4 gute Gründe, die gegen Excel im Controlling sprechen!
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4 gute Gründe, die gegen Excel im Controlling sprechen!

Ich habe da mal `ne Frage: Würdest Du gerne ein paar Tausend Euro sparen?

Also, ohne jetzt wirklich auf etwas zu verzichten. Dabei ist es ganz egal, ob Du ein StartUp hast oder ein kleineres bzw. ein mittelgroßes Unternehmen leitest. Du kannst Deine Aufgabe als Unternehmer trotzdem genauso gut ausführen und auf ein leistungsfähiges 5-Sterne Controlling mit einem aussagekräftigen Reporting zurückgreifen.

Und genauso wichtig: Deine Kunden merken nichts davon!

Also nochmal: Möchtest Du gerne unter diesen Umständen ein paar Tausend Euro sparen?

Ja?  Dachte ich mir.

Wie das geht?

Ganz einfach. Setz‘ für Dein Controlling auf Excel und verzichte auf den Kauf einer speziellen Controlling-Software.

Upps, jetzt ist der Frosch doch schon aus der Keksdose gehüpft!

Excel im Controlling nutzen oder doch lieber spezielle Controlling-Software?

Das ist hier die Frage! Software, die speziell auf Controlling Bedürfnisse ausgerichtet ist, gibt es mittlerweile so viele wie Sandkästen im Garten von Einfamilienhäusern.

Warum das so ist?

Weil findige Programmierer die Schwachstellen von Excel analysiert haben und mit der eigenen Software eine ganz tolle Lösung für diese Schwachstellen gefunden haben. Durch die Nutzung von spezieller Controlling-Software hast Du als Unternehmer praktisch nur Vorteile. Schließlich willst und sollst Du Dich ja um Deine Kunden kümmern. Diese Software nimmt Dir die lästige Controlling-Arbeit ab und Du brauchst Dich erst gar nicht mit kilometerlangen Excel-Formeln beschäftigen.

So in etwa wird es Dir auf Webseiten und in Info-Brochüren versprochen.

Vieles spricht gegen den Einsatz von Excel als Reporting-Quelle

Dann gibt es eine lange Auflistung von Argumenten, die gegen Microsoft Excel sprechen. Sehr gerne werden vor allem folgende Argumente auf Deinem Monitor eingeblendet bzw. in  schicken PowerPoint-Folien angeführt:

 

 

 

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Excel ist wie Nadeln sammeln, um daraus einen Heuhaufen bauen zu wollen.

Wenn ein Reporting auf Excel basiert, dann müssen immer viele Formeln manuell eingegeben werden. Da dies jedes Mal neu gemacht werden muss, ist das Risiko Fehler einzubauen sehr hoch.

 

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Wer mit Excel im Reporting arbeitet, bestimmt auch die maximale Anzahl der Buchstaben in der nächsten Nudelsuppe.

Da Excel-Reports immer wieder manuell erstellt werden müssen, verkommen Controller schnell zum Excel Junkie, oder etwas „netter“ formuliert: zu einem Excel-Programmierer. Jedenfalls sind sie gezwungen, sich mehr mit Excel Formeln zu beschäftigen, als mit den Inhalten.

 

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Ameisen haben nicht die primäre Aufgabe Nahrung zu tragen, sondern sie sollen die Königin „umsorgen“.

Das geht in die Richtung von Punkt 2. Controller wollen und sollen v.a. Daten interpretieren und richtungsweisende Ratschläge geben und nicht „nur“ die Daten bereitstellen. Gerade in der Interpretation und inhaltlichen Verwendung der Analyseergebnisse liegt das Salz im Nudelwasser. Also hier wird der „Spaß und die Wertigkeit der Controller-Arbeit“ bestimmt. In der Folge: Eine Controlling-Software spart die Zeit der Datenbereitstellung ein. Zeit, die Du für wirklich wichtige Dinge einsetzen kannst.

 

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Excel ist wie ein gedeckter Tisch für 4 Personen. Doof nur, dass 20 Leute zum Essen kommen sollen.

Wenn die Menge an Daten, die für ein Reporting zu Grunde liegen sollen, extrem groß ist, dann müssen diese über eine Datenbank verwaltet werden. Nun kann Excel zwar grundsätzlich mit Datenbanken, wie Access umgehen, aber ein Datenbankprofi wird es deshalb trotzdem nicht. Es gibt einfach Grenzen. Excel ist kein BI-Ersatz, also kein Tool um echte Business Intelligence-Analysen (BI-Analysen) anzubieten.

 

Du meinst, das sind doch stichhaltige Argumente?

Ich auch!

Du bist jetzt überzeugt, dass es eine gute Idee ist, sich einfach mal nach einer Controlling-Software umzuschauen?

Ich nicht!

Wie jetzt? Wie passt das zusammen?

Ganz einfach. Klar, die oben aufgeführten 4 Argumente sprechen (vermeintlich) für eine spezielle Controlling Software – und gegen den Einsatz von Excel im Controlling.

Aber es ist doch oft so im Leben:

Bei einer Medaille ist nicht auf beiden Seiten dasselbe Symbol.

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Foto von: Rawpixel.com (bigstockphoto.com)

Ich will damit sagen: Bevor Du eine solche Entscheidung triffst, sollten wir mal gemeinsam überlegen, ob es auch Argumente gibt, die für die Verwendung von Excel im Controlling sprechen.

Folgende Punkte fallen mir da „spontan“ ein:

 

 

 

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Excel ist auf jedem Computer bereits installiert.

Das bedeutet, Du brauchst gar nicht erst in den Dschungel an Controlling-Software eintauchen, um Dir die 3 bis 5 eventuell passenden Alternativen herauszusuchen. Du brauchst kein Anforderungsprofil für die neue Software entwerfen und sparst so auch die Zeit, um jeweils mindestens ein ausführliches Gespräch mit den Anbietern der Software zu führen. Zeit ist Geld und in diesem Fall sogar doppelt. Denn Du sparst ja auch die Anschaffung der Software selbst.

 

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Excel-Tabellen können an neue Bedingungen einfach angepasst werden / Umbau bzw. Erweiterung ist jederzeit möglich.

Alles, was Du in Excel selbst baust, hast Du auch unter voller Kontrolle. Du benötigst keine Experten von außen, wenn Du Berichte an neue Bedingungen anpassen möchten. Wann immer Du es für erforderlich hälst, kannst Du quick und dirty Deine Excel-Reports anpassen oder erweitern.

 

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Excel benötigt keine Wartung, keine besonderen Updates.

Jede Software, die Du zusätzlich auf Deinem Computer installierst, muss mit Deinem Betriebssystem harmonieren. Das heißt aber auch, je nachdem welche Änderungen sich Microsoft oder Apple gerade überlegen, Deine Controlling-Software sollte besser damit umgehen können. Ärgerlich, wenn Du keine Reports aus „Deinem System“ bekommst, nur weil Deine Controlling-Software eine andere Sprache spricht, als Dein neues Betriebssystem….

 

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Für Excel gibt es jede Menge Anlaufstellen im Internet, um kostenlose Hilfe zu bekommen,

Egal, ob Du Excel im Controlling nutzt, oder eine spezielle Controlling-Software. Es wird der Tag an die Fensterscheibe klopfen, wo Du mal eben schnell Unterstützung benötigst. Arbeitest Du vielleicht auch mal sonntags, wenn es regnet? Das Internet hat jederzeit Sprechstunde und sollte auch die Antwort auf Deine Frage bereitstellen.

 

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Keine teuren Berater notwendig, um neue Reports zu generieren.

Du hast Dein Geschäftsmodell verändert bzw. an den Markt angepasst? Dann möchtest Du dies auch in Deinen Controlling-Reports berücksichtigen, nicht wahr? Kein Problem, Du kannst Deinen Anbieter der Controlling-Software sicher gerne anrufen – wenn es diesen noch gibt. Gerne wird er Dir einen Spezialisten zur Seite stellen, der die Software schnell anpasst….

 

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Berechnungen können „leicht“ nachvollzogen werden.

Du schaust auf einen Report und denkst: „Wie berechnet sich die Zahl?“ In Excel kein Problem, schau‘ einfach in die Formel. In einer speziellen Controlling-Software darfst Du im „Admin-Panel“ den Code analysieren oder kryptische Zeichen im Anwenderhandbuch nachschlagen. Why not?

 

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Excel-Analysen können an jeden versendet werden.

Du möchtest Deinem Steuerberater oder Deinem Investor mal eben eine Analyse zusenden? Und zwar so, dass auch alle Formeln enthalten sind? Kein Problem mit Excel, aber wird er auch dieselbe Controlling-Software installiert haben? Eher nicht.

 

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Mit Excel-Analysen kann man weiterrechnen oder nur Teile wiederverwenden.

Herrlich, ich liebe es. Einfach einen Teil einer Analyse mal eben mit „STRG+C“ aus einer Analyse herauskopieren und mit „STRG+V“ in eine neue Tabelle einfügen. Mit Excel kein Problem….

 

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Formate können so gesetzt werden, wie es im Unternehmen gewünscht ist.

Es hat sich ja schon herumgesprochen. Ich lege Wert auf ein gut durchdachtes Layout im Reporting. Dieses Layout sollte genau meinen Ansprüchen folgen und möglichst auf das Unternehmen, für das ich den Bericht erstelle, abgestimmt sein (Stichwort: Corporate Identity). In Excel habe ich alle Freiräume der Welt, meinen Report optisch zu pimpen.

 

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Excel-Analysen können viele Jahre von neuen Versionen weiter verarbeitet werden.

Du hast vor 9 Jahren eine Excel-Analyse erstellt und jetzt möchtest Du diese Analyse verwenden und damit weiterarbeiten? Mit Excel kein Problem. Das XLS-Format hat schon seit Jahrzehnten Bestand und kann auch heute noch mit der aktuellen Excel-Version verarbeitet werden. Welche Software kann das schon?

 

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Excel arbeitet als Teil des Office-Paketes perfekt mit PowerPoint und Word zusammen.

Du möchtest Deine Analyse im Rahmen eines Briefes als Tabelle verwenden oder in PowerPoint als Grafik weiterverarbeiten. Wenn Du Excel im Controlling einsetzt ist das gar kein Problem, denn es arbeitet perfekt mit den anderen Programmen des MS Office-Paketes zusammen.

 

Ok, das sind mal so meine spontanen Argumente, die aus meiner Sicht für den Einsatz von Excel im Controlling sprechen.

Zählen wir mal durch:

11 : 4!

11 Pro Excel- gegen 4 Contra Excel-Argumente.

Aus meiner Sicht spricht verdammt viel für den Einsatz von Excel im Controlling. Gerade für Unternehmen, die immer wieder einem sehr starken Wandel ausgesetzt sind, kann die Flexibilität von Excel ein echter Segen sein. Wenn Du Dein Excel-Reporting vernünftig planst und aufbaust, kannst Du mehrere 100 Millionen Umsatz machen und Excel ist immer noch Dein Controlling-Freund.

Überzeugt?

Nein? Dann schreib Deine Sichtweise als Kommentar unter diesen Artikel.

Ja? Fein. Welche Erfahrungen hast Du bisher mit Excel gemacht? Auch hierzu freue mich auf Deinen Kommentar.

 

 

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht:

Ein 5-Sterne Controlling macht Dein Business erfolgreich!

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Posted by Jörg
26. April 2016

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