4 gute Gründe, die gegen Excel im Controlling sprechen!
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4 gute Gründe, die gegen Excel im Controlling sprechen!

Ich habe da mal `ne Frage: Würdest Du gerne ein paar Tausend Euro sparen?

Also, ohne jetzt wirklich auf etwas zu verzichten. Dabei ist es ganz egal, ob Du ein StartUp hast oder ein kleineres bzw. ein mittelgroßes Unternehmen leitest. Du kannst Deine Aufgabe als Unternehmer trotzdem genauso gut ausführen und auf ein leistungsfähiges Controlling mit einem aussagekräftigen Reporting zurückgreifen.

Und genauso wichtig: Deine Kunden merken nichts davon!

Also nochmal: Möchtest Du gerne unter diesen Umständen ein paar Tausend Euro sparen?

Ja?  Dachte ich mir.

Wie das geht?

Ganz einfach. Setz‘ für Dein Controlling auf Excel und verzichte auf den Kauf einer speziellen Controlling-Software.

Upps, jetzt ist der Frosch doch schon aus der Keksdose gehüpft!

Excel im Controlling nutzen oder doch lieber spezielle Controlling-Software?

Das ist hier die Frage! Software, die speziell auf Controlling Bedürfnisse ausgerichtet ist, gibt es mittlerweile so viele wie Sandkästen im Garten von Einfamilienhäusern.

Warum das so ist?

Weil findige Programmierer die Schwachstellen von Excel analysiert haben und mit der eigenen Software eine ganz tolle Lösung für diese Schwachstellen gefunden haben. Durch die Nutzung von spezieller Controlling-Software hast Du als Unternehmer praktisch nur Vorteile. Schließlich willst und sollst Du Dich ja um Deine Kunden kümmern. Diese Software nimmt Dir die lästige Controlling-Arbeit ab und Du brauchst Dich erst gar nicht mit kilometerlangen Excel-Formeln beschäftigen.

So in etwa wird es Dir auf Webseiten und in Info-Brochüren versprochen.

Vieles spricht gegen den Einsatz von Excel als Reporting-Quelle

Dann gibt es eine lange Auflistung von Argumenten, die gegen Microsoft Excel sprechen. Sehr gerne werden vor allem folgende Argumente auf Deinem Monitor eingeblendet bzw. in  schicken PowerPoint-Folien angeführt:

 

 

 

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Excel ist wie Nadeln sammeln, um daraus einen Heuhaufen bauen zu wollen.

Wenn ein Reporting auf Excel basiert, dann müssen immer viele Formeln manuell eingegeben werden. Da dies jedes Mal neu gemacht werden muss, ist das Risiko Fehler einzubauen sehr hoch.

 

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Wer mit Excel im Reporting arbeitet, bestimmt auch die maximale Anzahl der Buchstaben in der nächsten Nudelsuppe.

Da Excel-Reports immer wieder manuell erstellt werden müssen, verkommen Controller schnell zum Excel Junkie, oder etwas „netter“ formuliert: zu einem Excel-Programmierer. Jedenfalls sind sie gezwungen, sich mehr mit Excel Formeln zu beschäftigen, als mit den Inhalten.

 

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Ameisen haben nicht die primäre Aufgabe Nahrung zu tragen, sondern sie sollen die Königin „umsorgen“.

Das geht in die Richtung von Punkt 2. Controller wollen und sollen v.a. Daten interpretieren und richtungsweisende Ratschläge geben und nicht „nur“ die Daten bereitstellen. Gerade in der Interpretation und inhaltlichen Verwendung der Analyseergebnisse liegt das Salz im Nudelwasser. Also hier wird der „Spaß und die Wertigkeit der Controller-Arbeit“ bestimmt. In der Folge: Eine Controlling-Software spart die Zeit der Datenbereitstellung ein. Zeit, die Du für wirklich wichtige Dinge einsetzen kannst.

 

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Excel ist wie ein gedeckter Tisch für 4 Personen. Doof nur, dass 20 Leute zum Essen kommen sollen.

Wenn die Menge an Daten, die für ein Reporting zu Grunde liegen sollen, extrem groß ist, dann müssen diese über eine Datenbank verwaltet werden. Nun kann Excel zwar grundsätzlich mit Datenbanken, wie Access umgehen, aber ein Datenbankprofi wird es deshalb trotzdem nicht. Es gibt einfach Grenzen. Excel ist kein BI-Ersatz, also kein Tool um echte Business Intelligence-Analysen (BI-Analysen) anzubieten.

 

Du meinst, das sind doch stichhaltige Argumente?

Ich auch!

Du bist jetzt überzeugt, dass es eine gute Idee ist, sich einfach mal nach einer Controlling-Software umzuschauen?

Ich nicht!

Wie jetzt? Wie passt das zusammen?

Ganz einfach. Klar, die oben aufgeführten 4 Argumente sprechen (vermeintlich) für eine spezielle Controlling Software – und gegen den Einsatz von Excel im Controlling.

Aber es ist doch oft so im Leben:

Bei einer Medaille ist nicht auf beiden Seiten dasselbe Symbol.

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Foto von: Rawpixel.com (bigstockphoto.com)

Ich will damit sagen: Bevor Du eine solche Entscheidung triffst, sollten wir mal gemeinsam überlegen, ob es auch Argumente gibt, die für die Verwendung von Excel im Controlling sprechen.

Folgende Punkte fallen mir da „spontan“ ein:

 

 

 

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Excel ist auf jedem Computer bereits installiert.

Das bedeutet, Du brauchst gar nicht erst in den Dschungel an Controlling-Software eintauchen, um Dir die 3 bis 5 eventuell passenden Alternativen herauszusuchen. Du brauchst kein Anforderungsprofil für die neue Software entwerfen und sparst so auch die Zeit, um jeweils mindestens ein ausführliches Gespräch mit den Anbietern der Software zu führen. Zeit ist Geld und in diesem Fall sogar doppelt. Denn Du sparst ja auch die Anschaffung der Software selbst.

 

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Excel-Tabellen können an neue Bedingungen einfach angepasst werden / Umbau bzw. Erweiterung ist jederzeit möglich.

Alles, was Du in Excel selbst baust, hast Du auch unter voller Kontrolle. Du benötigst keine Experten von außen, wenn Du Berichte an neue Bedingungen anpassen möchten. Wann immer Du es für erforderlich hälst, kannst Du quick und dirty Deine Excel-Reports anpassen oder erweitern.

 

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Excel benötigt keine Wartung, keine besonderen Updates.

Jede Software, die Du zusätzlich auf Deinem Computer installierst, muss mit Deinem Betriebssystem harmonieren. Das heißt aber auch, je nachdem welche Änderungen sich Microsoft oder Apple gerade überlegen, Deine Controlling-Software sollte besser damit umgehen können. Ärgerlich, wenn Du keine Reports aus „Deinem System“ bekommst, nur weil Deine Controlling-Software eine andere Sprache spricht, als Dein neues Betriebssystem….

 

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Für Excel gibt es jede Menge Anlaufstellen im Internet, um kostenlose Hilfe zu bekommen,

Egal, ob Du Excel im Controlling nutzt, oder eine spezielle Controlling-Software. Es wird der Tag an die Fensterscheibe klopfen, wo Du mal eben schnell Unterstützung benötigst. Arbeitest Du vielleicht auch mal sonntags, wenn es regnet? Das Internet hat jederzeit Sprechstunde und sollte auch die Antwort auf Deine Frage bereitstellen.

 

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Keine teuren Berater notwendig, um neue Reports zu generieren.

Du hast Dein Geschäftsmodell verändert bzw. an den Markt angepasst? Dann möchtest Du dies auch in Deinen Controlling-Reports berücksichtigen, nicht wahr? Kein Problem, Du kannst Deinen Anbieter der Controlling-Software sicher gerne anrufen – wenn es diesen noch gibt. Gerne wird er Dir einen Spezialisten zur Seite stellen, der die Software schnell anpasst….

 

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Berechnungen können „leicht“ nachvollzogen werden.

Du schaust auf einen Report und denkst: „Wie berechnet sich die Zahl?“ In Excel kein Problem, schau‘ einfach in die Formel. In einer speziellen Controlling-Software darfst Du im „Admin-Panel“ den Code analysieren oder kryptische Zeichen im Anwenderhandbuch nachschlagen. Why not?

 

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Excel-Analysen können an jeden versendet werden.

Du möchtest Deinem Steuerberater oder Deinem Investor mal eben eine Analyse zusenden? Und zwar so, dass auch alle Formeln enthalten sind? Kein Problem mit Excel, aber wird er auch dieselbe Controlling-Software installiert haben? Eher nicht.

 

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Mit Excel-Analysen kann man weiterrechnen oder nur Teile wiederverwenden.

Herrlich, ich liebe es. Einfach einen Teil einer Analyse mal eben mit „STRG+C“ aus einer Analyse herauskopieren und mit „STRG+V“ in eine neue Tabelle einfügen. Mit Excel kein Problem….

 

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Formate können so gesetzt werden, wie es im Unternehmen gewünscht ist.

Es hat sich ja schon herumgesprochen. Ich lege Wert auf ein gut durchdachtes Layout im Reporting. Dieses Layout sollte genau meinen Ansprüchen folgen und möglichst auf das Unternehmen, für das ich den Bericht erstelle, abgestimmt sein (Stichwort: Corporate Identity). In Excel habe ich alle Freiräume der Welt, meinen Report optisch zu pimpen.

 

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Excel-Analysen können viele Jahre von neuen Versionen weiter verarbeitet werden.

Du hast vor 9 Jahren eine Excel-Analyse erstellt und jetzt möchtest Du diese Analyse verwenden und damit weiterarbeiten? Mit Excel kein Problem. Das XLS-Format hat schon seit Jahrzehnten Bestand und kann auch heute noch mit der aktuellen Excel-Version verarbeitet werden. Welche Software kann das schon?

 

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Excel arbeitet als Teil des Office-Paketes perfekt mit PowerPoint und Word zusammen.

Du möchtest Deine Analyse im Rahmen eines Briefes als Tabelle verwenden oder in PowerPoint als Grafik weiterverarbeiten. Wenn Du Excel im Controlling einsetzt ist das gar kein Problem, denn es arbeitet perfekt mit den anderen Programmen des MS Office-Paketes zusammen.

 

Ok, das sind mal so meine spontanen Argumente, die aus meiner Sicht für den Einsatz von Excel im Controlling sprechen.

Zählen wir mal durch:

11 : 4!

11 Pro Excel- gegen 4 Contra Excel-Argumente.

Aus meiner Sicht spricht verdammt viel für den Einsatz von Excel im Controlling. Gerade für Unternehmen, die immer wieder einem sehr starken Wandel ausgesetzt sind, kann die Flexibilität von Excel ein echter Segen sein. Wenn Du Dein Excel-Reporting vernünftig planst und aufbaust, kannst Du mehrere 100 Millionen Umsatz machen und Excel ist immer noch Dein Controlling-Freund.

Überzeugt?

Nein? Dann schreib Deine Sichtweise als Kommentar unter diesen Artikel.

Ja? Fein. Welche Erfahrungen hast Du bisher mit Excel gemacht? Auch hierzu freue mich auf Deinen Kommentar.

Ich wünsche Dir eine tolle Zeit!

 

Unterschrift

GRATIS Excel-Vorlage:

Das Eingabeblatt zur Kostenerfassung ist speziell auf die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen zugeschnitten. Hiermit kannst Du Deine Kosten sehr einfach erfassen und so Trends und Fehlentwicklungen frühzeitig erkennen.

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  • MD sagt:

    Auch dieser Artikel ist wieder einmal herrlich geschrieben und schön auf den Punkt gebracht.
    Excel ist und bleibt nun mal ein „massentaugliches“ Produkt, das sehr einfach aber auch sehr komplex verwendet werden kann.
    Sollten KMU die Entscheidung für eine neue Hard- oder Softwareumgebung treffen, ist Excel hiervon nicht betroffen.
    Ich erhalte mir auf diesem Weg die eigene Unabhängigkeit und kann vollkommen autark agieren.

  • A.Klei sagt:

    Sehr guter Artikel! Zumal auch die 4 Negativargumente für mich so nicht 100%-ig stimmig sind. Macht man sich vorher Gedanken für gewisse Reports, muss man mitnichten jede Formel immer wieder erneut eingeben.

    Eine Datenbank ersetzt Excel sicherlich nicht, aber kann auch ohne Excel als solche aufgebaut werden bei entsprechender Rechenleistung.

    Die jeweiligen teuren Software-Produkte erleichtern einem einfach nur das Leben, sind für die Excel-Spezies aber vollkommen unnötig.

    • Jörg Roos sagt:

      Hallo Herr Klei,

      vielen Dank für Ihren Kommentar und Ihre Zustimmung. Sie haben völlig Recht: Wenn man sich im Vorfeld vernünftige Gedanken macht, kann man sich viel Ärger später ersparen…..

  • Hallo Jörg,

    ein toller Artikel. Und ich bin voll bei Dir. Excel ist Controllers Liebling.

    Ich verwende Excel nicht nur selbst für mein Controlling, ich erstelle und vertreibe sogar Vorlage fürs Controlling. Aber das weißt Du ja. Aber warum verwende ich Excel?

    Es hat so gut wie jeder auf seinem Rechner. Einige arbeiten auch mit OpenOffice oder LibreOffice, aber die kommen meiner Meinung nach nicht an Excel ran. Jeder, der sich etwas mit Excel auskennt, kann Dateien an sein Belieben anpassen, erweitern oder auch Teile entfernen. Customizing ist also nicht nur schnell umgesetzt, sondern auch günstig (im Vergleich zu fertiger Software). Hingegen muss ich sagen, dass optimal auf Unternehmen / Branchen abgestimmte Software sehr schön und vor allem effizient sein kann. Aber derartige Software ist enorm teuer. Und nach dem Customizen genau so starr wie vorher.

    In meiner Zeit im Konzern-Controlling bei einem international tätigen Händler gab es SAP und Datenbanken, in welcher Daten erfasst wurden (v.a. für die externe Buchführung), aber wenn es ums Analysieren und Weiterverarbeiten ging, kam Excel zum Einsatz. SAP und Co. dienten nur noch als Daten-Quelle und Vergleichsbasis. Excel kann also andere Software auch gut ergänzen. Ganz ohne Excel kann ich mir jedoch kein Rechnungswesen vorstellen.

    VG Pierre

    • Jörg sagt:

      Hi Pierre, Vielen Dank für Dein Lob. Klasse, dass Dir der Artikel gefällt. Das Du meiner Empfehlung ebenfalls zustimmst, überrascht mich natürlich nicht so sehr 🙂

      Ja, dieses Setup SAP + Excel kenne ich sehr gut. Häufig sieht es nach meiner Erfahrung sogar noch so aus, dass zwischen SAP und Excel noch eine Datenbank wie Access oder gar SQL gehängt wird. Ohne Excel geht es aber irgendwie nie so richtig….

  • Hallo Jörg!

    Das ist wieder mal ein sehr gelungener und sehr lebendiger Artikel!

    Meine Erfahrung aus dem Einkaufscontrolling zeigt, dass Excel gerade für mittlere und kleine Unternehmen DAS EINKAUFSCONTROLLING-TOOL der Wahl ist. Seitdem über eine Million Zeilen möglich sind, muss nicht mehr unbedingt auf Access ausgewichen werden. Tabellen und Charts lassen sich sehr schön in Word übernehmen, damit Kommentare und Massnahmen in die Einkaufsberichte eingefügt werden können. Gut wenn dann noch SharePoint vorhanden ist, mit dem Berichte revisionssicher abgelegt und abonniert werden können. Das erspart dann das Verteilen per E-Mail. Aber auch das ist machbar, wenn man nur jedes Mal den Verteiler noch einmal genau überprüft… 😉 Einkaufsstarke Grüße von Henning

    • Jörg Roos sagt:

      Vielen DANK für Dein Lob Henning. Du hast völlig Recht, wenn in größeren Unternehmen noch Sharepoint hinzukommt, dass ist das eine ganz tolle und sehr performante Kombination.

  • Hallo Jörg, Du sprichst mir mit Deinem Artikel aus dem Herzen. Denn die gleichen Argumente gelten auch im Kontext Vertriebscontrolling. Regelmäßige MIS-SalesSoftware-Excel Parallelwelten erhöhen die Datenredundanz in Unternehmen und führen gepaart mit einem starken Excelnutzerkompetenzgefälle zu großen Effizienz- und Produktivitätsverlusten. Uuups. Was für ein Satz….

    In meiner Branche, der Veranstaltungsbranche, erlebe ich das immer wieder. Egal, ob die Software dann SAP oder andere, in diesem Fall Hallenmanagementsoftwareprodukte sind. Einerseits steht man mit Excel bei Entscheidern immer im Verdacht des „Homebrews“, des Selbstgestrickten: „Das kann und darf ja nicht gut sein“. Andererseits verbaut man sich aber häufig mit komplexen und integrierten Gesamtlösungen die Flexibilität, die man beim Eingeben und Auswerten und für den klaren Blick auf die aktuelle und künftige Situation braucht. Ganz zu schweigen von der Komplexität in der Nutzung und dem Schulungsaufwand, die die „großen Softwarelösungen“ mit sich bringen. Letztlich wird ja dann doch wieder Excel genutzt. Dann doch bitte gleich richtig und kompetent.

    Übrigens bräuchte man in vielen Fällen noch nicht einmal externe Datenbankprogramme. Denn die Datenbankfunktion in Excel ist, richtig eingesetzt, ziemlich mächtig. Angst braucht man auch davor nicht zu haben. Ich denke, wenn man die Systematik der Eingabe und Auswertung im Vorfeld durchdenkt und entsprechend aufbaut und vorbereitet (ähnlich Deiner Kosteneingabevorlagen), hat man im Verlauf des Jahres ein relativ einfaches Leben als Vertriebscontroller, Vertriebsleiter und natürlich auch als Controller.

    Ich lese gerne Weiteres und mehr von Dir.
    Besten Gruß, Oliver

    • Jörg Roos sagt:

      Vielen Dank lieber Oliver für den ausführlichen Kommentar. Klasse, dass Dir der Artikel gut gefällt. Im Moment ist es her etwas ruhiger, aber das liegt vor allem daran, dass ich hinter den Kulissen „mächtig“ schraube. Ich gebe Gas und dann geht es bald auch mit neuen Inhalten hier weiter. Versprochen!

      Ja, Du hast schon recht, die Datenbank-Möglichkeiten von Excel sind in den letzten Jahren deutlich verbessert worden. Nach meiner Erfahrung ist es v.a. eine Frage der Datenmenge, ob man mit Excel klar kommt oder nicht. Aber es stimmt schon, es ist absolut sinnvoll, zunächst die vorhandenen Möglichkeiten auszunutzen, bevor man sich ein neues Tool dazu nimmt!

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