Kennzahlen für kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer

Kennzahlen

- So steuerst Du erfolgreich Dein Unternehmen über Kennzahlen -

Wenn Du Dich selbständig machst oder als Geschäftsführer ein Team führst, stehst Du vor der Aufgabe ein Unternehmen zu steuern und zu entwickeln. Früher hat es für kleinere Unternehmen, aber erst recht für Einzelunternehmen, ausgereicht ein gutes Bauchgefühl für das Business zu entwickeln. Wer sich auskannte, hatte Erfolg. Die Zeiten sind lange vorbei.

Die Digitalisierung und Internationalisierung hinterlassen ihre Spuren. Immer weniger Zeit steht zur Verfügung und gleichzeitig gibt es immer mehr Zahlen und Daten. Doch wie sooft, steckt auch hinter diesem Fluch ein Segen. Mit einer kennzahlengestützten Unternehmensführung nutzt Deine Möglichkeiten aus und kannst das Management by Bauchgefühl perfekt ergänzen.

Uns so geht's:

Warum Du Dein Unternehmen über Kennzahlen steuern solltest

Als Unternehmer haben wir zwei große Probleme gemeinsam. Egal, ob Du nun Einzelunternehmer bist, ein kleineres Unternehmen führst oder Vorstand in einem großen Konzern bist.

  • Wir haben zu wenige Zeit. Besser gesagt, wir wissen nicht wir in der zur Verfügung stehenden Zeit all das erledigen können, was wir uns vornehmen sollten, wollen, könnten.
  • Wir haben immer mehr Daten zur Verfügung. Von überall prasseln nur so die Zahlen, Daten & Fakten auf uns ein. Kein Wunder also, dass wir da schnell mal den Überblick verlieren können.

Für ein gutes Zeitmanagement als Unternehmer gibt es Experten, wie zum Beispiel Ivan Blatter, die Dir dabei helfen, Deine Zeit optimal zu nutzen. So, dass Du Dein Leben auch noch genießen kannst.

Um den „Information Overload“, den die ganzen Zahlen schnell verursachen können in den Griff zu bekommen, gibt es Kennzahlen.

Wenn Du die richtigen Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung einsetzt, reduzierst Du Deine Zahlenkolonne in auf das Wesentliche. Das bekommst eine klare und griffige Zahl, die Dir hilft die aktuelle Situation in Deinem Business auf einen Blick zu begreifen.

Kennzahlen

Vorteile einer kennzahlengestützten Unternehmenssteuerung

Solltest Du die richtigen Kennzahlen für Dein Business ausgewählt haben, dann helfen sie Dir:

  • Die wirtschaftliche Lage zu beurteilen, in der Dein Unternehmen steckt
  • Die Gesamtlage in Teilbereiche Deines Businesses aufzuteilen und entsprechend zu analysieren
  • Schwächen und Risiken in Deinem Wertschöpfungsprozess frühzeitig zu erkennen
  • Stärken gegenüber dem Wettbewerb herauszuarbeiten und auszubauen
  • Trends, die sich auch für die Zukunft zeigen, sehr früh zu erkennen
  • Abhängigkeiten von Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern zu verdeutlichen
  • Komplizierte Sachverhalte auf das Wesentliche zu reduzieren
  • Den Unternehmen mit wenigen Zahlen so zu steuern und nachhaltig weiterzuentwickeln.

Das tolle ist, dass es gar nicht mal so kompliziert ist, an solche Kennzahlen zu kommen, die Dir wirklich weiterhelfen. Viele kannst Du aus Deiner Finanzbuchhaltung einfach ablesen. Andere lassen sich mit einfachen Formeln ermitteln.

Welche Arten von Kennzahlen gibt es überhaupt?

Wenn wir die Fülle von Kennzahlen in Gruppen unterteilen wollen bieten sich 2 verschieden Kriterien an

  • Nach der Berechnungsart
  • Nach dem Inhalt

Kennzahlen nach Berechnungsart unterscheiden

Hierbei gilt es die sogenannten absoluten Kennzahlen von den relativen Kennzahlen zu unterscheiden.

Absolute Kennzahlen sind Einzelwerte, Summen oder Durchschnittswerte. Prominente Beispiele sind hier Umsatz in EUR, Menge in Stück etc. Diese kannst Du häufig einfach aus Deiner Buchhaltung ablesen.

Relative Kennzahlen entstehen, indem Du Einzelwerte, Summen oder Durchschnittswerte zueinander ins Verhältnis setzt. Deswegen werden sie öfter auch Verhältniskennzahlen genannt. So kannst Du den Umsatz pro Kunde oder den Anteil der Kunden die Produkt X gekauft haben an Deinen Gesamtkunden ermitteln.

Kennzahlen nach dem Inhalt unterscheiden

Bei der inhaltlichen Unterscheidung schaust Du, ob die Kennzahl eine Menge (z.B. Anzahl verkaufter Produkte), einen Wert (z.B. Umsatz in EUR) oder eine Zeitgröße (z.B. einen Termin) repräsentiert.

Dabei steigt die Aussagekraft der Kennzahlen immens, wenn Du Vergleiche anstellst. Also zum Beispiel wenn Du Dir anschaust, wie Dein Umsatz mit Produkt X im Jahr 2017 im Vergleich zum Jahr 2016 war. Gerade wenn Kennzahlen für sich alleine stehen, ist die Aussagekraft schnell „begrenzt“.

Fristigkeiten von Kennzahlen

Gerade wenn Du auf der Suche nach Deinen 3-5 Top-Kennzahlen bist, über die Du Dein Unternehmen steuern möchtest, ist es ratsam unterschiedliche Fristigkeiten zu berücksichtigen.

Damit meine ich, dass nicht jede Kennzahl eine Jahres-, Quartals-, Monats- oder Tageskennzahl sein sollte. Optimal ist, wenn Du kurz-, mittel-, und langfristige Kennzahlen miteinander kombinieren kannst.

Ein kleiner Workaround, der in der Praxis gern gewählt wird, ist es ein Cockpit oder Dashboard anzulegen, wo vor allem diese Top-Kennzahlen berichtet werden. Dann aber in unterschiedlichen Ausprägungen / Fristigkeiten.

Wenn also zum Beispiel der Umsatz pro Kunde für Dich eine solche Top-Kennzahl ist, dann kannst Du in Deinem Dashboard die Kennzahl aufnehmen und Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals- & jahreswerte aufnehmen. Über Grafiken und Schaubilder lässt sich die Aussage und Entwicklung dann sehr schön veranschaulichen.


Der richtige Umgang mit Kennzahlen

Vielleicht denkst Du Dir gerade, „Ist ja alles schön und gut, aber es gibt ja fast genauso viele Kennzahlen, wie „unverdichtete Zahlen“. Das hilft so auch nicht weiter!“

Klar, so ganz unrecht hast Du dann auch nicht. Deshalb ist es entscheidend, dass Du weißt, welche Kennzahl wirklich für Deinen Unternehmenserfolg relevant ist und wie Du mit Kennzahlen richtig umgehen solltest.

Zunächst mal empfehle ich Dir, dass Du Dich mit einer schönen Tasse Kaffee oder Tee zurückziehst und Dir Dein Geschäftsmodell vor Dein geistiges Auge holst.

  • Was sind die wesentlichen Treiber für Deinen Geschäftserfolg?
  • Welche Kennzahlen könnten diesen besonders gut repräsentieren?
  • Wie viele Kennzahlen benötigst Du wirklich, um alle wesentlichen Erfolgsfaktoren für Dein Business abzubilden?

Dann hast Du schon mal eine Spur. Jetzt gibt es eine kleine Checkliste, die Du anwenden kannst, wenn Du eine passende Kennzahl für Dein Unternehmen auswählst

  • Kannst Du für die Kennzahl ein konkretes Ziel, einen Zielwert festlegen? Welchen?
  • Für welches Unternehmensziel steht diese Kennzahl?
  • Ist die Kennzahl soweit, wie sinnvoll möglich komprimiert?
  • Werden im hektischen Geschäftsalltag Abweichungen (auch kleinere) auffallen?
  • Welche Daten müssen erhoben werden, um diese Kennzahl zu berechnen? Stehen diese im geforderten Zeitrhythmus zur Verfügung.
  • Ist die Aussage der Kennzahl eindeutig und leicht verständlich? Und zwar für jeden, der damit arbeiten soll!
  • Kann die Kennzahl in einer angemessenen Zeit interpretiert werden?
  • Ist die Kennzahl in einer angemessenen Zeit zu ermitteln?

Die größte Gefahr im Umgang mit Kennzahlen

In meiner Beobachtung, sind Menschen sehr schnell und leicht für die Idee einer kennzahlengestützten Unternehmenssteuerung zu begeistern.

Zu schnell. Viel zu leicht.

Denn das führt in vielen Fällen dazu, das man eigentlich 3-5 Kennzahlen sucht und am Ende 52 Top-Kennzahlen auf dem Zettel bzw. in dem Excel-Sheet stehen hat.

„Ach, die eine Zahl ist auch spannend!“

„oh, das sollte ich auf jeden Fall im Auge behalten“

u.s.w.

Die Faszination komplexe Sachverhalte in einer Zahl ausdrücken zu können, führt zu echtem Wildwuchs.

Wenn Dir das auch passiert, dann erinnere Dich bitte an das Spiel „Monopoly“ und ziehe die Karte „Zurück auf Los!“. Finde für Dein Unternehmen heraus, welche 3-5 Top-Kennzahlen am besten Deinen unternehmerischen Erfolg repräsentieren.

Natürlich darfst Du auch 152 Kennzahlen im Auge behalten, wenn Du diese effizient aktualisieren kannst. Gehe dazu z.B. im Falle von monatlich zu erhebenden Kennzahlen wie folgt vor

Lege Dir ein separates Arbeitsblatt in Excel an..

Benenne es mit „Kennzahlen“

Schreib die 152 Kennzahlen in die erste Spalte „A“ ab Zeile 3

In die Spalte „B“ Zeile 2 schreibst Du das Jahr, also aktuell „2018“

Darunter (also Spalte „B“, Zeile „3“) beginnst Du mit Januar und ergänzt die nächsten Spalten in Monatsschritten

Jetzt ermittelst Du in Monatsscheiben die Kennzahlenwerte und schreibst diese in die entsprechenden Zellen

Ermittle 3-5 Top-Kennzahlen und verknüpfe diese mit Deinem Dashboard 🙂



Kennzahlen wirkungsvoll einsetzen

Dir ist es längst klar.

Wenn Du Kennzahlen wirkungsvoll einsetzen möchtest, dann solltest Du Dich auf wenige konzentrieren. 3-5 Kennzahlen kannst Du jederzeit im Hinterkopf haben. Diese kannst Du bei jeder Geschäftsentscheidung kurz durchgehen und Dich fragen, ob und wie Deine Entscheidung diese Kennzahl beeinflusst!

Kennzahlen sind schließlich kein Selbstzweck. Wenn Du Dein Unternehmen mit Kennzahlen steuern möchtest, dann reicht es nicht, wenn Du ein chiques und vielleicht sogar voll automatisch ausgefülltes Excel-Dashboard (so etwas aufzubauen, ist übrigens kein größeres Problem!) vorliegen hast.

Eine oder auch 3-5 Top-Kennzahlen allein steuern noch kein Unternehmen.

Mit Kennzahlen das Unternehmen steuern

Wenn Du jetzt davon überzeugt bist zu einer kennzahlengestützten Unternehmensführung übergehen zu wollen, dann ist der Erfolg dieser Entscheidung von drei Faktoren abhängig:

Erfolgsfaktor 1: Konsequenz
Es nützt nichts, wenn Du Dich alle paar Monate mal 1-2 Stunden mit Deinen Kennzahlen beschäftigst. Du solltest Deine Kennzahlen sehr regelmäßig kontrollieren und die Entwicklung auswerten. Entwickle hier eine neue Gewohnheit, die Du wirklich konsequent verfolgst.

Erfolgsfaktor 2: Zielgerichtet
Deine Top-Kennzahlen sollten unbedingt zu Deinen Unternehmenszielen passen. Setze nur solche Kennzahlen ein, an denen Du wirklich ablesen kannst, ob sich Dein Unternehmen in die von Dir gewünschte Richtung entwickelt.

Erfolgsfaktor 3: Aktivität
Dadurch, dass Du Dich auf 3-5 Top-Kennzahlen fokussierst, bist Du in der Lage diese stets im Hinterkopf zu haben. Habe diese ab sofort bei jeder Geschäftsentscheidung im Hinterkopf. Orientiere Deine Alltagsentscheidungen so, dass den Wert der Kennzahl optimierst. Geh aktiv die Optimierung Deiner Top-Kennzahlen an.

Konsequent. Zielgerichtet. Aktiv. – So geht erfolgreiche kennzahlengestützte Unternehmenssteuerung 

Sind Kennzahlensysteme sinnvoll?

Ich habe ja schon weiter oben von der Faszination geschrieben, die uns Menschen schnell befällt, wenn wir uns einmal etwas ausführlicher mit Kennzahlen beschäftigen. Vielleicht liegt es auch ein bisschen an dieser Faszination, das im Laufe der Jahre immer mal wieder sog. Kennzahlensysteme gepusht werden.

Auf den ersten Blick ist es ja auch verlockend. Ein Kennzahlensystem bildet alle zueinander in Beziehung stehenden Kennzahlen in einem System ab. Das bedeutet, es fängt mit einer Top-Kennzahl ab, die sich dann in mehreren Schritten immer weiter in einzelne Bestandteile aufgliedert.

Auf diese Weise soll eine Übersicht entstehen, die Dir als Unternehmer zeigen soll, wie es zu der Entwicklung, dem Wert Deiner Top-Kennzahl kommt.

Die wohl bekanntesten Kennzahlensysteme sind:

  • Der ROI-Baum (Du Pont-Kennzahlensystem)
    Hier wird der Return on Invest, also die Rentabilität des bei einer Investition eingesetzten Kapitals als Top-Kennzahl herangezogen und dann in einer Art Baumstruktur die Entwicklung der Einflussgrößen aufgegliedert. 

  • RL-Kennzahlensystem
    Dieses System wurde in den Siebzigern von Reichmann und Lachnit entworfen und nimmt sich gleich 2 Top-Kennzahlen als zentrales Element vor. Erfolg und Liquidität. Als Erfolg wird hierbei das operative Betriebsergebnis herangezogen und als Liquidität der Bilanzwert „liquide Mittel“. Beide Kennzahlen werden dann in seine wesentlichen Einflussfaktoren aufgeteilt.

  • ZVEI-Kennzahlensystem
    Der Zentralverband der Elektrotechnischen Industrie (ZVEI) hat ein auf Basis des ROI-Baums ein Kennzahlensystem entwickelt, das im Wesentlichen auf 2 Analysestufen (Wachstum & Struktur) basiert. Das System ist recht ausgeklügelt und differenziert.

Ich werde mir jetzt vermutlich den Unmut einiger Controlling-Kollegen zuziehen. Aber egal.

Ich finde diese Systeme absolut kontraproduktiv. Sie verführen den Unternehmer einfach zu sehr dazu, sich im Dickicht von vielen Kennzahlen zu verlieren. Wenn Kennzahlen eigentlich verdichten sollen, dann braucht es nicht ein System, dass die Kennzahl in seine Bestandteile aufdröselt.

Kennzahlen für kleinere Unternehmen? 
Oder, warum Du selbst als Einzelunternehmer auf Kennzahlen setzen solltest.

Wenn Du nun bis hier unten gelesen hast, wird es Dir vermutlich längst klar sein. Aber nur damit wir das auch noch mal ganz klar formuliert haben:

Kennzahlen sind auch für kleinere Unternehmen eine sinnvolle Alternative zum Management by Bauchgefühl.

Die Größe Deines Unternehmens spielt überhaupt keine Rolle. Umsatz und Gewinn wirst Du machen und so etwas wie Kosten wird Dein Business auch verursachen. Du wirst mit Deinem Business einer Vision folgen und dies auch für einen längeren Zeitraum tun.

Damit erfüllst Du / Dein Unternehmen alle Voraussetzungen, die es braucht, um es kennzahlenorientiert weiterzuentwickeln. Selbst wenn Du als Einzelunternehmer agierst.

Die einzige Frage ist:

Welches sind Deine 3-5 Top-Kennzahlen?

Lass es mich gerne wissen. Ich freue mich immer wieder, wenn ich Feedback von meinen Lesern erhalte.

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