Tagessatz kalkulieren in 5 einfachen Schritten

Tagessatz kalkulieren​ in 5 einfachen Schritten

Als Coach, Berater oder Freelancer möchtest Du Deinen Teil dazu beitragen, dass es Deinen Kunden besser geht. Es macht Dir Spaß, Deine Kunden von Punkt A nach Punkt B zu führen. Das ist Deine Leidenschaft, die Du zum Deinem Beruf gemacht hast. Nachdem Du also beschlossen hast, von Deiner Leidenschaft leben zu wollen, stellst Du Deinen Kunden Deine Dienstleistung auch in Rechnung. Dafür hast Du einen Tagessatz, je nach Geschäftsmodell kann es auch ein Stundensatz sein, festgelegt. Wie man das eben so macht.

Richtig?

Natürlich ist Dein Tagessatz nicht vom Himmel gefallen. Du hast Dir sogar viel Mühe gegeben. Zunächst hast Du nämlich Dein Marktsegment studiert und dann Dein Wissen und Deine Erfahrung in das Marktpreisgefüge einsortiert.

Der Schritt scheint logisch und viele machen es so. Denn Du möchtest natürlich vermeiden, dass Dein Preis jenseits von Gut und Böse ist. Vielmehr stellst Du so sicher, dass Dein Preis in das Marktniveau passt. Dadurch erhoffst Du Dir möglichst viele Aufträge. 

Um es direkt vorweg zu nehmen. Diese Herangehensweise ist wichtig. Ja, da ist gar nichts Falsches dran. 

Überrascht Dich das jetzt?

​Das Problem hierbei ist nur, dass viele Unternehmer ausschließlich diese externe Perspektive nutzen, um den eigenen Tagessatz festzulegen.

Das Problem mit der externen Perspektive auf Deinen Tagessatz

Hast Du schon mal überlegt?

Was bedeutet es für Deine Umsatz- und Gewinnziele,
​wenn Du Deinen Tagessatz vom Markt vorgeben lässt?

Deinen Umsatz errechnest Du, indem Du Deinen Tagessatz mit der Anzahl der verkauften Tage multiplizierst. Nehmen wir nun an, dass Du ​Dich bei der Festlegung Deines Tagessatzes ausschließlich am Markt orientiert hast. Somit ist dieser "vom Markt vorgegeben“.

Das bedeutet dann auch, dass Du Deinen Umsatz ​über die  Anzahl der verkauften Tage selbst beeinflussen kannst. Wenn es also darum geht, Deine Umsatz- & Gewinnziele erreichen zu wollen, dann sind die "Tage" die einzige "Stellgröße", die wirklich von Dir kommt. Flexibilität oder gar ein individuelle Planung Deines Geschäftserfolgs sieht anders aus. Oder?

Schlimmer noch: Du hast Dir eine perfekte Vorlage für ein Hamsterrad-Business gebaut! In Deinem Business aus Leidenschaft wirst Du durch diese Herangehensweise früher oder später zum "Hinterher-Renner". 

Deshalb halte ich es für unbedingt erforderlich, dass Du die externe Perspektive um eine interne Sicht auf Dein Business ergänzt. Erst das perfekte Zusammenspiel wird Deinen Geschäftserfolg nachhaltig pushen.  

Die interne Sicht auf Deinen Tagessatz

Mit interner Perspektive meine ich, dass Du Stift und Papier zur Hand nimmst und ​nachrechnest​​, wobei ich Dir die Kalkulation deines Tagessatzes in Excel empfehle.

Wichtig ist, dass Du Deinen Tagessatz sauber kalkulierst, damit Du ...

  • 1
    Klarheit gewinnst, ab welchem Betrag Du Gewinn machst, 
  • 2
    ​​Flexibel bleibst, und bewusst entscheiden kannst, wieviel Prozent Deines Gesamtumsatzes, aus dem Tagessatz-atz-Geschäft kommen soll, 
  • 3
    Selbstbestimmt entscheidest, welche Aufträge für Dich Sinn machen und welche Du zukünftig dankend ablehnst. 

​Und wie kalkuliere ich am Besten meinen Tagessatz? ​Dies könnte Dir jetzt durch den Kopf gehen.

Das ist leichter, als Du im ersten Moment vielleicht denkst!

Denn hier kommt meine Schritt-für-Schritt-Anleitung ins Spiel. Diese zeigt Dir ​, wie Du in 5 einfachen Schritten einen Tagessatz kalkulierst, der zu Dir, Deinem Unternehmen und Deiner Ausgangssituation passt.

Bereit? Here we go:

Schritt 1: Auflisten der Einnahmen und Festlegen des Zielumsatzes

​​Oft hast Du als Coach, Trainer oder Freelancer nicht nur ein Business. Meist kommen Affiliate-Einnahmen, Verkäufe von anderen Produkten (z.B. Bücher, Online-Kurse) oder Ähnliches hinzu. Vielleicht betreibst Du Dein Business aktuell ​noch nebenberuflich - dann hast Du ​ein Gehalt als Angestellter.

Es gibt viele verschiedene Geldquellen. Bitte liste ​alle relevanten Einkünfte auf, auch ​die privaten (z.B. Gehalt des Partners, wenn Ihr eine gemeinsame Kasse habt, Kindergeld, Mieteinnahmen, etc.).

Grundsätzlich solltest Du auch als Solopreneur Deine privaten und geschäftlichen Finanzen strikt trennen. Wenn Du jedoch wissen möchtest, wie hoch Dein Tagessatz mindestens sein muss, um deine Umsatzziele zu erreichen, ist es wichtig, dass Du Deine Gesamtsituation berücksichtigst. Denn der Gewinn aus Deinem Business ist nichts anderes als das Einkommen, dass Du auszahlen kannst, um Deine privaten Kosten zu decken. 

Daher ist es für eine Kalkulation eines Mindest-Tagessatzes erforderlich, dass Du (ausnahmsweise!) Deine privaten Einnahmen und Kosten mit in die Kalkulation einbeziehst.

​Lege einen Zielumsatz ​fest, den Du mit Deinem Business erreichen möchtest und ​liste die sonstigen Einnahmen, die ebenfalls zur Deckung Deiner Kosten zur Verfügung stehen, auf.

Schritt 2: ​Ermittlung Deiner Geschäftskosten

Wenn Du einen Steuerberater hast, dann kannst Du ​die BWA des letzten Geschäftsjahres hervorholen und nachsehen, wie hoch Deine Geschäftskosten ​waren. ​Bitte überprüfe, ob ​sich diese Kosten in einem nennenswerten Umfang geändert haben.

Wenn Du keine BWA zur Hand hast​, ​überprüfe ​am Besten die großen Kostenkategorien, wie Software und Internet, Raumkosten, Werbung, Reisekosten, Versicherungen, ​Weiterbildungen und sonstige Kosten.

Ermittlung der Geeschäftskosten für den Tagessatz

Es kommt dabei nicht darauf an, dass die Zahlen 100% exakt sind. Wichtig ist, dass die Dimension stimmt. Sei tendenziell ruhig etwas vorsichtiger und setze Deine Kosten leicht höher an​. 

Wenn Du alles hast, ​ermittle eine Zwischensumme.

Ist bist jetzt gar nicht so schwer, oder?

Schritt 3: Auflisten von Steuern, Krankenversicherungen und Co

Ja, wir Solopreneure dürfen auch Steuern zahlen. Damit wir im Falle des Falles auch von dem deutschen Sozialsystem profitieren können, haben wir die Möglichkeit in diverse Sozialversicherungen einzuzahlen.

​​Egal, ob als freiwillig versichertes Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse oder als Mitglied einer privaten Krankenkasse, um diese Gebühren kommst Du nicht ​herum. ​Liste sie bitte in Deiner Excel-Tabelle auf.

Gerade wenn Du noch am Anfang Deiner Selbständigkeit stehst, wirst Du vielleicht Sorgen bezüglich Nachzahlungen und Vorauszahlungen der Einkommenssteuer haben. Das musst Du nicht, wenn Du Deine Einnahmenentwicklung im Auge hast und die Vorauszahlungen regelmäßig mit Deinem Finanzamt abstimmst. Wie das geht und was Du beachten solltest, erkläre ich Dir übrigens in meiner UnternnehmerCLASS - dem BWL Training, dass Erfolgsspuren hinterlässt!

Um Deine voraussichtliche Einkommenssteuer-Zahlung zu ermitteln, kannst Du Online-Rechner benutzen. Oder du machst das händisch, in dem Du Deinen persönlichen EK-Steuersatz mit Deinen Einnahmen multiplizierst.

Wenn Du es Dir ganz besonders einfach machen möchtest, ​schau mal hier: In dieser Excel-Vorlage habe ich auch das Thema Einkommensteuer für Dich gelöst. Tippe einfach Deine Daten ein und schon wird Dein persönlicher Einkommensteuerzahlbetrag in der Tagessatzkalkulation berücksichtigt.

Schritt 4: Ermittlung Deiner privaten Kosten

Diesen Punkt vergessen ganz viele Solopreneure. Du jetzt nicht mehr!

Mit deinem Umsatz als Coach, Trainer oder Freelancer solltest Du nicht nur Deine geschäftlichen Kosten decken. Auch Deine privaten Kosten für Wohnung, Telefon und Internet, Nahrungsmittel, Urlaub, Freizeit etc. wollen hiervon bezahlt werden.

Also liste diese bitte auf und berücksichtige sie in Deiner Excel-Tabelle.

Nun hast Du alle relevanten Finanzgrößen für Deine Kalkulation des Tagessatzes zusammen.

Gut gemacht!

Rechne in einem vorletzten Schritt aus, wie hoch Dein Überschuss sein sollte. Also rechne:

Tagessatz kalkulieren



Das ist also der Betrag, den Du mindestens erwirtschaften solltest, um Deine Ziele erreichen zu können.

Schritt 5: ​Ermittlung der verkaufsfähigen Tage

​Ein Jahr hat 365 Tage. Klar, aber kannst Du auch diese 365 Tage wirklich „verkaufen“?

Natürlich nicht. Es gibt Wochenenden und Feiertage, auch Du wirst mal krank oder möchtest in den Urlaub fahren. All das sind „Ausfalltage“, also Tage, die Du ​theoretisch nicht verkaufen kannst.

Als Unternehmer hast Du aber auch noch ​andere Aufgaben, als Deine Leistung beim Kunden zu erbringen. Du ​kümmerst Dich um Administratives, benötigst Zeit für die Vorbereitung neuer Produkte und brauchst natürlich auch Zeit, um Deine Leistung überhaupt zu verkaufen. ​Diese Zeit solltest Du bei der Kalkulation ​als „unproduktive Zeit" berücksichtigen.

So wirst Du ​vermutlich schnell feststellen, dass dein maximales Kontingent zwischen 180-220 verkaufsfähigen Tagen ​liegt.

Verkaufen können und tatsächlich verkaufen sind häufig ein paar unterschiedliche Schuhe. Vielleicht gehörst Du zu den wenigen Coaches, Trainern oder Beratern, die immer komplett ausgebucht sind. Dann bist Du jetzt bereits fertig!

​Wenn nicht, empfehle ich ​Dir eine Buchungsquote einzukalkulieren. Diese gibt an, wieviel Prozent Deiner maximal verkaufsfähigen Tage, Du realistischerweise auch tatsächlich verkaufst. Als Ergebnis erhältst Du die Anzahl der Tage, von denen Du ausgehen kannst, dass Du auch gebucht wirst.

Ermittlung des Tagessatzes


Teile den Überschuss, den Du gerade ermittelt hast, durch diese Anzahl an Tagen und Du erhältst einen Mindest-Tagessatz, der zu Dir und Deinen Zielen passt.

​Genial einfach und einfach genial, oder?

Achja, wenn Du das Gefühl hast, dass Dein Mindest-Tagessatz viel zu hoch ist und Du diesen niemals am Markt durchsetzen kannst, dann ist das mehr ein Mindset-Problem als ein echtes Business Thema. Sollte dies auf Dich zutreffen, dann melde Dich gerne bei mir. Ich habe dann vermutlich einen guten Tipp für Dich!

Alle 5 Schritte bereits berücksichtigt:
Excel-Vorlage: Ein Tagessatz, der passt!

Mit dieser einfach zu bedienenden Tabelle kalkulierst Du Deinen Tagessatz super schnell. Du sparst Dir viel Zeit, profitierst von einem Tagessatz, der zu Deiner Situation passt und schonst nebenbei noch Deine Nerven. 

P.S: Die Excel-Vorlage kalkuliert übrigens auch 
Deine voraussichtliche Einkommenssteuerzahlung individuell. Voll automatisch - 100% seriös!

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