Du kennst das: Die Auftragsbücher sind voll, die Mannschaft arbeitet auf Hochtouren, der Umsatz stimmt. Und trotzdem bleibt am Ende des Monats weniger übrig, als es sich anfühlen müsste. Irgendwo zwischen Materialeinkauf, Löhnen, Versicherungen und Steuernachzahlung versickert das Geld – und du weißt nicht genau, wo.
Dieses Gefühl teilen viele Handwerksunternehmer. Es ist kein Zeichen von Versagen. Es ist die Folge eines Systems, das nie richtig aufgesetzt wurde. Denn in der Meisterschule lernst du, wie man fachlich exzellent arbeitet. Aber niemand bringt dir bei, wie du deinen Betrieb finanziell so aufstellst, dass er dich und deine Familie dauerhaft trägt.
Genau darum geht es in diesem Artikel. Nicht um Buchhaltungstipps oder Steuertricks. Sondern um die Frage, wie du als Unternehmer die finanzielle Steuerung deines Betriebs übernimmst – mit einem System, das funktioniert, ohne dass du zum Zahlenmensch werden musst.
Warum die meisten Handwerksbetriebe finanziell auf Sicht fahren
Es gibt einen Satz, den fast jeder Handwerksunternehmer irgendwann ausspricht: „Dafür habe ich meinen Steuerberater." Und genau hier beginnt ein Missverständnis, das viele Betriebe über Jahre begleitet – und bremst.
Dein Steuerberater macht seinen Job. Er erstellt deine Steuererklärung, sorgt dafür, dass du gegenüber dem Finanzamt korrekt aufgestellt bist, und liefert dir eine BWA. Das ist wichtig. Aber das ist Vergangenheitsdokumentation, keine unternehmerische Steuerung.
Die Frage, ob du nächstes Jahr zwei neue Mitarbeiter einstellen kannst, ob du dir den neuen Transporter leisten kannst, ob dein Betrieb eine Durststrecke von drei Monaten überlebt – diese Fragen beantwortet dein Steuerberater nicht. Nicht weil er es nicht könnte, sondern weil es nicht sein Auftrag ist.
Der entscheidende Punkt ist: Steuerberatung und betriebswirtschaftliche Steuerung sind zwei völlig verschiedene Dinge. Die eine sichert deine Pflichten gegenüber dem Finanzamt. Die andere sichert die Zukunft deines Unternehmens.
Solange du diesen Unterschied nicht verstehst, fährst du auf Sicht. Du reagierst auf Kontostände, statt vorausschauend zu handeln. Und du merkst Probleme erst, wenn sie da sind – nicht, wenn sie sich anbahnen.
Die drei Ausreden, die dich aufhalten
Bevor wir in die Systeme einsteigen, müssen wir über etwas Unbequemes sprechen. In meiner Arbeit mit Handwerksunternehmern begegnen mir drei Sätze so regelmäßig, dass ich sie hier klar benennen will. Nicht um dich bloßzustellen, sondern weil sie der Grund sind, warum viele Betriebe jahrelang unter ihren Möglichkeiten bleiben.
„Ich bin halt kein Zahlenmensch." Das ist der häufigste Satz. Und er ist der gefährlichste, weil er sich so vernünftig anfühlt. Du musst kein Zahlenmensch sein. Du musst kein Controller werden. Aber du bist Unternehmer. Und als Unternehmer trägst du die Verantwortung dafür, die wirtschaftliche Lage deines Betriebs zu verstehen. Nicht in allen Details, aber in den wesentlichen Zusammenhängen. Dein Bauchgefühl macht dein Unternehmen einzigartig – aber Zahlen halten es am Leben.
„Mein Steuerberater macht das." Den Punkt haben wir gerade besprochen. Dein Steuerberater sichert die steuerliche Seite. Die betriebswirtschaftliche Steuerung liegt bei dir. Das ist kein Vorwurf an deinen Steuerberater. Es ist eine Klarstellung deiner Rolle.
„Ich habe keine Zeit dafür." Das verstehe ich. Du stehst morgens auf der Baustelle, koordinierst dein Team, bist am Abend im Büro und erledigst den Rest. Aber überleg mal: Wenn du jeden Monat 60 Minuten für eine strukturierte Finanzsession einplanst, quartalsweise vielleicht zwei bis drei Stunden – dann reden wir über weniger als einen halben Tag pro Monat. Dafür bekommst du Klarheit über deinen Betrieb, die du auf keine andere Weise bekommst.
Deshalb gilt: Keine dieser Ausreden hält einer ehrlichen Prüfung stand. Sie sind Gewohnheiten, keine Argumente.
Was finanzielle Stabilität wirklich bedeutet – und wie du sie misst
Jetzt wird es konkret. Finanzielle Stabilität ist kein Gefühl. Sie lässt sich messen. Und sie steht auf zwei Säulen, die sich in meiner über 25-jährigen Arbeit mit Unternehmen immer wieder bestätigt haben.
Säule 1: 20 Prozent Gesamtgewinn vom Rohertrag
Die erste Säule ist eine Rentabilitätskennzahl. Dein Unternehmen ist auf einem guten Weg, wenn du mindestens 20 Prozent deines Rohertrags als Gewinn erwirtschaftest.
Wichtiger Hinweis für Einzelunternehmer:
Wenn du als Einzelunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung arbeitest, taucht dein eigenes Gehalt nicht als Kostenposition in der Gewinnermittlung auf. Deine Privatentnahmen mindern den Gewinn nicht. Das heißt: Der ausgewiesene Gewinn sieht besser aus, als er wirtschaftlich betrachtet ist. Um einen ehrlichen Vergleich zu bekommen, musst du deinen Gewinn um ein marktübliches Geschäftsführergehalt bereinigen. Erst dann weißt du, ob dein Betrieb tatsächlich profitabel ist – oder ob du dir selbst den Gewinn auszahlst.
Jetzt fragst du dich wahrscheinlich: Warum der Rohertrag und nicht der Umsatz?
Die Antwort ist einfach, aber wichtig: Der Rohertrag ist die ehrlichere Vergleichsgröße. Er ergibt sich aus deinem Umsatz abzüglich der direkt zurechenbaren Produktkosten, also vor allem Materialeinsatz und Fremdleistungen. Die Rechnung ist simpel: Umsatz minus Produktkosten gleich Rohertrag.
Der Vorteil: Weil branchentypische Unterschiede vor allem in den Materialkosten stecken, filtert der Rohertrag diese heraus. Ein Elektriker und ein Schreiner haben völlig verschiedene Materialeinsatzquoten. Trotzdem können beide mit derselben Kennzahl arbeiten. Durch den Bezug auf den Rohertrag kann der Zielwert für Unternehmen jeder Branche und jeder Größenordnung gelten. Das macht ihn zum universellen Maßstab im Handwerk.
Und weil es eine Prozentzahl ist, spielt die Betriebsgröße keine Rolle. Ob du 300.000 oder 3 Millionen Euro Rohertrag erwirtschaftest – der Maßstab bleibt derselbe.
Eine (weitere) wichtige Kennzahl:
Wachstumskostenquote
Diese Kennzahl ist eine wichtige Detaillierung der Gewinnkennzahl. Sie zeigt dir, warum dein Gewinn so ist, wie er ist – und wo du ansetzen musst, wenn er nicht reicht.
Was sind Wachstumskosten? Ganz einfach: Die Summe aus Personalkosten und Werbekosten. Das sind die beiden Kostenblöcke, die unmittelbar dafür sorgen, dass dein Betrieb wächst. Mehr Mitarbeiter bedeuten mehr Kapazität. Mehr Werbung bedeutet mehr Sichtbarkeit und mehr Aufträge.
Die Berechnung: Personalkosten plus Werbekosten, geteilt durch den Rohertrag. Auch hier vergleichst du mit dem Vormonat, dem Vorquartal, dem Vorjahr und dem Planwert.
Als Orientierung hat sich eine Wachstumskostenquote von maximal 55 Prozent vom Rohertrag als Richtwert bewährt.
Und jetzt wird es spannend, denn hier hängt alles zusammen: Wenn du mehr als 55 Prozent deines Rohertrags in Personal und Marketing investierst, wirst du in der Regel nicht in der Lage sein, 20 Prozent Gewinn vom Rohertrag zu erwirtschaften. Und die 20 Prozent Gewinn sind wiederum die Voraussetzung dafür, dass du überhaupt Rücklagen bilden kannst. Ohne ausreichenden Gewinn keine Rücklagen. Ohne Rücklagen keine Liquiditätsreserve. Ohne Liquiditätsreserve keine Sicherheit.
Deshalb gilt: Liegt deine Wachstumskostenquote dauerhaft über 55 Prozent, gibt es in der Regel drei Ursachen – oder eine Kombination daraus:
Wenn du also an deinem Gewinn schrauben willst, schau zuerst auf die Wachstumskostenquote. Sie zeigt dir, wo das Geld versickert – und wo du ansetzen musst.
Säule 2: Sechs Monate Liquiditätsreserve
Die zweite Säule betrifft dein Konto. Dein Betrieb sollte genug freie Liquidität haben, um mindestens sechs Monate lang alle verpflichtenden Kosten zu bezahlen – auch wenn ab morgen kein einziger Euro Umsatz mehr reinkommt.
Das klingt nach viel. Und wenn du ehrlich hinschaust, wirst du feststellen, dass du davon wahrscheinlich weit entfernt bist. Die meisten Handwerksbetriebe, die ich kennenlerne, haben Reserven für vier bis sechs Wochen. Das reicht, solange alles gut läuft. Aber sobald ein Auftraggeber nicht zahlt, eine Maschine ausfällt oder die Wirtschaft sich eintrübt, wird es eng.
Und genau hier wird entschieden: Nicht wenn die Krise da ist, sondern lange vorher. In dem Moment, in dem du entscheidest, ob du Rücklagen aufbaust oder ob du das Geld sofort wieder ausgibst.
Dafür musst du wissen, welche Kosten verpflichtend sind. Also alle Kosten, für die du einen Vertrag hast, der länger als einen Monat läuft: Miete, Leasing, Versicherungen, Gehälter, Softwarelizenzen. Dazu kommen Kosten, die vertraglich nicht gebunden, aber betrieblich unverzichtbar sind – zum Beispiel bestimmte Subunternehmer oder Werkzeuge.
Die Konsequenz daraus ist klar: Erstelle eine Liste deiner verpflichtenden Kosten. Halte sie aktuell. Und pack deine Liquiditätsreserve auf ein separates Konto, an das du im Tagesgeschäft nicht rangehst. Das ist keine Empfehlung. Das ist die Grundlage dafür, dass du als Unternehmer nachts ruhig schlafen kannst.
Das 3+1-Kontensystem: Dein Geld dorthin lenken, wo es hingehört
Wenn du alles auf einem Geschäftskonto hast, verlierst du den Überblick. Du siehst einen Kontostand, aber du weißt nicht, was davon bereits verplant ist, was für Steuern reserviert sein muss und was tatsächlich als Reserve zur Verfügung steht.
Die Lösung ist denkbar einfach: Trenne dein Geld nach Zweck. Das 3+1-Kontensystem funktioniert so:
Du hast ein Hauptkonto, über das dein gesamtes Tagesgeschäft läuft. Alle Einnahmen gehen hier ein, alle laufenden Ausgaben gehen hier ab – Materialkosten, Löhne, Versicherungen, Miete, alles Operative. Dieses Konto ist dein Arbeitskonto.
Daneben richtest du drei weitere Konten ein – idealerweise bei einer zweiten Bank, damit du im Tagesgeschäft gar nicht erst in Versuchung gerätst, an dieses Geld heranzugehen. Jedes dieser drei Konten hat eine klare Funktion:
- Steuerkonto: Hierhin überweist du regelmäßig den geschätzten Anteil für alle Steuerarten – Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer. Wenn die Vorauszahlung fällig wird oder die Steuererklärung eine Nachzahlung ergibt, liegt das Geld bereit. Keine bösen Überraschungen mehr.
- Sicherheitskonto: Hier baust du deine Liquiditätsreserve auf. Das Ziel: sechs Monate verpflichtende Kosten. Dieses Konto fasst du nur im echten Notfall an. Es ist dein Schutzschild – und gleichzeitig die Grundlage dafür, dass du als Unternehmer frei und klar entscheiden kannst, auch wenn es mal eng wird.
- Wachstumskonto: Hier sparst du gezielt Rücklagen an für alles, was deinen Betrieb voranbringt: ein neuer Mitarbeiter, eine größere Halle, der Aufbau eines zweiten Standorts, eine größere Marketingkampagne. Das ist kein Notgroschen, sondern eine bewusste Investition in die Zukunft deines Unternehmens.
Der entscheidende Punkt ist: Solange alles auf einem Konto liegt, betrügst du dich selbst. Du siehst einen Kontostand von 80.000 Euro und fühlst dich sicher. Aber wenn davon 25.000 für die nächste Umsatzsteuervoranmeldung reserviert sein müssten, 15.000 als Liquiditätsreserve gedacht sind und 10.000 für den geplanten neuen Mitarbeiter – dann bleiben 30.000 für den laufenden Betrieb. Und die sind schneller weg, als du denkst.
Die Trennung auf verschiedene Konten bei einer zweiten Bank zwingt dich zu Klarheit. Du siehst auf einen Blick, was wirklich frei verfügbar ist. Und du triffst bessere Entscheidungen, weil du auf Basis der Realität entscheidest – nicht auf Basis eines Kontostands, der mehr verspricht, als er halten kann.
Dein Unternehmerlohn: Der blinde Fleck der meisten Handwerker
Viele Handwerksunternehmer zahlen sich selbst zuletzt. Was übrig bleibt, wird zur Privatentnahme. In guten Monaten ist das akzeptabel, in schlechten reicht es kaum. Das ist kein tragfähiges System.
Dein Gehalt als Geschäftsführer gehört in die Planung – von Anfang an. Nicht als Restgröße, sondern als feste Position. Wenn du deinen Betrieb jemals verkaufen willst, wird ein Käufer ein marktübliches Geschäftsführergehalt ansetzen. Und wenn das dein Ergebnis ins Minus drückt, ist dein Betrieb wirtschaftlich betrachtet nicht profitabel – auch wenn du persönlich davon leben kannst.
Als grobe Orientierung hat sich ein Zusammenhang zwischen Rohertrag und Geschäftsführergehalt bewährt:
- Rohertrag bis 200.000 Euro: ca. 30 % für deinen Unternehmerlohn
- Rohertrag 200.000 bis 500.000 Euro: ca. 20 %
- Rohertrag 500.000 bis 1 Mio. Euro: ca. 10 %
- Rohertrag ab 1 Mio. Euro: ca. 5 %
Diese Werte sind keine starren Regeln. Sie zeigen dir aber eine Richtung. Und sie machen deutlich: Je größer dein Betrieb wird, desto mehr sollte er leisten können, ohne dass dein Gehalt den Gewinn auffrisst.
Deshalb gilt: Dein Unternehmerlohn ist kein Luxus. Er ist ein Maßstab dafür, ob dein Geschäftsmodell funktioniert.
Der Finanzplan: Dein Fahrplan für die nächsten drei Jahre
Viele Handwerksunternehmer planen ihre Projekte bis ins kleinste Detail. Jede Baustelle hat einen Zeitplan, jedes Material ist kalkuliert. Aber wenn es um die finanzielle Zukunft des gesamten Betriebs geht, gibt es keinen Plan. Das ist, als würdest du ein Haus bauen, ohne Statik.
Über einen Reviewprozess zum ablaufenden Jahr werden langfristige und mittelfristige Ziele hinterfragt und ggf. adjustiert. Anschließend beantwortest du dir die Frage, welche Ziele du/dein zum Ende des nächsten Geschäftsjahres erreicht haben solltest, damit du sicher weißt, auf dem richtigen Weg zu sein. Das ist dann die Grundlage für die Festlegung der Maßnahmen und Projekte , über die du diese Ziele erreichen möchtest.
Das bildet dann die Grundlage für deinen Finanzplan. Ein solider Finanzplan besteht aus sechs aufeinander aufbauenden Teilplänen, die zusammen ein vollständiges Bild ergeben:
WICHTIG: Ein Finanzplan ist kein Dokument für die Schublade. Er ist ein Steuerungsinstrument. Er zeigt dir frühzeitig, wenn sich etwas in die falsche Richtung entwickelt – und gibt dir die Möglichkeit, einzugreifen, bevor es ein Problem wird.
Warum deine Rechnungsstellung bares Geld kostet
Ein Thema, das in vielen Handwerksbetrieben sträflich vernachlässigt wird: die Rechnungsstellung. Ich erlebe immer wieder Unternehmer, die Rechnungen von Lieferanten sofort bezahlen – aber die eigenen Rechnungen erst Wochen nach Auftragsabschluss verschicken. Und dann auch noch nachlässig kontrollieren, ob der Kunde überhaupt bezahlt hat.
Das ist bares Geld, das du deinem Betrieb vorenthältst.
Ein professioneller Rechnungsprozess bedeutet: Rechnungen werden spätestens zwei Tage nach Auftragsabschluss gestellt. Es gibt ein klar definiertes Zahlungsziel. Und es gibt einen Mahnprozess, der konsequent abläuft, wenn ein Kunde nicht zahlt.
Das hat nichts mit Unhöflichkeit zu tun. Du hast eine Leistung erbracht. Du hast ein Recht auf Bezahlung. Und dein Betrieb braucht diese Liquidität, um zu funktionieren.
Die Konsequenz daraus ist klar: Richte dir einen standardisierten Rechnungsprozess ein. Automatisiere, wo es geht. Und lass dich nicht von dem Gefühl bremsen, dass es unangenehm wäre, Geld einzufordern, das dir zusteht.
Dein Workflow: Wie du den Überblick behältst, ohne darin unterzugehen
Das alles klingt nach viel. Aber wenn du es einmal aufgesetzt hast, ist der laufende Aufwand überschaubar. Hier ist der Rhythmus, der sich in der Praxis bewährt hat:
Täglich (5 Minuten): Rechnungen, die reinkommen, einscannen und ablegen. Einheitliche Dateinamen verwenden. Das klingt banal, aber es ist die Grundlage dafür, dass du jederzeit alles findest.
Wöchentlich (30 Minuten): Rechnungen in die Buchhaltungssoftware übertragen, Zahlungen abgleichen, eigene Rechnungen bezahlen. Wenn du das konsequent jede Woche machst, hast du immer einen tagesaktuellen Überblick über deine wirtschaftliche Situation.
Monatlich (60 Minuten): Deine Finanzsession. Dashboard anschauen, Kennzahlen prüfen, Kostenentwicklung beobachten, verpflichtende Kosten aktualisieren, Liquiditätsvorausschau durchgehen. Diese 60 Minuten sind die wertvollste Investition, die du als Unternehmer machen kannst.
Quartalsweise (2-3 Stunden): Hochrechnung erstellen. Das bedeutet: Du nimmst deine tatsächlichen Zahlen der vergangenen Monate und rechnest sie auf das Gesamtjahr hoch. Dabei berücksichtigst du saisonale Schwankungen und Sondereffekte. Du vergleichst das Ergebnis mit deinem Plan und entscheidest, wo du eingreifen willst.
Die Hochrechnung ist der Moment, in dem aus Vergangenheitsdaten Zukunftsentscheidungen werden. Du siehst, ob du auf Kurs bist. Und wenn nicht, hast du genug Zeit, gegenzusteuern.
Jährlich (1-2 Tage): Eine echte Strategiesession. Raus aus dem operativen Geschäft, rein in die Frage: Wo will ich in drei Jahren stehen? Finanzplan aktualisieren, Fokusprojekte festlegen, Maßnahmen definieren.
Die Hochrechnung: Aus Vergangenheit Zukunft machen
Die quartalsweise Hochrechnung verdient einen genaueren Blick, weil sie für viele Handwerksunternehmer neu ist. Im Kern geht es darum, auf Basis deiner bisherigen IST-Zahlen eine realistische Prognose für den Rest des Jahres zu erstellen.
Der einfachste Weg: Du schaust dir an, wie sich deine Ergebnisse der letzten Monate vom Vorjahr unterscheiden. Diese Abweichung als Prozentwert setzt du auch für die kommenden Monate an. Damit berücksichtigst du automatisch die Saisonkurve deines Geschäfts.
Aber die reine Mathematik reicht nicht. Du weißt Dinge, die kein Algorithmus weiß: Dass ein großer Auftrag im September abgeschlossen wird. Dass du im Oktober einen neuen Mitarbeiter einstellst. Dass die Materialpreise gestiegen sind. Diese Informationen fließen als manuelle Anpassungen in deine Hochrechnung ein.
So wird aus einem mathematischen Forecast deine verlässliche Hochrechnung. Sie ist realistisch, weil sie auf echten Daten basiert. Und sie ist nützlich, weil sie dein Wissen als Unternehmer integriert.
Bauchgefühl und Zahlen – warum du beides brauchst
Wenn du bis hierhin gelesen hast, könnte der Eindruck entstehen, dass Zahlen alles sind. Das stimmt nicht. Dein Bauchgefühl als erfahrener Handwerker, dein Gespür für Kunden, dein Instinkt auf der Baustelle – das alles ist real und wertvoll. Kein Finanzbericht der Welt ersetzt Erfahrung.
Aber Bauchgefühl allein reicht nicht, um ein Unternehmen zu steuern. Dein Bauchgefühl sagt dir, ob ein Auftrag gut oder schlecht ist. Es sagt dir nicht, ob du dir den neuen Mitarbeiter leisten kannst. Es sagt dir nicht, ob deine Liquidität für die nächsten sechs Monate reicht. Es sagt dir nicht, ob dein Gewinn im Verhältnis zu deinem Wachstum stimmt.
Das ist der Maßstab: Bauchgefühl macht dein Unternehmen einzigartig. Zahlen halten es am Leben. Du brauchst beides.
Der Kreislauf der Zahlen: Das System, das funktioniert
All das, worüber wir gesprochen haben, lässt sich in einen einfachen Kreislauf bringen, der dein Unternehmen dauerhaft stabil hält:
- Planen: Einmal im Jahr erstellst oder aktualisierst du deinen Finanzplan. Du definierst deine Ziele, kalkulierst deinen Bedarf, legst deine Fokusprojekte fest.
- Umsetzen: Du arbeitest mit deinem Plan. Du richtest deine Konten ein, stellst deine Rechnungen pünktlich, hältst deinen Workflow ein.
- Messen: Monatlich prüfst du deine Kennzahlen. Quartalsweise erstellst du deine Hochrechnung. Du schaust auf dein Dashboard und erkennst, wie sich dein Betrieb entwickelt.
- Analysieren: Du vergleichst Plan mit IST. Du fragst dich: Warum weichen die Zahlen ab? Was muss sich ändern? Welche Maßnahmen ergreife ich?
Und dann beginnt der Kreislauf von vorn. Mit jedem Durchlauf wirst du besser. Deine Planung wird genauer. Dein Gespür für die Zahlen wächst. Und dein Unternehmen wird stabiler.
Was du heute tun kannst
Du musst nicht alles auf einmal umsetzen. Finanzielle Stabilität ist kein Sprint, sondern ein Weg, den du Schritt für Schritt gehst.
Aber einen ersten Schritt kannst du heute machen.
Setz dich hin und erstelle eine Liste deiner verpflichtenden Kosten. Alle Verträge, alle Fixkosten, alles, was du bezahlen musst, egal ob Aufträge reinkommen oder nicht. Das dauert eine Stunde. Und es ist die Grundlage für alles, was danach kommt.
Dann richte dir ein separates Rücklagenkonto ein. Ab dem nächsten Monat überweist du dort einen festen Betrag hin. Auch wenn er am Anfang klein ist. Der Anfang zählt.
Und wenn du dir nicht sicher bist, wo du stehst – dann mach den kostenlosen Stabi-Check auf joerg-roos.com. In wenigen Minuten bekommst du eine erste Einschätzung, wie stabil dein Betrieb finanziell aufgestellt ist. Anonym und ohne Verpflichtung.
Die Frage ist nicht, ob du dir den Weg zu finanzieller Klarheit leisten kannst. Die Frage ist, ob du es dir leisten kannst, ihn nicht zu gehen.
Dein sinnvoller nächster Schritt
Wenn du spürst, dass deine BWA zwar da ist, dir im Alltag aber noch keine echte Führung gibt, dann ist das kein Scheitern. Es ist ein Hinweis darauf, dass Struktur fehlt – nicht Einsatz.
Der Stabi-Check ist genau dafür gedacht: ruhig, klar und ohne Druck zu schauen, wo dein Betrieb steht und was jetzt wirklich entscheidbar ist.
