Du kennst das: Ein Kunde fragt nach einem Angebot. Du setzt dich hin, rechnest Material und Stunden zusammen, schlägst etwas drauf – und schickst es raus. Drei Tage später kommt die Rückmeldung, der Preis sei zu hoch. Oder du bekommst den Auftrag, merkst aber am Ende, dass kaum etwas hängen bleibt.
Preiskalkulation im Handwerk ist eines der Themen, bei denen die meisten Betriebe glauben, sie hätten es im Griff. Weil sie kalkulieren. Weil sie eine Tabelle haben. Weil sie seit Jahren so arbeiten. Und trotzdem bleibt am Jahresende zu wenig übrig. Nicht, weil das Handwerk schlecht bezahlt wird. Sondern weil zwischen Kalkulation und unternehmerischer Preisführung ein Unterschied liegt, der selten benannt wird.
Dieser Artikel ist keine Anleitung zum Berechnen deines Stundensatzes. Davon gibt es genug. Es geht um etwas anderes: um die Frage, was Preiskalkulation mit deiner Rolle als Unternehmer zu tun hat. Und warum die Art, wie du deine Preise findest, mehr über deinen Betrieb verrät als jede BWA.
Was Preiskalkulation eigentlich bedeutet
Die meisten Ratgeber zum Thema Preiskalkulation starten mit einer Formel. Gesamtkosten geteilt durch produktive Stunden ergibt den Mindeststundensatz. Materialkosten drauf, Gewinnzuschlag drauf, fertig.
Das ist nicht falsch. Es ist sogar wichtig. Denn ohne eine saubere Kostenrechnung weißt du nicht, ab welchem Preis du Geld verdienst und ab welchem du welches verlierst. Die Grundlage jeder Kalkulation ist und bleibt: Kenne deine Kosten. Alle. Nicht nur die offensichtlichen.
Aber hier beginnt das Problem. Viele Handwerksbetriebe kennen ihre Kosten nur grob. Sie wissen ungefähr, was die Mitarbeiter kosten. Sie wissen ungefähr, was an Miete und Versicherung weggeht. Und sie ahnen, dass der Unternehmerlohn, den sie sich selbst auszahlen, eigentlich zu niedrig ist. Trotzdem kalkulieren sie auf dieser wackligen Basis – und wundern sich, dass es am Ende nicht reicht.
Der entscheidende Punkt ist: Preiskalkulation beginnt nicht bei der Formel. Sie beginnt bei der Bereitschaft, sich ehrlich mit den eigenen Zahlen auseinanderzusetzen. Und genau da liegt die erste Hürde.
Warum viele Betriebe zu günstig kalkulieren
Es gibt ein Muster, das in fast jedem Handwerksbetrieb auftaucht, wenn man genauer hinschaut. Die Preise sind über Jahre gewachsen – aber nicht strategisch. Sie wurden angepasst, wenn es nicht mehr anders ging. Nach einer Materialpreiserhöhung. Nach einer Lohnrunde. Nach einem Gespräch mit dem Steuerberater, in dem die Zahlen nicht gut aussahen.
Das ist reaktives Preisverhalten. Du passt dich an, statt zu führen. Und genau das führt dazu, dass Preise in vielen Betrieben zu niedrig sind. Nicht dramatisch zu niedrig – sondern gerade so, dass es funktioniert. Gerade so, dass die Rechnungen bezahlt werden. Gerade so, dass kein Alarm losgeht. Aber eben auch gerade so, dass am Ende des Jahres keine Rücklagen entstehen, keine Investitionen möglich sind und kein Spielraum für Wachstum bleibt.
Die Gründe dafür sind selten rechnerischer Natur. Sie sind unternehmerischer Natur.
Viele Handwerker kalkulieren zu günstig, weil sie Angst haben, Aufträge zu verlieren. Weil sie sich im Kopf mit der Konkurrenz vergleichen, die angeblich günstiger ist. Weil sie das unangenehme Gefühl vermeiden wollen, das entsteht, wenn ein Kunde den Preis infrage stellt. Und weil sie nie gelernt haben, Preise als Führungsinstrument zu begreifen.
Deshalb gilt: Ein Preis, der nicht bewusst geführt wird, ist kein Preis. Er ist ein Zufall, der sich über Jahre eingeschliffen hat.
[Grafik: Vergleich – reaktives Preisverhalten vs. geführte Preiskalkulation im Zeitverlauf]
Die drei Kalkulationsmodelle – und was sie über dein Unternehmen aussagen
Wenn du dich mit Preiskalkulation beschäftigst, stößt du schnell auf drei Modelle: die kostenorientierte, die konkurrenzorientierte und die wertorientierte Kalkulation. Es lohnt sich, alle drei zu verstehen – nicht als Rechenmodelle, sondern als unternehmerische Haltungen.
Kostenorientierte Kalkulation
Die kostenorientierte Kalkulation ist die Grundlage. Du ermittelst alle Kosten deines Betriebs, rechnest sie auf die produktiven Stunden herunter und addierst einen Gewinnzuschlag. Das Ergebnis ist dein Mindeststundensatz.
Dieser Ansatz hat einen klaren Vorteil: Er zwingt dich, deine Kosten vollständig zu erfassen. Lohnkosten, Sozialabgaben, Miete, Versicherungen, Fahrzeuge, Werkzeug, Verwaltung, kalkulatorischer Unternehmerlohn, Rückstellungen für Ausfälle. Wer diesen Weg sauber geht, bekommt ein ehrliches Bild davon, was eine Stunde Arbeit in seinem Betrieb tatsächlich kostet.
Der Nachteil: Die Methode zeigt dir nur die Untergrenze. Sie sagt dir, was du mindestens nehmen musst – aber nicht, was du nehmen solltest. Und sie berücksichtigt nicht, wie der Markt deinen Wert einschätzt.
Konkurrenzorientierte Kalkulation
Hier schaust du, was andere für vergleichbare Leistungen verlangen, und orientierst dich daran. Das klingt pragmatisch. Ist es auch – kurzfristig. Langfristig hat es einen Haken: Du übernimmst die Kalkulationslogik anderer Betriebe. Und du weißt nicht, ob diese Betriebe profitabel arbeiten oder ob sie sich gerade selbst in den Ruin kalkulieren.
Konkurrenzorientierte Kalkulation fühlt sich sicher an, weil sie den Vergleich bietet. Aber Sicherheit und Tragfähigkeit sind nicht dasselbe. Der Marktpreis sagt dir, was Kunden gewohnt sind zu zahlen. Er sagt dir nicht, ob dieser Preis für deinen Betrieb funktioniert.
Wertorientierte Kalkulation
Bei der wertorientierten Kalkulation bestimmst du den Preis danach, welchen Wert deine Leistung für den Kunden hat. Das ist der Ansatz mit dem größten Gewinnpotenzial – und gleichzeitig der anspruchsvollste. Er setzt voraus, dass du deine Zielgruppe sehr genau kennst, dass du eine echte Differenzierung bietest und dass du den Wert deiner Arbeit kommunizieren kannst.
Für viele Handwerksbetriebe ist wertorientierte Kalkulation kein Startpunkt, sondern ein Ziel. Es ist der Preis, den du verlangen kannst, wenn du vorher die Grundlagen sauber aufgebaut hast.
Und genau hier wird entschieden: Welches Modell du wählst, sagt weniger über deine Rechenmethode aus als über dein Selbstverständnis als Unternehmer. Kalkulierst du, um nicht draufzuzahlen? Oder kalkulierst du, um dein Unternehmen bewusst zu steuern?
Der Stundensatz – das vielleicht größte Rätsel im Handwerk?
Der Stundensatz ist die Kennzahl, über die am meisten gesprochen wird. Und gleichzeitig die, bei der am häufigsten geschludert wird.
Viele Betriebe ermitteln ihren Stundensatz ein Mal – und arbeiten dann Jahre damit. Ohne ihn regelmäßig zu überprüfen. Ohne Anpassung an gestiegene Kosten. Ohne Berücksichtigung veränderter Auslastung. Und ohne den kalkulatorischen Unternehmerlohn ehrlich einzurechnen.
Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist dabei der Posten, der am häufigsten fehlt oder zu niedrig angesetzt wird. Viele Handwerker rechnen sich selbst keinen angemessenen Lohn zu, weil sie denken, der Gewinn sei ja ihr Lohn. Das stimmt bilanziell. Aber betriebswirtschaftlich ist es ein Fehler. Denn wenn du deinen eigenen Lohn nicht als Kostenfaktor in die Kalkulation einbeziehst, subventionierst du jeden Auftrag mit deiner eigenen Arbeitszeit. Du verschenkst dich selbst – und merkst es nicht, weil die Rechnung rein formal aufgeht.
Die Konsequenz daraus ist klar: Wenn dein Stundensatz nicht alle Kosten abbildet – inklusive eines fairen Unternehmerlohns, inklusive Rückstellungen, inklusive einer Marge für Unvorhergesehenes – dann ist er kein Stundensatz. Dann ist er eine Illusion.
Vom Stundensatz zum Angebotspreis
Der Stundensatz allein ergibt noch kein Angebot. Zum Angebotspreis gehören die geschätzte Arbeitszeit, Materialkosten inklusive eines realistischen Aufschlags, Nebenkosten wie Fahrt und Entsorgung, und ein Risikopuffer.
Gerade beim Thema Arbeitszeit zeigt sich, wie wichtig Erfahrung und Ehrlichkeit sind. Wer Zeiten systematisch zu knapp ansetzt, gewinnt Aufträge – und verliert Geld dabei. Wer zu großzügig kalkuliert, verliert Aufträge an Wettbewerber. Die Kunst liegt in der realistischen Einschätzung. Und die entsteht nicht durch eine Formel, sondern durch konsequente Nachkalkulation.
Nachkalkulation bedeutet: Du vergleichst nach Abschluss eines Auftrags, ob deine Vorkalkulation gestimmt hat. Wie viele Stunden hast du tatsächlich gebraucht? Was hat das Material wirklich gekostet? Wo sind unvorhergesehene Kosten entstanden? Gab es Leerlauf, der nicht eingeplant war? Mussten Arbeiten wiederholt werden?
Diese Rückkopplung ist der einzige Weg, um mit der Zeit besser zu kalkulieren. Und sie liefert dir harte Fakten darüber, welche Auftragstypen für deinen Betrieb profitabel sind und welche nicht. Viele Handwerker sind überrascht, wenn sie zum ersten Mal konsequent nachkalkulieren – weil sie feststellen, dass Aufträge, die sich gut anfühlen, am Ende wenig bringen. Und Aufträge, die unspektakulär wirken, die eigentlichen Gewinnbringer sind. Betriebe, die nie nachkalkulieren, kalkulieren im Nebel. Sie treffen Entscheidungen auf Basis von Annahmen statt auf Basis von Erfahrung.
Das ist der Maßstab: Nicht ob du kalkulierst – sondern ob du aus deiner Kalkulation lernst.
Häufige Kalkulationsfehler – und ihre Folgen
Es gibt eine Handvoll Fehler, die in Handwerksbetrieben immer wieder auftreten. Sie sind nicht spektakulär, aber in der Summe verheerend.
Preise kommunizieren – warum das zum Kalkulieren dazugehört
Ein sauber kalkulierter Preis nützt wenig, wenn du ihn nicht vertreten kannst. Und genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einem Betrieb, der Preise berechnet, und einem Unternehmer, der Preise führt.
Preise zu kommunizieren bedeutet nicht, sie zu rechtfertigen. Es bedeutet, dem Kunden verständlich zu machen, wofür er bezahlt. Nicht mit einer offengelegten Kalkulation, sondern mit einer klaren Haltung: Das ist der Preis für diese Leistung. Er ist so kalkuliert, dass wir sie in der Qualität liefern können, die du verdienst.
Viele Handwerker meiden diese Gespräche, weil sie sich dabei unwohl fühlen. Weil sie das Gefühl haben, sich verteidigen zu müssen. Weil der Satz „das ist aber teuer" in ihrem Kopf schon fällt, bevor der Kunde ihn ausspricht. Dieses Gefühl entsteht fast immer dann, wenn die eigene Kalkulation auf wackligen Beinen steht. Wer seine Zahlen kennt und weiß, dass sein Preis fair kalkuliert ist, hat es deutlich leichter, diesen Preis auch auszusprechen. Und wer einen Preis mit Überzeugung nennt, wird vom Kunden anders wahrgenommen als jemand, der sich beim Vorlesen des Angebots schon entschuldigt.
Und genau hier wird entschieden: Preiskalkulation ist nicht abgeschlossen, wenn die Zahl steht. Sie ist abgeschlossen, wenn du diese Zahl mit Überzeugung vertreten kannst.
Was Preiskalkulation mit Unternehmensführung zu tun hat
Preiskalkulation ist kein buchhalterisches Thema. Es ist ein Führungsthema. Denn deine Preise bestimmen, wie viel Geld dein Betrieb erwirtschaftet. Und wie viel Geld dein Betrieb erwirtschaftet, bestimmt, welche Entscheidungen du treffen kannst.
Kannst du Rücklagen bilden? Kannst du investieren? Kannst du gute Mitarbeiter halten, weil du sie ordentlich bezahlst? Kannst du einen Auftrag ablehnen, der sich nicht lohnt, ohne in Panik zu geraten? All diese Fragen werden letztlich durch deine Preise beantwortet.
Ein Betrieb, der sauber kalkuliert, hat Spielraum. Ein Betrieb, der sich unter Wert verkauft, hat Stress.
Das ist keine Theorie. Das ist der Alltag in sehr vielen Handwerksbetrieben. Und es lässt sich ändern – nicht durch eine neue Excel-Tabelle, sondern durch eine andere Haltung zu den eigenen Zahlen.
Wenn du deine Kosten kennst, deinen Stundensatz ehrlich kalkulierst, regelmäßig nachkalkulierst und deine Preise bewusst steuerst, dann ist Preiskalkulation kein lästiges Pflichtprogramm mehr. Dann ist es ein Werkzeug, mit dem du deinen Betrieb führst.
Preise sind Führungsentscheidungen
Preiskalkulation im Handwerk wird oft behandelt wie eine Rechenaufgabe. Und ja, Rechnen gehört dazu. Aber die eigentliche Aufgabe liegt woanders. Sie liegt darin, die Verantwortung für die eigenen Preise zu übernehmen. Nicht den Markt entscheiden zu lassen. Nicht die Konkurrenz. Nicht das Bauchgefühl.
Sondern die eigenen Zahlen. Die eigene Kalkulation. Die eigene unternehmerische Klarheit.
Das erfordert kein BWL-Studium. Es erfordert die Bereitschaft, hinzuschauen. Regelmäßig. Ehrlich. Und mit dem Anspruch, Entscheidungen auf der Basis von Fakten zu treffen statt auf der Basis von Vermutungen.
Wenn du das Gefühl hast, dass in deinem Betrieb die Zahlen nicht zu dem passen, was du dir vorstellst, dann liegt die Antwort selten in mehr Umsatz. Sie liegt in mehr Klarheit darüber, was dein Betrieb wirklich braucht – und ob deine Preise das abbilden.
Ein guter Ausgangspunkt dafür ist ein ehrlicher Blick auf die aktuelle Lage. Der Stabi-Check gibt dir in wenigen Minuten eine erste Einschätzung, wie stabil dein Betrieb finanziell aufgestellt ist – kostenlos und anonym.
Dein sinnvoller nächster Schritt
Wenn du spürst, dass deine BWA zwar da ist, dir im Alltag aber noch keine echte Führung gibt, dann ist das kein Scheitern. Es ist ein Hinweis darauf, dass Struktur fehlt – nicht Einsatz.
Der Stabi-Check ist genau dafür gedacht: ruhig, klar und ohne Druck zu schauen, wo dein Betrieb steht und was jetzt wirklich entscheidbar ist.
