Mahnprozess: So kommst Du trotzdem an Dein Geld, auch wenn Dein Kunde nicht zahlt

Ein sehr großer Teil der Unternehmen, die in finanzielle Schwierigkeiten kommen, haben diese aus einem gemeinsamen Grund.

Sie haben ein tolles Produkt geliefert oder eine super Dienstleistung erbracht. Ihren Teil des mit dem Kunden vereinbarten Geschäfts haben sie also erbracht.

Und trotzdem zahlt der Kunde nicht!

Wie Du mit diesem Problem umgehen solltest und wie Du einen mehrstufigen Mahnprozess implementierst, klären wir in nachfolgendem Podcast / Artikel.

Warum Kunden nicht zahlen

Diese 4 Gründe für Zahlungsausfälle durch Kunden kommen im Wesentlichen vor:

Dein Kunde hat selbst einen Zahlungsengpass, weil seine eigenen Kunden nicht gezahlt haben und jetzt Umsätze weggebrochen sind und er plötzlich im absoluten Chaos versinkt. (Wenn Du diesbezüglich vorsorgen möchtest, empfehle ich dir die Folge 13 Vertragsübersicht und die Folge 18 Liquiditätsplanung meines Podcasts).

Ein weiterer Grund für Zahlungsausfälle kann eine schlampige Buchhaltung sein. Alle Rechnungen werden auf irgendeinen Stapel geworfen und das Unternehmen hat schlichtweg keine Übersicht mehr. Es fehlen die richtigen Strukturen und Prozesse. Wenn nun mal eine Rechnung nicht gezahlt wird, ist es meist keine böse Absicht und mit einem kurzen Telefonat klärt sich oft alles und die Rechnung wird beglichen.

Manche Unternehmen spekulieren etwas drauf, dass einige Unternehmen auf einen Mahnprozess verzichten und es schon mal übersehen werden kann, dass eine Rechnung noch nicht beglichen worden ist. Das passiert oft nicht aus böser Absicht heraus – ich würde es eher als betriebswirtschaftliches Kalkül bezeichnen. Moralische finde ich dies mehr als grenzwertig und vor allem: NICHT professionell!

Es gibt einzelne Unternehmen, zum Glück sehr wenige, die versuchen, die Leistung zu prellen um sich so durchs Businessleben zu mogeln. Sie suchen wortwörtlich „das Haar in der Suppe“, um eine Kürzung oder sogar einen Verzicht des Rechnungsbetrages zu erreichen. Sie ziehen im Zweifel, sogar gerne mal vor Gericht oder ziehen einen Anwalt hinzu und versuchen auf diesem Wege ihr vermeintliches Recht zu erstreiten. Ich finde das ganz widerlich, aber es ist nun mal leider Teil des Geschäftslebens.

Nun stellt sich natürlich die Frage, wie Du darauf reagieren sollst, wenn eine von dir ausgestellte Rechnung nicht gezahlt wird.

So sieht ein einfacher aber wirksamer Mahnprozess aus

Obwohl jeder Unternehmer weiß, dass Zahlungsausfälle schnell ein Risiko für das eigene Business darstellen können, haben nur ganz wenige Unternehmen, und noch viel weniger Selbstständige, einen festen Mahnprozess implementiert.

Ich zeige Dir hier, wie ein mehrstufiger Mahnprozess aussehen kann:

1. Stufe: Die Rechnung, mit oder ohne Zahlungsziel

Im ersten Step ist dies die Rechnung, die Du stellst – mit oder ohne Zahlungsziel. Wichtig an dieser Stelle zu erwähnen ist, dass jedes Unternehmen auf der Rechnung seine Zahlungsbedingungen festlegt. Es gilt zum Beispiel kein automatischer Skonto von 3 % innerhalb von 2 Wochen.

Wenn nichts auf der Rechnung vermerkt ist gilt netto zahlbar (das heißt ohne weitere Abzüge) und sofort nach Rechnungserhalt.

2. Stufe: Zahlungserinnerung

In der 2. Stufe des Mahnprozesses, empfehle ich Dir 14 Tage nach Rechnungsstellung eine Zahlungserinnerung. Das kann ein freundlicher Brief, eine nette E-Mail oder ein kurzer Anruf sein. Oft reicht diese Zahlungserinnerung schon aus, um den Kunden zum Zahlen zu bewegen.

3. Stufe: Erste Mahnung

Sollte immer noch keine Zahlung eingegangen sein, empfehle ich dir 10 Tage nach der Zahlungserinnerung die erste Mahnung per E-Mail oder Post zu versenden. Wichtig dabei: schreibe „1. Mahnung“ in den Betreff der E-Mail, oder des Briefes.

Vorab am 8. oder 9. Tag kannst Du nochmal den persönlichen Kundenkontakt zu suchen. Gerade das persönliche Gespräch bewirkt oft Wunder. Ganz wichtig: bleib freundlich!

Spätestens nach der 1. Mahnung bezahlen die allerallermeisten.

4. Stufe: Zweite und letzte Mahnung

Solltest Du immer noch keinen Zahlungseingang feststellen, kommt jetzt die 2. und letzte Mahnung am 10. Tag nach der ersten Mahnung. Beachte dabei wieder, dass „2. Mahnung“ im Betreff festgehalten wird. Weise in deinem Schreiben nochmals darauf hin, dass die Überweisung innerhalb von 3-4 Tagen erfolgen muss und dass Du Dich ansonsten gezwungen siehst, den Fall an ein Inkassobüro weiter zu leiten.

Erneut solltest Du versuchen im Vorfeld Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen. Versuche im Gespräch Verständnis zu zeigen, aber bleib bei Deiner Position. Du hast die Leistung erbracht und hast jetzt das Recht auf die Gegenleistung.

5. Stufe: Eröffnung des Mahnverfahren

7 Tage nach der 2. Mahnung erfolgt die letzte Stufe in deinem mehrstufigen Mahnprozess. Ohne weitere Kommunikation übergibst Du den Vorgang an ein Inkassobüro, mit der Bitte das Geld einzutreiben.

Voraussetzungen für ein ordentliches Mahnwesen

Für ein ordentliches Mahnwesen, das auf einen fest definierten Mahnprozess basiert, brauchst Du eine Übersicht. Du benötigst also eine Debitoren-bzw. Kundenbuchhaltung, in der jede Rechnung aufgeführt ist. Das kann in Excel erfolgen, jedoch besser, schneller und eleganter ist die Lösung in einer Buchhaltungssoftware. Ideal wäre es, wenn Deine Software eine Schnittstelle zu Deinem Geschäftskonto hat, um automatisch und für Dich zeitsparend zu überprüfen, ob eine Rechnung vom Kunden beglichen wurde.

Du siehst, es macht Sinn, sich um seine Zahlen zu kümmern!

Wenn Du einen mehrstufigen Mahnprozess implementierst, wirst Du bald feststellen, dass die Quote an offenen Kundenforderungen zurückgeht.