Darum ist ein 5-Sterne Controlling für den Erfolg Deines StartUPs so wichtig

Sei bitte ehrlich zu mir. Ich kann damit umgehen. Ganz bestimmt. Wenn Du an Controlling denkst, denkst Du da an eine Erbsenzähler-Abteilung, die eher die Prozesse in Deinem StartUP verlangsamt? Oder siehst Du eine Abteilung, die Dein Business nachhaltig dabei unterstützen kann, erfolgreich zu sein? Ist Controlling für Dich eigentlich eine reine Kontroll-Abteilung?

Oder:

Kannst Du Dir vorstellen, dass ein Controlling wirklich wertvoll für Dein Unternehmen agiert?

Ich kann es mir schon denken. Das heißt, ich fürchte, ich weiß, was Du jetzt denkst.

Natürlich ist Dir bewusst, dass Controlling irgendwie wichtig für Dein Business ist. Aber Controlling ist auch langweilig, Controlling kostet viel Zeit und natürlich auch noch Geld. Der direkt messbare Erfolg des Controlling ist für Dich hingegen nicht greifbar. Controlling ist irgendwie mehr nice to have, wenn Du mal wirklich ehrlich bist.

Denkst Du in etwa so?

Dann bist Du in guter Gesellschaft. Egal, ob Du nun ein StartUP-Business führst oder ob Du ein KMU leitest, Controlling ist für die Meisten negativ besetzt. Auch, wenn es fast niemand (öffentlich) zugeben möchte.

Eine kleine Case-Study:
„Old school“-Controlling  vs. 5-Sterne Controlling – Wo ist der Unterschied?

Lass uns doch mal gemeinsam überlegen, wo das schlechte Image des Controlling herkommt, bevor wir skizzieren, wie ein Controlling als Business Partner etabliert werden könnte. Hast Du Lust? Ok, dann legen wir los.

Die Ausgangslage:

Lass uns mal annehmen, Du machst das Controlling nicht selbst, sondern hast in Deinem StartUP/KMU jemanden, der das für Dein Business macht. Du hast in ein paar Tagen ein wichtiges Meeting mit Deinem Hauptinvestor.

In einem formlosen Vorgespräch hast Du eine neue Geschäftsidee (die Erweiterung Deines Produktportfolios) mit ihm schon mal grob andiskutiert. In dem nun anstehenden Gespräch wollt ihr ausloten, ob Dein Investor die neue Idee unterstützen möchte, oder eben nicht. Deinem Controller hast Du nun die Aufgabe gegeben, die dafür relevanten Zahlen aufzubereiten.

So geht eine Erbsenzähler-Abteilung vor:

Dein Controlling würde in diesem Fall schauen, welche Umsätze Dein Unternehmen in „benachbarten“ Produktgruppen schon gemacht hat. Da die Rohertragsmargen vorliegen, werden diese natürlich auch mit aufbereitet. Eine Produktgruppenergebnisrechnung, also ein echtes EBIT- für Deine Produktgruppen habt Ihr nicht in Eurem Reporting-Set. Also, wird es hierzu keine Aussagen geben. Dazu wird dann noch die Gesamt-P&L (Gewinn- und Verlustrechnung) gepackt und eine Bilanz. Somit sind alle wesentlichen Analysen, die so vorliegen erst mal zusammen.

Zufrieden mit diesen Informationen? Fühlst Du Dich damit gut gerüstet für Dein Meeting? Ach, eher nicht, deshalb hast Du auch nachgefragt, ob das Controlling nicht mehr liefern könne? Aber Dein Controller hat Dir erklärt, dass mehr Zahlen nicht im System sind und außerdem sowieso schon so viele Themen anliegen, dass in der Kürze der Zeit einfach nicht mehr drin sei. Selbstverständlich ist alles aber geprüft und alle Zahlen stimmen exakt überein. Du öffnest die Dateien und findest endlose Zahlenkolonnen und lange Formeln, mit denen Dein Controller wohl versucht hat, einen möglichen Umsatz für die neue Produktgruppe abzuleiten.

Ach das ist die Welt, die Du kennst? So erlebst Du Controlling seit Jahren und kannst Dir deshalb keinen Reim darauf machen, warum nun ausgerechnet das Controlling als Business-Partner agieren möchte.

Versteh ich.

Aber, dass was ich da oben beschrieben habe, ist auch nicht meine (Controlling-) Welt. Ich habe immer wieder davon gehört, aber konnte nicht wirklich etwas damit anfangen.

Deshalb fordere ich Dich ja auch nicht auf, einfach ein Controlling für Dein Business zu etablieren. Ich fordere ein 5-Sterne Controlling für Dein Business. Denn

Nur ein 5-Sterne Controlling kann auch Business-Partner sein!

Was ist der Unterschied zu einem „herkömmlichen Controlling“?

Nun, wenn Du mich als Controller bittest, für ein Meeting mit Deinem Hauptinvestor Zahlen aufzubereiten, dann werde ich Dich erstmal mit ein paar Fragen löchern:

Foto von: Yaruta

Als Nächstes würde ich mir, genau wie jeder Andere, der ein 5-Sterne Controlling anbieten möchte, erst mal überlegen, welche Zahlen Dir als Unternehmer nun wirklich helfen würden. Du hast mir ja im Gespräch meine Fragen beantwortet und mir somit Dein Vertrauen geschenkt. Das möchte ich jetzt natürlich rechtfertigen.

Zunächst mal wirst Du ja begründen wollen, warum Du diese neue Produktkategorie in das Portfolio aufnehmen möchtest. Dafür wird es hoffentlich Marktdaten geben. Über Marktforschungsinstitute wie Gartner oder ICD kann man sehr schön Marktentwicklungen (Nachfrage,  Marktanteile der Wettbewerber etc…) herausbekommen. Aber das ist natürlich auch teuer. Nicht zwingend genauso verlässlich, aber durchaus brauchbar sind natürlich Analysen, die im Internet auf einschlägigen Fachseiten nachlesbar sind. Wenn man sich ein bisschen bemüht und auch mal ein wenig kreativ zeigt, dann findet man in den allermeisten Fällen brauchbare Zahlen.

Mit diesen Zahlen kannst Du Deinem Investor sehr einfach zeigen, dass es eine gute Nachfrage nach Deiner neuen Produktkategorie gibt. Es gibt also einen relevanten Bedarf. Das ist schon mal wichtig.

Die nächste Frage ist ja dann: Kann Dein StartUP/KMU diesen Bedarf befriedigen?

Da sind wir dann bei dem Punkt, ob Du einerseits die notwendigen guten Kontakte zur Beschaffungsseite hast, um die benötigten Komponenten (oder ähnliches) zu beschaffen. Anderseits gilt es die Frage zu klären, ob Investitionen notwendig sind, um die Artikel produzieren zu können oder um evtl. notwendige Lizenzen zu erwerben. Vielleicht muss auch einfach die Produktionskapazität erhöht werden….

Mit anderen Worten: Welche (außergewöhnlichen, zusätzlichen) Kosten werden anfallen, die in einer ersten Produktkalkulation berücksichtigt werden müssen.

Dann kenne ich ja aus meinem Standardreporting die Aufschlagssätze, die auch in den bisherigen Kalkulationen von Produktpreisen Anwendung finden. Diese Aufschlagssätze liegen mir idealerweise pro Stück und prozentual vor. Wenn nicht, muss ich dies halt schnell rechnen. Wenn die Erstellung der neuen Produkte an einer Stelle etwas aufwendiger sein sollte, dann könnte ich mit Komplexitätsfaktoren, diesen Mehraufwand simulieren. Das Ergebnis meiner Kalkulation hat zu diesem Zeitpunkt ja gar nicht den Anspruch genau zu sein. Also genau im Sinne von, „stimmt auf den Cent exakt“. Mein Ziel ist es eine Kalkulation anzubieten, die belastbar  und realistisch ist.

Nicht mehr – aber bestimmt auch nicht weniger.

Ok, somit hätte ich genügend Zahlenmaterial zusammen, um Dir eine Analyse zu geben. Diese wird Dir zeigen, zu welchen Kosten Dein StartUP/KMU in der Lage ist, diese Produktkategorie am Markt anzubieten.

Nun kommt natürlich der spannende Punkt: Welchen Preis können wir vom Markt für dieses Produkt verlangen? Einerseits wird hier häufig ein Marktpreis die Reiserichtung vorgeben, Andererseits wollen wir natürlich soviel wie möglich verdienen, aber mindestens unsere eigenen Kosten damit decken.

Da sicher ein großer Teil unserer Kosten fix sein dürfte, sinkt der prozentuale Anteil dieser Kosten mit der verkauften Menge. Das nennt man übrigens Fixkostendegression. Das heißt für unser Beispiel: Je mehr Produkte wir verkaufen können, desto geringer der Fixkostenanteil, desto mehr Marge werden wir erwirtschaften können.

Da ich mich ja intensiver mit dem Markt und dem Wettbewerb auseinandergesetzt habe und gleichzeitig als Controller die Stärken unseres Unternehmens kennen sollte, habe ich vielleicht noch die eine oder andere Idee für die Veredelungen oder sog. added values. Diese sind häufig ein sehr netter „Margenbringer“ und vorschlagen kann ich diese alle Male. Es ist ja am Ende Deine Entscheidung, ob Du diese Vorschläge mit ins Meeting nimmst oder nicht.

Ok! Auf diese Weise kann ich jedenfalls kalkulieren, wieviel Umsatz Dein Unternehmen mit der neuen Produktkategorie machen sollte. Da die Kosten ebenfalls kalkuliert sind, habe ich in jedem Fall auch eine Aussage zur Rohertragsmarge. Mit Hilfe einer zumindest groben mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung, würde ich auch den zu erwartenden Zusatzgewinn im Laufe der ersten 3 Jahre kalkulieren.

Auch bei dieser mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung, muss ich ja nicht in Schönheit sterben. Das heißt, natürlich sind nicht alle Kosten wirklich exakt zuzurechnen und natürlich ist auch die Verteilung der Gemeinkosten immer diskussionsfähig.

Aber weißt Du was: Das ist mir jetzt schnuppe.

Ich überlege mir sinnvolle Annahmen, die für diese Produktgruppe auch von Dritten nachvollziehbar sind und dann verteile ich solche Kosten über „Schlüssel“. Das ist vielleicht nicht immer der wirklich exakte Ansatz, aber ein brauchbarer. Und um mehr geht es meiner Meinung nach aktuell ja gar nicht.

Eigentlich könnte man meinen, wir wären jetzt fertig. Vielleicht sitzt Du auch jetzt schon vor Deinem Monitor und denkst: „Jau, das wäre mal echter Mehrwert“! Dann warte noch mal kurz. Ich habe da noch was.

Wenn Du mit Deinem Hauptinvestor redest, dann geht es doch wahrscheinlich darum, dass er Geld nachschießen soll. Aber wir haben noch gar nicht analysiert, wie sich diese neue Produktgruppe auf den Cash-Bestand Deines Unternehmens auswirken wird. Das holen wir jetzt nach. Früher geht es aber auch gar nicht. Denn Du brauchst ja die Umsätze und die Kosten, die sich dann als Ein- und Auszahlungen in Deinen Liquiditäts-Forecast niederschlagen.

Der Cash-Bestand kommt aus der Bilanz und die laufenden Ein- und Auszahlungen kennst Du ja bereits aus Deinem Standardreporting. Es geht also „nur darum“ die zusätzlichen Erträge und Kosten nun in den Liquiditäts-Forecast einzubauen. Ich nehme dafür die durchschnittlichen Zahlungsziele unserer Kunden und Lieferanten. Auch das reicht an Genauigkeit, denn es geht niemals um einen Nachschuss durch Deinen Hauptinvestor in Höhe von 938.768 EUR sondern in dem Fall vielleicht um 1 Mio EUR.

Je nachdem, wie maßgeblich die neue Produktkategorie zum Gesamtergebnis Deines StartUPs / KMUs beitragen wird, würde ich dann noch einen P&L-Forecast und einen Bilanz-Forecast als Abrundung anschließen.

Wenn ich diese Zahlen alle vorliegen, die Analysen erstellt und ausdruckfähig aufbereitet habe, würde ich noch eine Management Summary erstellen. Hier fasse ich die wesentlichen (!) Kennzahlen der nächsten 3 Jahre zusammen und zeige die Entwicklung.

So haben Du und Dein Investor alles auf einen Blick, wenn Ihr tiefer in die Diskussion einsteigen wollt.

Ein guter, langjähriger Freund wird mich hierbei unterstützen

Na klar, alle diese Informationen sollten an einer zentralen Stelle gesammelt und verarbeitet werden. Auch wenn ich hier für ein 5-Sterne Controlling werbe, so möchte ich daraus keine Raketenwissenschaft machen. Ich nutze gerne und in solchen Fällen IMMER Excel. Es gibt gute Gründe, die für den Einsatz von Excel im Controlling  sprechen, also halte Dich mich auch daran.

Ich erstelle eine neue Excel-Datei und lege je Themengebiet ein Arbeitsblatt fest. Natürlich beschrifte ich das Arbeitsblatt entsprechend, damit nicht nur ich mich in der Datei zurechtfinde, sondern auch Du als mein „Kunde. Oder später vielleicht sogar Dein Hauptinvestor.

Ok, welche Themen würde ich jeweils auf ein eigenes Arbeitsblatt packen:

Jedes Arbeitsblatt wird druckreif  und ansprechend formatiert. Es soll Dir Spaß machen, mit meinen Ergebnissen zu arbeiten.

Dann würde ich einen Gesprächstermin mit Dir vereinbaren, um Dir die Ergebnisse und meine Gedanken kurz vorzustellen. Du sollst ja nicht nur die Ergebnisse lesen und weiterverarbeiten können, sondern auch wissen, was ich mir dabei gedacht habe. (zum Beispiel, wenn ich Annahmen getroffen habe).

Es ist nicht unwahrscheinlich, dass ich mich gerade bei der Vorstellung meiner Annahmen oder Ideen für added-values auch an ein Flipchart bei Dir stellen würde. Denn, Du weißt ja schon, dass eine spontane Flipchart-Präsentation wesentlich zum Verständnis der Gedanken und Ideen beiträgt.

Spätestens jetzt solltest Du meine Ergebnisse wirklich beurteilen können. Vielleicht hast Du noch ein paar Anmerkungen oder zusätzliche Ideen, um die Analysen weiter zu optimieren. Dann können wir darüber reden und ich arbeite das dann kurzfristig nach dem Meeting ein.

Ja, ich denke, das ist in etwa meine Art, mit Deinem Anliegen umzugehen. Selbstredend würde ich diese Aufgabe entsprechend priorisieren, da ich bereits im Vorgespräch von Dir erfahren habe, dass dieses Meeting eine hohe strategische Bedeutung für das Gesamtunternehmen hat.

Ein 5-Sterne Controlling hat den Anspruch das Business aktiv zu unterstützen. Deshalb kann auch nur ein echtes 5-Sterne Controlling als Business Partner agieren.

Nachdem Du nun weißt, was ich unter einem 5-Sterne Controlling verstehe, möchte ich Dich noch mal fragen:

Kannst Du Dir vorstellen, dass ein Controlling wichtig für den Erfolg Deines StartUPs oder KMUs ist? Wie weit ist Dein Controlling auf dem Weg zum Business-Partner?

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht:

Ein 5-Sterne Controlling macht Dein Business erfolgreich!