Forecast: So bekommst Du endlich Deine Glaskugel

So erstellst Du einen richtig guten Forecast für Dein Unternehmen

Neugierde. Neue Investitionen planen. Die Steuerzahlungen möglichst optimieren. Diese Schlagworte fallen häufig, wenn ein Unternehmer wissen möchte, wie das Geschäftsjahr ausgehen wird. ​Genau, wenn der Unternehmer sich einen Forecast, also die neudeutsche Variante der Hochrechnung, für das ablaufende Jahr wünscht.

Und ich wette, auch Du versuchst regelmäßig schon mal in die Zukunft zu schauen. Du möchtest z.B. im August wissen, wie das Geschäftsjahresergebnis im Dezember wohl aussehen wird.

Aber warum ist das so? Na ja, es ist grundsätzlich spannender darüber zu spekulieren, was es morgen leckeres zu Essen gibt, als das Essen von gestern nochmal gedanklich aufzuwärmen. Aber natürlich gibt es auch gute betriebswirtschaftliche Argumente dafür, der Zukunft regelmäßig tief ins Auge zu schauen.

5 gute Gründe für einen Forecast:

Dein Forecast hilft Dir Steuern sparen

Du planst im kommenden Geschäftsjahr in Dein Unternehmen zu investieren? Die Wahl des richtigen Investitionszeitpunktes ist ohnehin schon schwer. Etwas einfacher wird es Dir fallen, wenn Du schon ein paar Monate vor Ablauf des Geschäftsjahres in etwa weißt, wie hoch Dein Gewinn ausfallen wird. Gerade wenn Du Eigenkapital investieren möchtest, solltest Du die Entwicklung der Eigenkapitalrentabilität im Auge haben. Ich drücke Dir die Daumen, dass Dein Gewinn besonders hoch sein wird. Denn dann macht es Sinn zu überlegen, Deine Investition bereits in dieses Geschäftsjahr vorzuziehen. Du weißt schon, Investitionsaufwand wirkt sich auf Deine Steuerverpflichtung aus u.s.w. Ein Forecast hilft also bisweilen sogar Geld zu sparen.

​​Ein geübter Forecast-Prozess, wenn es mal drauf ankommt

Wenn Du Deine Hausbank oder einen Investor um Geld bitten möchtest, dann wirst Du ziemlich sicher einen Forecast vorlegen müssen. Da ist es doch schön, wenn Du einen guten Forecast-Prozess bereits für Dein Unternehmen etabliert hast. Meist wird dieser Forecast dann noch um Mehrjahresplanungen ergänzt. Zu der Planung von Geschäftsjahren kannst Du gerne in dem verlinkten Artikel mehr lesen.

Deine Zahlen-Analysen werden viel spannender durch einen Forecast

​Wenn Du bereits Controlling-Instrumente bei Deiner Unternehmenssteuerung einsetzt, ist das schon mal gut. Noch aussagekräftiger werden diese, wenn jeder Report auch einen Forecast beinhaltet. Denn nur dann kannst Du frühzeitig sehen, in welche Richtung sich Dein Unternehmen entwickelt. Nur dann bist Du in der Lage die operativen Maßnahmen so anzupassen, dass Du Deine strategischen Ziele auch wirklich erreichen kannst. Nur dann nimmst Du Deine Unternehmeraufgabe ernst und kannst wirklich am Unternehmen arbeiten, und nicht (nur) im Unternehmen.

Mit einem Forecast kannst Du viel sicherer entscheiden

Na ja, es ist schon klar, wir sind es irgendwie gewohnt, dass wir im Controlling eher zurückblicken, als in die Zukunft. Es gibt ganz viele tolle Möglichkeiten Plan-Ist / Soll-Ist-Vergleiche vorzunehmen. Da fühlen wir uns sicher. Aber würde es nicht mehr bringen, wenn wir schon heute sehen, wo sich das eigene Unternehmen hin entwickelt? Natürlich unter der Annahme, dass Du „so weitermachst“, wie bisher? Macht es nicht sogar viel mehr Sinn, Zeit zu investieren, um die Zukunft zu antizipieren, statt die Vergangenheit bis ins letzte Detail zu analysieren.

​Damit wir uns nicht falsch verstehen: Ich bin der Überzeugung, dass jeder Unternehmer nur dann die Zukunft halbwegs prognostizieren kann, wenn die Entwicklung in der Vergangenheit verstanden wurde. Das heißt aber eben auch, man muss an einem Punkt die Vergangenheit auch im Business ruhen lassen und darf die Zeit sinnvoller für die Gestaltung der Zukunft einsetzen. Außerdem ist dies ​sowieso ein Trend im Controlling, die Möglichkeiten der so vielfältig vorliegenden Daten, im Rahmen von Data Mining, Predictive Analytics und der Gestaltung der Industrie 4.0 zu nutzen.

Warum sollen sich KMUs und StartUPs nicht ein Stückchen von diesem Kuchen gönnen?

Dein Forecast deckt Deine Neugier!

Wir müssen der Wahrheit einfach mal gelassen in die Augen sehen: Wir Menschen sind neugierig und wollen immer wissen, was wir eigentlich gar nicht wissen können. Wir können die Zukunft, zum Glück,  nicht vorhersehen. Es gibt immer Unwägbarkeiten, die wir nicht planen können. ​Wir können trotzdem versuchen, so nah wie möglich an das „zukünftige IST“ heranzukommen. Auch Du wirst keine Punktlandung machen, aber Du wirst Dich besser vorbereitet fühlen. Du wirst mit dem Forecast ein Gefühl bekommen, dass Dir bei all Deinen Entscheidungen für Dein ​Unternehmen eine gewisse Sicherheit gibt.

Übrigens. Nein, ich bin nicht hungrig, jetzt wo ich diese Zeilen schreibe 🙂

Ich denke, wir sind uns spätestens jetzt ​einig: Es macht definitiv auch für Dein Unternehmen Sinn einen vernünftigen Forecast-Prozess aufzusetzen.

​Und wie das geht? Na ganz einfach, mit ...

EXCEL plus Hirn für Dein Forecast

Ich halte es für eine gute Idee hierbei auf eine Kombination aus mathematischen Hochrechnungen / Forecasts und „intellektuellen“ Forecasts zu setzen.

Der mathematische Forecast baut auf Formeln auf. Hiermit wird quasi die Basisarbeit geleistet. Wenn Du eine für Dein ​Unternehmen passende mathematische Vorgehensweise gefunden hast, dann baue diese auch in JEDEN Report ein, der sich mit dem Geschäftsergebnis Deines Unternehmens direkt beschäftigt. Dieser kalkulierte Forecast wird dann automatisch mit jeder Berichtserstellung aktualisiert. Also zumeist im Monatsrhythmus. Man kann hier auch ​von einer „rollierenden Planung“ sprechen.

Der „intellektuelle Forecast“ als Königsdisziplin

Diesen „mathematischen Forecast“ darfst Du dann noch in Deiner (mindestens jährlich stattfindenden) Strategiesession mit Deinem Wissen und Deinen Erfahrungen aus der Branche, den Produkttrends, der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung etc. aufwerten.

Ich nenne diesen Teil der Anreicherung des mathematischen Forecast jetzt mal intellektuellen Forecast.

Hier darfst Du auf Basis der kalkulierten Ergebnisse, jetzt Anpassungen machen. Füge separate Spalten / Zellen in Excel ein, um die manuellen Eingriffe so transparent wie möglich zu machen. Klar kannst Du auch einfach die Formel um ein „+ / -„ ergänzen, aber das fällt dann später nicht mehr so leicht auf. Dadurch besteht die Gefahr, dass Du diesen manuellen Eingriff in einer etwas hektischeren Situation übersiehst, sehr groß. Das ist ganz sicher ein schwieriger, aber auch ein besonders wertvoller Teil eines vernünftigen Forecast-Prozesses.

Kleiner Extra-Tipp: Mach einmal pro Jahr eine große Strategiesession (mindestens 1 ganzer Tag). Nach jedem Quartal überprüfst Du in 3 weiteren und kürzeren Sessions noch ​einmal Deine strategische Planung. Hier hast Du ​die Möglichkeit Finetuning zu betreiben. Als Unternehmer ist es ohnehin Deine Aufgabe an Deinem Unternehmen (und zwar ganz egal ob Du ein StartUp oder ein KMU führst) zu arbeiten. Vergiss das niemals!

„​Aber welche Möglichkeiten gibt es denn nun, diese mathematische Basis zu erschaffen?“

Wie immer im Leben, führen viele Wege nach Haltern am See. Aber es gibt auch ein paar ganz einfache Excel-Varianten, die Du mal für Dein StartUP/KMU prüfen solltest. Ich gehe dabei davon aus, dass Du gerne das laufende Geschäftsjahr hochrechnen möchtest. ​Du hast IST-Daten ​von den vergangenen Monaten vorliegen und Du wünschst Dir jetzt einen Forecast für jeden der folgenden ​Monate in diesem Jahr.

Einfaches Fortschreiben des letzten Quartals:

Ganz einfach und entsprechend wenig phantasievoll ist es, den Monatsdurchschnitt des abgelaufenen Quartals​ für die restlichen Monate fortzuschreiben. Das geht ganz schnell, ist in den allermeisten Fällen aber auch sehr ungenau. Nur wenn Du wirklich einen Schnellschuss benötigst oder ein sehr gleichmäßiges Geschäftsvolumen (also kein Saisongeschäft oder ähnliches), solltest Du über diese Variante nachdenken.

Excel-Funktion „Schätzer“ und „Trend“:

​Hier schätzt Excel die Entwicklung in den nächsten Monaten auf Basis der vergangenen Monate einfach ab. Es erfolgt also eine lineare Fortschreibung der Vergangenheitsdaten. Recht simpel, aber gerade bei mittelständischen Unternehmen, die einem Saisongeschäft unterliegen, eher schwierig einzusetzen. Dennoch, diese Funktion wird aus meiner Sicht immer brauchbarer, je länger das Jahr schon andauert. Für eine einfache mathematische Hochrechnung ab der Mitte des 3. Quartals ist das sicher eine interessante Möglichkeit.

Hier kannst Du mehr zu den Excel-Funktionen „Schätzer“ und „Trend“ lesen.

Excel Funktion „Mittelwert“:

​Mit Hilfe dieser Funktion ermittelt Excel Dir die Zukunftsdaten über den Mittelwert der Vergangenheit. Spannend wird diese Funktion, wenn Du dabei die Abweichung der IST-Monate ​zu den Plan- oder Vorjahreswerten berücksichtigst.

Die Formel würde dann in etwa so aussehen:
WENN(B4=””;MITTELWERT($D$2:D3)*(C4/C3);B4)

Hier kannst Du mehr zur Excel-Funktion „Mittelwert“ lesen.

Die Vergangenheit für die Zukunft nutzen:

​Etwas genauer, aber ebenso einfach ist es zu schauen, wie stark sich die Ergebnisse ​des letzen Quartals von den Vorjahreswerten unterscheiden. Berechne diese Abweichung als durchschnittliche prozentuale Abweichung für die zurückliegenden Monate im aktuellen Geschäftsjahr. Diesen Prozentsatz setzt Du nun auch als Auf- oder Abschlag auf die Vorjahreswerte für die zukünftigen Monate an. Der große Vorteil, Du berücksichtigst die Saisonkurve, der Dein Geschäftsverlauf folgt, auch für Deinen Forecast. Dadurch wird dieser deutlich realistischer.

Ausreißer einfangen:

​Du kannst auf Möglichkeit 4 noch einen draufsetzen. Klar, das wird gerade in der erstmaligen Anlage etwas mehr Arbeit und Zeit erfordern, aber nach meiner Erfahrung zahlt sich dieser Invest aus. Diese Art des mathematischen Forecasts setze ich besonders gerne ein und wenn Du ein Eingabeblatt sinnvoll nutzt, dann kannst Du auch hier sehr gut von diesem profitieren. Ich nenne die Art der Berechnung eines Forecasts: "Rolling12"

Bereite die letzten 24 Monate, besser 36 Monate, in Monatsscheiben in genau derselben Struktur vor, wie Du auch den Forecast erstellen möchtest.

Dann ermittle je Monat, wie viel Prozent des Gesamtjahres Du in den letzten 2 bzw. 3 Jahre im jeweiligen Monat erwirtschaftet hast. Dies kannst Du bspw. in einem separaten Block unterhalb der absoluten Monatsergebnisse tun.

In einem dritten Block kalkulierst Du nun den Durchschnitt dieser prozentualen Anteile, den Du dann für die Berechnung der zukünftigen Werte verwendest.

Durch die Verwendung dieser durchschnittlichen prozentualen Anteile folgst Du einerseits der für Dein Geschäft relevanten Saisonkurve, aber Du glättest auch automatisch Ausreißer in der Vergangenheit.

Das heißt, es kommt ​immer wieder vor, dass es echte Sondereffekte in der Geschäftsentwicklung gibt. Damit meine ich nicht irgendwelche kleineren Geschäftsvorfälle, die nur einmalig auftreten, sondern echte große Klopper, die alleine schon das Gesamtjahresergebnis spürbar beeinträchtigen. Kleine Sondereffekte gibt es immer wieder und auch wenn der Vorfall tatsächlich einmalig ist, so wird der Effekt zumeist durch einen anderen einmaligen Vorfall wieder ausgeglichen. Echte Klopper kommen nun mal nicht so häufig vor, zumindest gilt das in aller Regel. Aber zur inhaltlichen Beurteilung hast Du ja noch die intellektuelle Komponente Deines Forecasts. 🙂

Jetzt hast Du alles, was Du für Deinen Forecast-Prozess benötigst. Du hast das Rüstzeug, mit Excel die mathematischen Grundlagen zu legen. Du bringst Dein Fachwissen und Deine Erfahrung ein, um die mathematischen Ergebnisse richtig zu interpretieren und anzureichern. Und Du weißt, dass Du nach vorne schauen und Deine Zeit nicht zu sehr mit der Analyse der Vergangenheit verplempern möchtest. Gut so, oder?

Bleib erfolgreich!

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