so vielen Steuerberatern empfohlen wird, dann wechselst Du zum neuen Jahr einfach da hin!“ So würde ich einen sauberen Schnitt haben und wäre dann auf der sicheren Seite.

Als dann am BlackFriday 2018 ein tolles Angebot kam (auf das ich schon gelauert hatte), schlug ich zu und machte sofort mich an die Einrichtung. 

Alles funktionierte zunächst reibungslos. Das UserInterface, also die Benutzeroberfläche, ist recht aufgeräumt und wirkt auf mich etwas moderner und ausgereifter, als die von Debitoor. Gerade das Dashboard gefiel mir sehr gut und ich war zuversichtlich eine gute Lösung gefunden zu haben.

Warum ich von LexOffice zunächst enttäuscht WAR

Als ich Mitte 2019 diesen Artikel ursprünglich schrieb, berichtete ich von großen Problemen bei der Zuordnung neuer Belege, einer total unübersichtlichen Belegübersicht und einem Support, der ewig benötigte, um zu antworten.

Das hat mich damals ziemlich enttäuscht. Entsprechend habe ich das auch hier beschrieben. 

Ein paar "KLICKS" können alles verändern

Fast parallel zur Erscheinung dieses Artikel gab es dann aber offenbar ein Update bei und für Lexoffice. Plötzlich war eine leichte Zuordnung der Belege auf dem iPad möglich und auch der Support meldete sich schnell und kompetent auf neue Rückfragen von mir.

Durch den sehr umfangreichen Hilfe-Bereich, der auch sehr viele Videos zu Fachthemen beinhaltet, merkte ich wie ich immer mehr in diese Software hineingezogen wurde. 🙂 Ich begann Lexoffice parallel zu nutzen. Alles lief plötzlich reibungslos.

Sehr schell waren meine Kunden angelegt, das Rechnungsformat an meine Wünsche angepasst, meine Produkte und Dienstleistungen gepflegt. Die Zuordnung der Belege zu den Bankbewegungen verlief reibungslos. Und als ich dann im Herbst einen Steuerberater beauftragte und der die Daten einwandfrei aus Lexoffice nach DATEV Unternehmen online übertragen konnte, war ich begeistert.

Eine schöne Überraschung: Das Zusammenspiel mit Zapier

Manchmal kann dieses Belegchaos ziemlich nervig sein. Richtig? 

Ja, das geht auch mir so. Daher bin ich ständig auf der Suche nach Automatisierungsmöglichkeiten und irgendwelchen Abkürzungen, die mir mein Leben erleichtern können (und das meiner Kunden). Über den Internetdienst Zapier, bin ich dann auf eine ziemlich coole Automation gestoßen.

Wann immer ich z.B. eine E-Mail erhalte, speichere ich diese mit dem folgendem Dateinamensmuster ab:

JJJJMM-Rechnung-JRB-NAME.PDF
z.B: 201912-Rechnung-JRB-Lexoffice.pdf

So kann ich direkt aus dem Namen ablesen, was das für eine Datei ist (Nämlich die Lexoffice-Rechnung aus Dezember 2019). Diese Rechnung wird nun in einem Google-Drive Ordner abgelegt, den ich von dem Internetdienst "ZAPIER" überwachen lasse. In diesen Ordner kommen alle meine Rechnungen (aber auch nur diese), die im Rahmen meines Businesses anfallen. Wann immer nun eine neue Rechnung in dem Ordner liegt, erkennt Zapier das und lädt diese automatisch nach Lexoffice hoch. 

Ist das nicht cool?

So erspare ich mir das nervige Suchen am Monatsende, sondern erledige die Übergabe meiner Daten an Lexoffice und somit an meinen Steuerberater "on the fly".

Schau mal, so sieht das einfache Rezept bei Zapier aus:

So stelle ich mir ein Buchhaltungsprogramm für Selbständige vor.

Mein Urteil:

Fazit:

LexOffice ist speziell für mich als Kontist-Kunde die perfekte Lösung. Die Synchronisation der Bankdaten funktioniert sehr gut und der Funktionsumfang ist top. Besonders das Dashboard hat es mir angetan. 🙂 Sobald Lexoffice für Dein Unternehmen richtig eingerichtet ist, hast Du hier alles was Du brauchst, um mit möglichst wenig Zeitaufwand Deine Belege in den Griff und zu Deinem Steuerberater zu bekommen.  

Test-Kandidat 3: FastBill

Spätestens jetzt wurde aus einer geplanten Aktion ein Projekt. Denn ich checkte die Alternativen und schnell war klar, dass FastBill die Lösung sein könnte. 

Ich richtete umgehend ein Test-Account an und war begeistert. Das UserInterface machte einen sehr modernen Eindruck, und es machte Spaß damit zu arbeiten.

Die Belege wurden von GetmyInvoices sauber importiert und die Zuordnung zu den Bankdaten klappte schnell und problemlos. Ich fand mich sehr schnell zurecht und war begeistert, dass ich selbst Kategorien erstellen konnte. Das kannte ich von Debitoor so nicht. Super!

Toll auch, dass automatisch angezeigt wird, wie lange ein Kunde durchschnittlich benötigt, um eine Rechnung zu bezahlen. Das ist eine sehr wertvolle Information, die ich mir sonst immer manuell herausarbeiten musste.

Warum es FastBill nur fast geworden ist

Die Anbindung zu Kontist lief stabil. Es schien, dass ich bei FastBill alles bekommen könnte, was für mich wichtig ist. Nur ein gute APP für mein iPad und ein vernünftiges Reporting. 

Während die App evtl. zu verschmerzen gewesen wäre, so traf mich das fehlende Reporting umso mehr. Alles, was Fastbill hier bietet ist eine Aufstellung der Summe an Einnahmen und Ausgaben. 

Mehr nicht. Alles in einer Zeile.

Das war es.

Hmm.

Zumindest eine Ergebnisübersicht in BWA-Form und vielleicht noch eine Bilanz wären toll gewesen. Dabei ist alles vorbereitet und sicher auch kein Hexenwerk. Ich fragte beim Support nach und erhielt sehr schnell eine Antwort. Leider sieht FastBill auch in Zukunft erst mal keinen Schwerpunkt und es sind keine weiteren Berichte geplant.

Ok, ich gebe zu, dass meine Ansprüche in dem Bereich vermutlich auch außergewöhnlich sind. 

So langsam dämmerte es mir. Sollte ich doch bei Debitoor bleiben?

Mein Urteil:

Fazit:

FastBill hat mir am meisten Spaß gemacht. Leider wird hier aktuell kein Wert auf das Reporting gelegt. Sehr schade, denn grundsätzlich ist alles dafür vorbereitet. Wer „nur“ ein Tool sucht, mit dem Ein- & Ausgangsrechnungen gemanaged werden können, der ist hier gut aufgehoben!

weitere Alternativen für eine Buchhaltungssoftware für Selbständige?

Diese 3 Varianten habe ich mir intensiv angeschaut. Beziehungsweise mit Debitoor arbeite ich bereits seit mehreren Jahren. Zusätzlich fielen mir noch sevDesk, Buchhaltungsbutler, papierkram.de und orbnet als weitere Alternativen ein. Es war in der Zwischenzeit Anfang März 2019 und ich verspürte den Drang die für mich perfekte Lösung zu finden. Doch dem wollte ich zumindest für mein Business nicht nachgeben. Vielmehr war es mir wichtig, dieses interne Projekt endlich abzuschließen.

Außerdem: Jede der oben genannten weiteren Alternativen, würde erheblichen Zusatzaufwand bedeuten. Ich dürfte mich mit einem neuen Geschäftskonto beschäftigen auch diesen Umzug durchführen. Das schien mir jetzt nicht mehr angebracht. Ich möchte meine Zeit lieber in meine Kunden investieren

Daher habe ich mir diese Alternativen bisher nur sehr oberflächlich angeschaut und kann mir aktuell kein Urteil erlauben. Wenn Dich das aber interessiert, was ich davon halte, dann hinterlasse hier einfach einen Kommentar. Vielleicht greife ich das Thema dann einfach wieder auf und baue diesen kleinen Test für Dich aus.

Was meinst Du? Schreib’ auch dazu gerne einen Kommentar hier unten.

Das Ergebnis: And the winner is….

Vermutlich überrascht es Dich jetzt nicht: Ich bin im Laufe des Jahres dann doch zu Lexoffice gewechselt.

Ja, mitten im Jahr. Nein, ich kann Dir diesen Zeitpunkt nicht empfehlen. Ich bleibe dabei. Zumindest, wenn Du keinen Steuerberater an Deiner Seite weißt, der Dir die Daten dann sauber aufbereitet und Du Wert auf ein aussagekräftiges Reporting direkt in Deiner Buchhaltungssoftware legst. Also, der Zeitpunkt für den Wechsel war suboptimal. Aber der Wechsel zu Lexoffice selbst, den habe ich  nicht bereut. Im Gegenteil. 

Und spätestens nachdem ich nun von meinem Steuerberater die Bestätigung erhalten habe, dass die Datenübergabe problemlos funktioniert, ist für mich hier alles in Butter. Ich kann Dir Lexoffice* mit richtig gutem Gewissen empfehlen!

Wie hättest oder hast Du Dich entschieden?

Du ahnst es schon: Schreib‘ Deine Antwort einfach als Kommentar. Dann können wir darüber gerne diskutieren......

Dieser Artikel wurde im Dezember 2019 überarbeitet, da meine eigenen Erfahrungen, dies erforderten. Die ursprünglich ausgesprochene Empfehlung für DEBITOOR konnte ich nicht aufrecht erhalten, zumal ich innerhalb des Jahres doch zu LexOffice gewechselt bin und dies hier auch korrekt darstellen möchte!

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