Mit diesen 3 Top-Kennzahlen steuere ich mein Business
Top-Kennzahlen

Mit diesen 3 Top-Kennzahlen steuere ich mein Business

Immer wieder werde ich gefragt, wie ich eigentlich MEIN Business steuere. Als Selbstständiger habe ich dieselbe Voraussetzung, wie viele meiner Kunden. Und weil ich dafür brenne, Dir einen möglichst einfachen und schnellen Zugang zu Deinen Zahlen zu vermitteln, werde ich Dir in diesem Artikel genau verraten, wie ich mein Business steuere und welche Top-Kennzahlen ich dafür verwende.

Nun lass uns das Gaspedal voll durchdrücken und direkt loslegen!

Mein Businessziel als Fixstern

Kurz gesagt: Es geht für mich um einen schnellen aber gesunden Wachstum!

Der Sprung in die Selbstständigkeit kam für mich etwas überraschend. Aber plötzlich war es der einzig logische Schritt. Nun habe ich den Anspruch, dass mein Business sehr schnell meinen Lebensunterhalt finanzieren soll. Daher liegt auch bei mir - wie bei fast jeder Gründung - der Fokus auf ein schnelles Wachstum.

Wachstum bedeutet i.d.R., dass möglichst schnell große Umsatzsprünge gemacht werden sollen. Mir ist aber auch wichtig, dass mein Business dauerhaft und nachhaltig erfolgreich wird.

Umsatzwachstum verursacht aber in der Regel auch Kostenwachstum. Das möchte ich im Auge behalten um immer gut vorbereitet sein, wenn etwas Unvorhersehbares geschieht.

Mir ist also auch eine gute Kapitalausstattung sehr wichtig.

Folgende 3 Kennzahlen ​verwende ich für die Steuerung meines Business:

Top-Kennzahl 1: Liquiditätsreserve

Diese Kennzahl hilft mir abzuschätzen: "Wie lange kann mein Business meine Familie und mich ernähren, wenn von heute auf morgen der Umsatz komplett wegbricht und ich keinerlei Einnahmen mehr hätte?"

Natürlich würde ich, genau wie jeder andere in dieser Situation, das Ausgabeverhalten überdenken und mich auf die wirklich wichtigen Ausgaben konzentrieren. Aber selbst, wenn ich entscheiden würde erst Mal keine Kosten mehr zusätzlich verursachen zu wollen, so würden laufende Fixkosten, nämlich vertragsgebundenen Kosten, anfallen. Wenn Du jetzt mit dem Begriff Fixkosten nichts anfangen kannst, dann wäre es wahrscheinlich eine gute Idee aus meinem Crashkurs Folge 04 mal anzsuchauen.

Die Liquiditätsreserve setzt die Fixkosten ins Verhältnis zur freien Liquidität und als Ergebnis erhältst Du die Anzahl der Monate, die Deine Liquidität ausreicht, um Deine Fixkosten zu bezahlen.

Übrigens: Je nachdem wie Deine private Situation ist, kannst Du auch die monatlich unbedingt erforderliche Höhe der Privatentnahmen zu den Fixkosten zählen.

Top-Kennzahl 2: Gewinn / Umsatz

Diese Rentabilitätskennzahl hilft mir mein Wachstum im Auge zu behalten und zeigt, ob  sich mein Gewinn proportional zur Umsatzentwicklung entwickelt? 

Hierbei vergleiche ich die IST-Zahl mit der entsprechenden Zahl aus dem Vormonat, dem Vor-Quartal, dem Vorjahr, dem Planwert.

Das Ergebnis ist eine Prozentzahl, mit der Du über den Zeitreihenvergleich (Vor-Quartal/Vorjahr) das Wachstum ablesen kannst.

Top-Kennzahl 3: Fixkosten / Umsatz

Fast so ein bisschen, wie ein ein Bindeglied zwischen den beiden ersten beiden "Top-Kennzahlen" fungiert diese dritte Kennzahl. Hiermit lasse ich mir anzeigen: "Wie entwickeln sich die Fixkosten im Verhältnis zum Umsatz? Gehst Du mehr vertragliche Bindungen im Vergleich zu früher ein, oder weniger?"

Auch hierbei vergleiche ich die IST-Zahl mit der entsprechenden Zahl aus dem Vormonat, dem Vor-Quartal, dem Vorjahr, dem Planwert.

Basis dafür ist meine Vertragsübersicht, in der ich alle Verträge, die ich abschließe aufliste um so jederzeit den Überblick zu behalten.

Mehr zur Vertragsübersicht findest du in Folge 13 meines Podcasts und auch in meinem Einsteigerkurs, bei dem Du kostenfrei auf meiner Webseite mitmachen kannst.

Mein Workflow als Basis-Arbeit

Die Grundlage für einen effizienten Umgang mit diesen Kennzahlen bildet mein Workflow. Mir ist es wichtig, dass ich mich vor allem um meine Kunden und deren Bedürfnisse kümmern kann. Daher habe ich für mich einen workflow definiert, der für mich sicherstellt, dass ich die Entwicklung meiner Top-Kennzahlen jederzeit im Kopf behalte und trotzdem nur möglichst wenig Zeit dafür investiere. 

Klingt das irgendwie sinnvoll für Dich? Dann schau' mal, wie ich vorgehe

Jeden Tag scanne ich die neu eingehenden Belege bzw. speichere ich die digitalen Belege direkt in einem speziell dafür vorgesehenen Ordner auf meinem MacBook. Dabei ist mir eine einmal ausgedachte Dateinamenstruktur sehr wichtig, damit ich immer direkt weiß, was ich in der Datei für Informationen finde.  

Bei mir sieht das so aus:

JJJJMMTT - TYP - Privat/geschäftlich - Partner-Kurzbeschreibung 
(z.B. 20180723 - Rechnung-JRB - Telekom-Handy Juli 2018)

Jeden Samstag Vormittag gehe ich dann durch diesen Ordner und lade alle Business-Rechnungen in mein Buchhaltungsprogramm hoch. Außerdem verknüpfe ich dann diesen Beleg mit der entsprechenden Zahlung.

Im Rahmen meiner monatlichen Finanzsession schaue ich mir dann "meine Zahlen" genauer an. Besonderen Wert lege ich dann natürlich auf die Entwicklung meiner Top-Kennzahlen (siehe oben).

Im halbjährlichen Rhythmus lege ich dann noch mal eine extra-Runde ein und beschäftige mich mit meinem Finanzplan und der Hochrechnung. Hier schaue ich (genauer), ob die mathematische Fortschreibung sauber funktioniert, oder ob ich in irgendeiner Form eingreifen möchte.

Einmal pro Jahr ziehe ich mich zurück und überarbeite meine Strategie. Passt diese noch zu meinen Zielen und Visionen? Welche großen Projekte möchte ich als nächstes angehen? Solche Fragen stelle ich mir in dieser Zeit.   

Das ist mein Tool der Wahl

Ok, das ist jetzt wenig überraschend. Ich greife dabei auf mein Zahlen-im-Griff-System zurück. Mit diesem Excel-Tool haben natürlich nicht nur meine Kunden, sondern auch ich meine Zahlen im Griff. Dort ist auch ein Dashboard enthalten, über das ich mich u.a. über die Entwicklung meiner Top-Kennzahlen informieren kann.

ZiG-System: Dashboard mit Top-Kennzahlen

ZiG-System: Dashboard mit Top-Kennzahlen

Für mich ist dies ein sehr effizienter Prozess, der toll funktioniert. 

Sind diese 3 Top-Kennzahlen für jeden Selbstständigen die Richtigen?

Ganz klare und einfache Antwort: Es kommt darauf an!

Die Auswahl der richtigen Top-Kennzahlen hängt immer vom Umfeld und den langfristigen Zielen des Selbstständigen oder Unternehmers ab. Wie ich mit meinen Kunden die richtigen Kennzahlen ermittle, habe verrate ich Dir im Crashkurs in der Folge 9.

Wenn Du aber mit Deinem Business vielleicht gerade startest und ähnliche Ziele erstmal verfolgst, so sind diese Kennzahlen sicher auch für Dich nicht die schlechteste Wahl.

Wenn Du es nicht so genau weißt, ob die Kennzahlen zu Dir und Deinem Business passen, dann buche Dir doch einfach ein kostenloses Infogespräch bei mir und wir schauen mal, ob ich auch für Dich der richtige Mentor sein könnte. Das machen wir dann ganz unaufgeregt, ohne Verkaufstricks.

Bleib erfolgreich!

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