Praesentation

Wie Du mit Deiner nächsten Präsentation begeisterst (Teil 2)

Erinnerst Du Dich noch? In Teil 1 dieses Artikels, habe ich das Halten einer Präsentation in 3 Phasen aufgeteilt und mich anschließend ausführlich mit der Phase 1 – der Vorbereitung beschäftigt.

Heute machen wir den Sack zu und ich möchte mit Dir die Phasen 2 und 3 durchgehen.

Was solltest Du unbedingt während der Präsentation beachten (Phase 2)?

Was bedeutet Nachbereitung einer Präsentation (Phase 3)?

Also legen wir los…

HALT, STOP! – Ein paar „last minute action points“ habe ich noch

Ich hatte Dir ja empfohlen Dich im Vorfeld bereits schlau zu machen, wer alles an der Präsentation teilnehmen wird. Ist eventuell ein netter Kollege dabei? Es kommt immer mal wieder vor, dass Du während der Präsentation gebeten wirst, eine Analyse nachzureichen oder jemanden zu kontaktieren.

Bitte Deinen Kollegen so etwas für Dich auf einem separaten Zettel zu notieren. So stellst Du sicher, dass Dir das nicht im Eifer des Gefechts durchgeht.

Rund 30 Minuten vor der Präsentation wird vermutlich Deine Anspannung zum Greifen sein, eventuell ist Dir sogar leicht übel. Alles kein Problem, zieh Dich jetzt an einen ruhigen Ort zurück. Geh Deine ersten 2-3 Sätze nochmal durch und mach eventuell ein paar Atemübungen.

Alle anderen Themen, die Deinen Alltag sonst aktuell prägen, sind jetzt nebensächlich und Du konzentrierst Dich ausschließlich auf diesen Moment. Vielleicht möchtest Du etwas meditieren? Blende auf jeden Fall alles andere jetzt aus!

Wenn möglich, gehst Du bereits ca. 10 Minuten vor Beginn der eigentlichen Präsentation in den Raum, wo die Präsentation stattfinden wird. Dann kannst Du noch mal einen letzten Technik-Check machen, Dich in den Raum „einfühlen“ und Deine eigenen Unterlagen sortieren.

Unterlagen – was für Unterlagen, benötige ich denn?

Im Wesentlichen brauchst Du nur

  • ein Blatt Papier, um Dir ggf. auch selbst ein paar Notizen während der Diskussionsrunde machen zu können,
  • einen Taschenrechner (nur für den Fall der Fälle), eine Uhr (damit Du die Zeit im Auge behaätst) und natürlich
  • einen Stift. Falls Du die Präsentationsfolien nicht mit einer Fernbedienung steuern oder vielleicht auch einen Laserpointer für Deine Ausführungen verwenden möchtest, dann nimm diesen Stift jetzt schon in die Hand. Du kannst Dich daran „festhalten“, das hilft, um nicht so „wibbelig“ zu wirken.

 

Praesentation

Foto von: kasto (Bigstockphoto.com)

Phase 2: WÄHREND der Präsentation

Der Raum hat sich nun gefüllt und Dein Moment ist gekommen. Du präsentierst natürlich im Stehen, damit jeder im Raum Dich sehen kann. Positioniere Dich aber nicht in der Mitte des Bildes oder in einer Ecke des Raumes. Du möchtest den Raum „füllen“, also muss Dich jeder gut sehen können. Stelle Dich am Besten entweder leicht rechts oder links von den slides. Idealerweise genau so, dass Du der wichtigsten Person im Raum in die Augen sehen kannst.

Fokussiere Dich noch einmal auf Dein Präsentationsziel. Spätestens ab jetzt darf Dich nichts mehr gedanklich aus dem Raum ziehen. Setz dann ein leichtes Lächeln auf, begrüße Dein Publikum und verrate kurz, worüber Du in den folgenden Minuten reden möchtest. Leite in das Thema ein und tue dies mit echter Überzeugung – dabei helfen Dir jetzt die auswendig gelernten 2-3 Sätze.

Es ist wichtig, dass Du Deinen Vortrag mit Selbstvertrauen startest, ohne überheblich zu wirken, um jetzt in der Startphase alle „Köpfe im Raum“ zu erreichen. Such immer wieder den Augenkontakt zu allen Zuhörern. Durch Deine gewählte Position im Raum, schaust Du den Entscheider ja ohnehin öfter an.

Wenn bereits jetzt jemand abschaltet, ist es ganz schwer diesen wieder zurückzugewinnen.

Präsentiere Dein Thema also mit Selbstvertrauen, ohne dabei die Demut und Wertschätzung gegenüber Thema und Publikum zu vergessen.

Sei mutig, überrasche Deine Zuhörer

Du lebst für Deine Businessidee. Dein StartUP ist Dein Baby, mehr Leidenschaft geht also nicht. Dann transportiere auch diese Leidenschaft in Deiner Controlling-Präsentation.

Wenn es Dir gelingt, diese Leidenschaft zu transportieren, dann hast Du auch die ungeteilte Aufmerksamkeit (kein Labtop daddeln, keine SMS zwischendurch). Achte während Deines Vortrags auf alles, was in dem Raum passiert, ohne Dich davon ablenken zu lassen.

Deine Aussprache ist immer ruhig, mit der zum Thema passenden Energie und Tonalität in der Stimme.

Lass die Zahlen zum Leben erwachen. Erzähle Geschichten, die Deine Kernaussage unterstreichen, Male sprichwörtlich Bilder in den Köpfen Deines Publikums.

Wenn Du möchtest, dass Deine Präsentation in den Köpfen Deiner Zuhörer haften bleibt, dann geht das nur über Emotionen und Bilder. Allein das gesprochene Wort oder die vorgelesene Zahl ist schneller wieder aus den Köpfen raus, als Du dieselbe auf die PowerPoint-Folie geschrieben hast.

Vielleicht bietet Dein Thema auch die Chance etwas Überraschendes in die Präsentation einzubauen, wie eine, zumindest entfernt relevante, Erlebnisgeschichte oder ähnliches.

Keep it simple – zu viele Details sind Gift für Deinen Erfolg 

Wähle eine einfache Sprache. Sprich in einem der Runde angemessenen Sprachstil, ohne Dich dabei zu verstellen. Bleib Du selbst, denn so bist Du am Besten. Natürlich baust Du Deinen

Vortrag auf Detailwissen auf, aber niemals solltest Du mit zu vielen Details argumentieren. So würdest Du nur zumindest einen Teil Deines Publikums verlieren.

Merk Dir also

Eine besondere Vielzahl an Details beeindruckt Dein Publikum nicht, sondern langweilen zunehmend bzw. sind häufig der Grund, warum Zuhörer, während einer Präsentation, abschalten.

Hast Du eigentlich schon mal von dem KISS-Prinzip (Keep it simple & stupid) gehört? Das KISS-Prinzip ist perfekt für Deine Controlling-Präsentation geeignet.

Denn die wahre Stärke besteht darin, komplexe Sachverhalte einfach erklären zu können. Das ist eine Dienstleitung an Deine Zuhörer, die so deutlich leichter Deinen Argumenten folgen und (hoffentlich) auch zustimmen können.

Gerade bei Controlling-Themen ist die Gefahr groß in Details zu verfallen und den Finanzjargon auszupacken. Schließlich bist Du es gewohnt mit vielen Zahlen zu arbeiten und daraus betriebswirtschaftliche Zusammenhänge abzuleiten. Wenn es sein muss, dann kann man Dich wahrscheinlich nachts aus dem Schlaf wecken, um die Geschäftsentwicklung der letzten Monate en detail  herunterzubeten.

Aber für Dein Publikum ist dieses Wissen eben kein Alltagswissen. Deine Zuhörer haben vielleicht ganz andere Schwerpunkte, wollen aber jetzt gerne von Dir durch das Thema geführt zu werden. Das geht nun mal am Einfachsten, wenn Du Dein Thema mit einer leicht verdaulichen Sprache vorträgst.

Eventuell hast Du sogar etwas „Angst“ nicht ernst genommen zu werden oder Dich gar lächerlich zu machen. Das ist unbegründet, denn Du sollst nicht auf Kindergartenniveau reden. Vielmehr wählst Du ein professionelles und ein auf Ihre Zuhörer abgestimmtes Level des „Fachjargons“ (Hierzu empfehle ich Dir auch den ersten Teil dieses Artikels unter dem Punkt „Der Zeitfaktor und Dein Publikum „)

Deine Präsentation ist KEINE „One-Man-Show“

Es wird immer mal wieder kontrovers diskutiert, ob es sinnvoll ist, Fragen während des Vortrags zuzulassen oder diese en bloc am Ende zu diskutieren.

Der Vorteil, der en Bloc-Diskussion ist zweifellos, dass Du nicht so leicht aus Deinem Präsentationskonzept kommst. Denn wenn Dein Vortrag auf Grund einer lebhaften Diskussion mal um 10-15 Minuten „unterbrochen“ wurde, kann es mitunter ganz schön schwierig sein, wieder in den eigenen Rhythmus hineinzufinden.

Ich bin der Meinung, da müssen wir durch. Es geht bei einer Präsentation nicht primär darum, dass Du Dich während des Vortrags wohlfühlst oder gut durch diesen kommst. Vielmehr geht es darum für Dein StartUP das Präsentationsziel zu erreichen.

Da ist es hilfreich eine Diskussion zu dem Zeitpunkt zu führen, wo diese entsteht und nicht irgendwann später, wenn schon wieder viele neue Aspekte präsentiert wurden. Wichtig ist nur, dass Du in diesem Fall die Übersicht behälst (oder dies zumindest versuchst J ).

Achte auf die vor Dir liegende Uhr, denn Du hast ein vorgegebenes Zeitbudget, dass Du ja einhalten möchtest. Denn auch das Einhalten des Zeitbudgets gehört zu einem professionellen Gesamteindruck. Nur Du weißt, welche Themen auf den noch folgenden slides noch angesprochen werden.

Es kann also ggf. sogar ratsam sein, eine Diskussion mit Verweis auf die Zeit abzubrechen, ja regelrecht abzuwürgen. Vielleicht wird Dein Zeitbudget ja dann auch spontan erhöht. Manchmal kannst Du aber auch einfach die Diskussion mit Verweis auf spätere slides verschieben. Spätestens jetzt merkst Du, warum eine gute Vorbereitung so wichtig ist.

In jedem Fall ist eine Unterbrechung einer Diskussion auch immer eine schöne Möglichkeit, Emotionen herauszunehmen. Ich gebe gerne zu, dass gerade dieser Punkt etwas Übung benötigt und nicht immer einfach umzusetzen ist …

Phase 3: NACH der Präsentation

„Fische“ niemals nach Lobeshymnen – runde aber Deinen Auftritt ab

Du hast es geschafft – Fast!

Wahrscheinlich hast Du aus der Präsentation noch ein paar „Hausaufgaben“ mitbekommen. Das ist häufig der Fall und nun gilt es den guten Eindruck, den Du während der Präsentation gemacht hast, abzurunden.

Du hattest einen Kollegen im Publikum, der für Dich mitgeschrieben hat? Geh unmittelbar nach der Präsentation zu ihm und hol Dir den Zettel ab. Bei der Gelegenheit kannst Du ihn natürlich auch fragen, wie er die Präsentation empfunden hat. Er wird Dir sicher gerne ehrliches Feedback geben.

Mach aber nicht den Fehler und frag jeden Teilnehmer der Präsentation bei nächster Gelegenheit nach seinem Eindruck. Das sieht nach „Fishing for compliments“ aus. Ohnehin bekommst Du nur in den seltensten Fällen auch wirklich ehrliches Feedback, aus dem Du wirklich was „ziehen“ kannst. Wenn Dir jemand ein ehrliches Feedback geben MÖCHTE, dann wird er ohnehin eine passende Gelegenheit dafür suchen und es Dir geben. Verlass Dich darauf!

Erledige Deine ToDos, die Du aus der Präsentation mitgenommen hast sehr zeitnah, denn es ist empfehlenswert die Antworten / Zusatzberichte etc. zu liefern, so lange der Eindruck von Deiner Präsentation noch frisch ist. Plane am besten schon im Vorfeld der Präsentation bei Deiner ToDo-und Kalender-Planung entsprechend Pufferzeit ein, um diese neuen ToDos auch erledigen zu können.

Lessons learned. Die Basis für Deine nächste Controlling-Präsentation

Lass ein paar Stunden ins Land ziehen, vielleicht auch einen Tag. Aber dann setz Dich noch mal für 15 Minuten hin und schreib Deine eigenen Eindrücke und Empfindungen rund um diese Präsentation auf.

Was hast Du gelernt?

Was hat gut geklappt?

Was möchtest Du beim nächsten Mal anders angehen?

Es ist kein Grund zu verzweifeln, wenn bei der ersten Präsentation nicht alles reibungslos funktioniert hat. Das ist nicht schlimm, es wäre vielmehr schlimm, wenn Du aus den gesammelten Erfahrungen nicht lernen würdest.

Beantworte Dir also diese drei Fragen unbedingt schriftlich, mindestens in „Halbsätzen“. Nur so kannst Du sicherstellen, dass Du Dich beim nächsten Mal auch an das erinnerst, was Du wirklich mit dem Niedergeschriebenen gemeint hast.

Also: Schreib es auf!

 

Damit hast Du es geschafft! Mission completed! Glückwunsch!

 

Jetzt hast Du schon einiges an Rüstzeug für eine wirklich überzeugende Präsentation. All die Tipps, die ich Dir im ersten und in diesem zweiten Teil des Artikels gegeben habe, kannst Du für Deine Controlling-Präsentation verwenden und auch bei anderen Präsentationen nutzen.

Nutz einfach jede Gelegenheit im Alltag, um einzelne der genannten Punkte immer wieder einzuüben. Übe ab jetzt in jedem Gespräch Deine Themen in einer angemessenen Einfachheit zu erklären.

Oder vielleicht möchtest Du auf einer Geburtstagsfeier eine Rede halten. Dann überlege Dir dafür nur ein Konzept und die ersten 2-3 Sätze. Die Rede selbst hälst Du dann aber frei!

All das wird Dir helfen, wenn dann plötzlich der große Moment mal wieder an Deine Bürotür klopft.

Welche Tipps hast Du zusätzlich für eine Präsentation. Hast Du vielleicht meine Tipps schon mal benutzt und Deine eigenen Erfahrungen damit gemacht. 

So, jetzt bist Du dran. Der Kommentarbereich hier unten gehört jetzt Dir allein. Also, leg direkt los und vergiss nicht:

Ein 5-Sterne Controlling macht Dein Business erfolgreich!

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Posted by Jörg
27. Oktober 2015

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